Best Practices

Robustes Präventionsmanagement von Drittparteirisiken

Unternehmen verlassen sich heute aus einer Vielzahl von Gründen auf Drittparteien (Lieferanten, Dienstleister, Berater) um die Effizienz ihres Unternehmens zu steigern, um neue Fähigkeiten oder Technologien einzubringen oder um ein Produkt zu verbessern, um nur einige zu nennen. Diese Abhängigkeiten sind mit der Zunahme von Remote-, Hybrid- und Büroarbeitsplätzen noch gewachsen.

Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern bietet zwar klare Vorteile, aber diese Beziehungen können eine Organisation auch angreifbar machen. Dienstleister haben oft Zugang zu wertvollen Unternehmenssystemen und sensiblen Daten. So können ggf. Berater von einem anderen Standort oder einem anderen Server auf ihr System zugreifen. Jeder Dienstleister hat möglicherweise seine eigenen Methoden für die gemeinsame Nutzung von Daten und die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Sicherheitsniveaus. Halten diese Drittparteien mit den neuesten Compliance- und Regulierungsstandards Schritt?

In Anbetracht all dieser Faktoren haben CCOs und Compliance-Teams bei der Navigation durch die sich rasch entwickelnde Risikolandschaft eine Menge zu beachten – und es steht viel auf dem Spiel. Schon ein einziger Fehltritt eines Dienstleisters, ein Versehen oder ein Zwischenfall kann die Einhaltung von Vorschriften gefährden, den Ruf eines Unternehmens schädigen und die Leistung beeinträchtigen.

Heute brauchen Unternehmen mehr denn je die richtigen Tools, um sicherzustellen, dass sie ihre Drittanbieter-Ressourcen richtig verwalten, überwachen und schulen. Hier sind die Gründe und die nächsten Schritte zum Schutz.

Immer neue Schwachstellen überall

Wie viel Schaden kann also eine Drittpartei anrichten?

Eine ganze Menge, wie sich herausstellt. Unternehmen müssen potenzielle Bedrohungen im gesamten Unternehmen berücksichtigen:

  • Wenn sich ein Dienstleister nicht an die Gesetze und Vorschriften seiner Branche und Region oder an die Verfahren Ihres Unternehmens in Bereichen wie der Cybersicherheit hält, kann dies zu Konsequenzen für Sie führen.
  • Rufschädigung. Ein Anbieter könnte den Ruf Ihres Unternehmens durch Vorfälle wie den Verlust oder Diebstahl von Kundendaten oder öffentliche Interaktionen, die nicht den Unternehmensstandards entsprechen, schädigen. Compliance-Verstöße könnten auch eine schädliche Aufmerksamkeit durch die Öffentlichkeit nach sich ziehen.
  • Wenn die hohen Kosten oder die niedrigen Einnahmen eines Lieferanten dazu führen, dass er die finanziellen Erwartungen nicht erfüllt, kann dies einen Dominoeffekt auf Ihr Endergebnis haben.
  • Operativer Betrieb. Die finanzielle Instabilität eines Anbieters oder im schlimmsten Falle sein Konkurs können sich negativ auf seine Dienstleistungen für Sie und auf die Produkte und Dienstleistungen auswirken, die Sie Ihrer Kundschaft anbieten.
  • Wenn ein Anbieter nicht die richtigen Protokolle für den Zugriff auf Systeme und den Schutz von Daten befolgt, kann dies zu gefährdeten Systemen, Cyberangriffen oder Datenschutzverletzungen führen.

Diese Datenschutzverletzungen sind besonders schwerwiegend und können genauso kostspielig oder sogar noch kostspieliger sein als physische Schäden an der Ausrüstung oder am Eigentum eines Anbieters. In einer kürzlich von Diligent in Auftrag gegebenen Studie stellte Forrester fest, dass Unternehmen im Durchschnitt 1,7 erhebliche Datenschutzverletzungen pro Jahr erleiden. Laut dem IBM-Bericht „Cost of a Data Breach 2022“ belaufen sich die durchschnittlichen Kosten für eine Datenschutzverletzung auf 4,35 Millionen US-Dollar.

Der IBM-Bericht stellt außerdem fest, dass 83 % der Unternehmen von einer Datenschutzverletzung betroffen sein werden, oft sogar mehr als einmal. Viele dieser Datenschutzverletzungen werden von Drittparteien verursacht.

Technologie als Retter in der Not

Wie der IBM-Bericht hervorhebt, ist schneller besser, wenn es darum geht, Bedrohungen zu erkennen, auf sie zu reagieren und sich von ihnen zu erholen. So sind Unternehmen, die mit Lösungen wie einem vollständig implementierten Automatisierungs- und KI-Tool ausgestattet sind, in der Lage, eine Sicherheitsverletzung schneller zu erkennen und einzudämmen als Unternehmen ohne ein solches Tool. Die daraus resultierenden Einsparungen belaufen sich nach Angaben dieser Unternehmen auf 28 Tage und 3,05 Millionen US-Dollar.

Die Überwachung von Bedrohungen ist jedoch nur eine Möglichkeit, wie Technologie Ihrem Unternehmen helfen kann, das Risiko von Dritten einzudämmen. Ihr Unternehmen kann auch ein umfassendes Programm für das Management von Drittparteirisiken (3PRM oder TPRM) einsetzen, um eine konsistente, konforme Leistung Ihrer Lieferanten zu fördern.

  • Genaue Erfassung der Einhaltung von Vorschriften: Ist ein Anbieter mit seinen Lizenzen, Registrierungen oder DSGVO-Richtlinien im Rückstand? Lassen Sie das Risiko Ihrer Lieferanten nicht zu Ihrem werden. Ein robustes 3PRM führt Daten zusammen und verschafft Einblick in die Handlungen Ihrer Dienstleister, um die Einhaltung aller einschlägigen Vorschriften und Gesetze zu gewährleisten.
  • Angleichung von Erwartungen und Standards: Auch wenn sich Ihre Abläufe, Ihre Lieferanten und die einschlägigen Vorschriften weiterentwickeln, hilft 3PRM allen Beteiligten, insbesondere wenn es über eine einheitliche Plattform verwaltet wird, die Ziele, Standards und Erwartungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
  • Maximierung der Effizienz: Die Überwachung und Verwaltung einer wachsenden Anzahl von Drittparteien und deren Anpassung an die Erwartungen ist mit viel Arbeit verbunden. Die rationalisierten Prozesse des technologiegestützten 3PRM helfen Ihnen, Zeit und Geld zu sparen, während Sie die Risiken im Auge behalten. Gleichzeitig bieten Funktionen wie Dashboards und Berichte einen Überblick über zusätzliche Umsatzmöglichkeiten.
  • Den Ruf des Unternehmens schützen: Welche Risiken sollten oberste Priorität haben? Sind die Sanierungsmaßnahmen auf dem richtigen Weg? Mit 3PRM und einer einheitlichen Sichtweise können Unternehmen fundierte, datengestützte Entscheidungen treffen und so den guten Ruf ihres Unternehmens bei den Interessengruppen und auf dem Markt schützen.

Nächste Schritte für ein stärkeres 3PRM

Der Einstieg in das Management von Drittparteirisiken kann entmutigend erscheinen. Es sind viele Prozesse beteiligt: Onboarding von Anbietern, laufende Überwachung, Behebung von Vorfällen – die Liste lässt sich fortsetzen. Und wirksame Risikomanagementrichtlinien erfordern viele Ebenen, von der Bewertung der Sicherheit von Drittanbietern bis hin zur Anleitung von Anbietern im Umgang mit sensiblen Daten.

Es kann hilfreich sein, den Prozess in Schritte zu unterteilen. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme aller Ihrer Drittparteien. Dann fahren Sie mit folgenden Aktivitäten fort:

  • Recherchieren Sie branchenweit bewährte Verfahren für Risikomanagementprozesse und -richtlinien für Drittparteien und lernen Sie, wie Sie Ihre eigenen erstellen können.
  • Wählen Sie Ihre Kennzahlen, wie z. B. wichtige Leistungs- und Risikoindikatoren, um komplizierte Sicherheitsmaßnahmen in einfach zu lesende Zahlen zu destillieren.
  • Weisen Sie jedem Anbieter eine Risikobewertung zu.
  • Etablieren Sie gemeinsame Verfahren für das Risikomanagement.
  • Reduzieren Sie Risiken, selbst in einem sich wandelnden Umfeld, indem Sie diese Risikomanagementrichtlinien kontinuierlich aktualisieren.
  • Machen Sie sich schlau über Anwendungskontrollen, die „Checks“, die in Ihrem Betrieb und von Ihren Anbietern verwendet werden, um Anwendungen und Daten zu authentifizieren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer mit den digitalen Vermögenswerten eines Unternehmens arbeiten können.
  • Informieren Sie sich über Risikomanagement-Rahmenwerke, damit Sie das richtige für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens auswählen können.

Kurz gesagt, Drittanbieter bringen zwar vielfältige Vorteile für den Betrieb und das Endergebnis, können aber auch potenziell kostspielige Risiken mit sich bringen. Mit einem effektiven Management von Drittparteirisiken können Sie diese Risiken effizienter, sicherer und kosteneffektiver überwachen und abmildern.

Vollführen Sie den nächsten Schritt. Wenden Sie sich noch heute an Diligent, wenn Sie mehr über die Management von Lieferanten und anderen Drittparteien erfahren möchten.

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