Schutz vor Datenklau: So sind Sie beim Austausch sensibler Informationen per Smartphone sicher

Die Kommunikation ohne Smartphones ist heutzutage in der Geschäftswelt undenkbar: Es werden schnell jegliche Arten von Informationen ausgetauscht. Nicht nur Nachrichten können so ohne Zeitverzögerung weltweit versendet werden, sondern vor allem auch Dokumente. Dies erleichtert den ohnehin viel beschäftigten Vorständen und Aufsichtsräten das Arbeiten von unterwegs erheblich. Denn durch die zunehmende Beschleunigung aufgrund der digitalen Transformation müssen sie auch immer schneller auf entsprechende Ereignisse reagieren.

Auch wenn Messenger-Dienste viele Möglichkeiten bieten, wird eines bisher noch von vielen nicht ausreichend berücksichtigt: Sensible Informationen werden so ungeschützt versendet. Dadurch besteht die Gefahr, dass diese in falsche Hände geraten. Häufig befinden sich die Gremien in einem Zielkonflikt: Sicherheit der Daten versus Praktikabilität. Die heutigen digitalen Möglichkeiten, Unterlagen zu versenden, sorgen nicht nur für Zeitersparnis, sondern auch für zunehmende Effizienz der ohnehin knappen zeitlichen Ressourcen.

Mittlerweile gibt es längst Lösungen für den sicheren Austausch sensibler Daten mit dem Smartphone. So müssen Führungsgremien nicht mehr zwischen Datensicherheit und Praktikabilität entscheiden.

Vorteile des Austausches von Daten via Smartphone

Während noch vor einigen Jahren die Informationen nur mit Zeitverzögerung weitergeleitet werden konnten, bieten die heutigen digitalen Möglichkeiten einen schnellen Austausch jeglicher Informationen. Da Aufsichtsräte und Vorstände in der Regel häufig auf Reisen sind, können sie so die Reisezeit besser nutzen als dies noch früher der Fall war. Anstatt während der zeitaufwendigen Reisen zur Tochtergesellschaft im Ausland viel unproduktive Zeit zu haben, können diese Stunden nun durch die technischen Möglichkeiten sinnvoll genutzt werden.

Unternehmen müssen aufgrund der digitalen Transformation immer schneller agieren: Die Beschleunigung der Veränderungen ist sehr hoch, so dass dies auch immer schnellere Entscheidungen von Aufsichtsgremien erforderlich macht. Diese sind jedoch nur dann möglich, wenn die Mitglieder des Aufsichtsrates auf schnellem Weg die Unterlagen für die anstehende Entscheidung erhalten.

Dies bringt den Vorteil mit sich, dass beispielsweise kurzfristig Unterlagen für die nächste Aufsichtsratssitzung ausgetauscht werden können. Auch besteht die Möglichkeit im erforderlichen Fall eine Abstimmung per E-Mail durchzuführen. Dies sollte zwar nicht zum Regelfall werden: Allerdings können aktuelle Situationen dies erforderlich machen. Derzeit betrifft dies beispielsweise Entscheidungen aufgrund der Corona-Epidemie, bei der u.a. kurzfristig Veranstaltungen verschoben werden müssen. Auch die kurzfristige Einberufung einer Aufsichtsratssitzung war bei einigen Unternehmen schon notwendig. Dann ist es besonders hilfreich, wenn die entsprechenden Unterlagen auf dem Smartphone gelesen werden können.

Vorstände und Aufsichtsräte arbeiten zunehmend auch mit cloudbasierten Systemen, bei der sie von unterwegs auf dem Smartphone Unterlagen lesen und verteilen können. Diese Vorgehensweise erleichtert das Arbeiten von unterwegs, insbesondere durch die fehlende Zeitverzögerung.

Risiken ungeschützter Messenger-Tools

Viele unterschätzen jedoch die Gefahren, welche von dem ungeschützten Versenden von Nachrichten und Unterlagen ausgehen können. Beim Versenden von E-Mails passiert es immer wieder, dass Nachrichten an einen falschen Adressaten verschickt werden. Durch die Texterkennung beim Weiterleiten von Nachrichten kann so schnell ein falscher Empfänger eingefügt werden. In den meisten Fällen wird dies vom Absender nicht bemerkt. Dieser kleine Fehler kann insbesondere beim Versenden vertraulicher Informationen einige Probleme mit sich bringen. Werden beispielsweise Unterlagen über den geplanten Verkauf einer Tochtergesellschaft versendet, kann das Versenden an einen falschen Empfänger auch erhebliche rechtliche Probleme nach sich ziehen. Denn hier besteht die Gefahr, dass geheime Informationen zu früh an fremde Personen gelangen.

Insbesondere bei E-Mails besteht die Gefahr, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten. Eine E-Mail ist vergleichbar mit einer Postkarte: Auf dieser kann der Briefträger den Text lesen, anders als dies bei einem ungeöffneten Brief der Fall ist. Wenn eine E-Mail einmal an einen falschen Empfänger abgeschickt wurde, kann dies nicht rückgängig gemacht werden.

Wie ein sicherer Austausch der Daten gelingen kann

Diligent bietet einen sicheren Messenger an, bei dem die Nachrichten in einem geschützten Bereich ausgetauscht werden können. So können vertrauliche Informationen gefahrenlos zwischen dem Vorstand und Aufsichtsrat ausgetauscht werden. Ein weiterer Vorteil des Messengers ist die branchenübergreifende Nutzung.

Durch den sicheren Messenger können so die Vorteile der erleichterten Kommunikationsmöglichkeiten genutzt werden, ohne dass die Gefahr des Datenklaus von vertraulichen Informationen durch fremde Dritte besteht. Es können nicht nur Nachrichten auf sicherem Weg an Dritte übermittelt werden, sondern auch Kontakte und Gruppen angelegt werden. Zudem gibt es die Möglichkeiten, Nachrichten zu widerrufen. Durch E-Mail-Kontrollen können Benutzer vermeiden, durch das Weiterleiten von Nachrichten vertrauliche Informationen an falsche Empfänger zu übermitteln.

Zusätzlich bietet das Tool von Diligent die Möglichkeit, Nachrichten in einem durchsuchbaren Archiv zu speichern und dies jederzeit wieder abzurufen. Dies kann beispielsweise dann wichtig sein, wenn nachträglich entsprechende Informationen in der nächsten Aufsichtsratssitzung am Unternehmenssitz benötigt werden.

Wenn ein Mitglied des Aufsichtsrates unterwegs sein Smartphone verliert oder es gestohlen wird, kann der Zugang per Fernzugriff unverzüglich gelöscht werden. Dies hat den Vorteil, dass auch in diesem Fall der Datenklau durch Dritte verhindert werden kann. Der Wert der heutigen Smartphones ist weniger der materielle als die darauf vorhandenen Daten, die vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt werden müssen.