The Future Assistant: Das Skillset der Assistenz im 21. Jahrhundert

Assistenzen nehmen in den Büros dieser Welt seit eh und je unterschiedliche Rollen ein. Der Gatekeeper, die gute Seele des Unternehmens und das Organisationstalent waren jedoch die klassischen Stärken von gestern. Auf die Schlüsselkompetenzen von morgen kommt es insbesondere in der Digitalisierung und Arbeitswelt 4.0 an, denn das Assistenzbild der Zukunft hält vielerlei weitere Aufgaben bereit.

Was aber sind die Kompetenzen der Zukunft, die Assistenzen weg von Disruption hin zu Innovation befördern? Kreativität, Leadership, Social Influence und emotionale Intelligenz sind einige dieser Skills, denn die moderne Managergeneration braucht künftig weniger administrativen und organisatorischen Support, sondern vielmehr operative und strategische Weitsicht und ja, Führung!

Ein neues und zugleich herausforderndes Feld für die professionelle Assistenz.

Die Möglichkeiten dieser transformierten Rolle gilt es zu ergründen und dabei ist es von großer Bedeutung, sich selbst zu kennen, einzuschätzen und zu motivieren. Motivieren für die Rolle der Future Assistant und die spannenden Herausforderungen, die mit diesen neuen Funktionen entstehen können.

Industrie 4.0 wird eine schwierige Zeit für den globalen Arbeitsmarkt sein. Die Forschungen der McKinsey Gruppe ergaben, dass konservative Schätzungen von Arbeitsplatzverlusten aufgrund von KI und Robotik bis 2030 in einer Größenordnung von 800 Millionen liegen dürften, so dass dies eine Realität ist, auf die wir uns vorbereiten müssen, wenn wir nicht nur überleben, sondern letztlich auch erfolgreich sein wollen.

Im Wettbewerb mit der KI ist der traditionelle wissensbasierte Rahmen eine schlechte Strategie. Maschinen werden uns in dieser Hinsicht immer schlagen, aber sie haben noch nicht gelernt, kreativ zu sein, Probleme zu lösen oder Empathie auszustrahlen. Assistenzen werden einmal wichtiger denn je, wenn es darum geht, die „menschliche Arbeit“ zu leisten, und das wird für sie das wichtigste Differenzierungsmerkmal und der Wettbewerbsvorteil in der zukünftigen Arbeitswelt sein.

Das World Economic Forum hat in 2018 einen umfassenden und äußerst spannenden Report zum Thema The Future of Jobs herausgebracht. Dieser Bericht wurde in Zusammenarbeit mit ausgewählten CEOs, HR Verantwortlichen und Beratern weltweit erstellt.

Die Liste der Skills der Zukunft sind für Assistenten überaus positiv zu bewerten, da viele dieser Fähigkeiten bereits in täglichen Aktivitäten eingesetzt werden. Schauen wir uns also einige Elemente der Liste an und wie Assistenzen diese Fähigkeiten bereits nutzen und überlegen zugleich, wie die eigene Kompetenz weiter entwickelt und verbessert werden kann.

Erfolgsfaktor: Führung und sozialer Einfluss

Assistenzen nutzen seit Jahren ihren positiven Einfluss, um die Leistung ihrer Teams und Vorgesetzten sicherzustellen. Sie arbeiten regelmäßig funktionsübergreifend und haben keine Stellungsmacht, auf die sie zurückgreifen können. Ein exzellenter Assistent kann die Moral und das Engagement des Teams immer wieder aufs Neue in diversen Situationen beeinflussen und führen. Assistenzen verstehen, dass Beziehungen und Vertrauen wertvoll sind und dass Menschen am Ende Geschäfte mit Menschen machen, die sie mögen und denen sie vertrauen.

Erfolgsfaktor: Emotionale Intelligenz

Emotionale Intelligenz wird ein unglaublich wichtiges Unterscheidungsmerkmal sein und Assistenzen helfen tagtäglich dabei, eine nachhaltige Beziehung aufzubauen, andere zu verstehen und in der Lage zu sein, schwierige Situationen zu entschärfen, um nur einige Vorteile zu nennen. Sie agieren dabei als Coach, Mentor, Mediator und Feelgood Manager und diese Rollen werden in der Zukunft noch entscheidender werden.

Erfolgsfaktor: Kreativität

Kreativität ist etwas, was die Roboter nicht  wegnehmen können. Wir müssen aber immer am Zahn der Zeit bleiben und die Situationen forcieren, wo man kreativ sein kann. Um die Kreativität zu verbessern und zu fördern, müssen wir die Dinge aus einer einzigartigen Perspektive betrachten und die Punkte verbinden, die andere nicht sehen. Dann beginnen wir, einen echten Mehrwert im wirtschaftlichen Sinne zu schaffen. Als Assistenzen können Sie sich künftig mehr freiwillig engagieren und sprechen, wenn Sie gute Vorschläge haben. Gerade die Stimme der Assistenz ist oftmals unterschätzt und sollte künftig mehr gehört werden. Im Zeitalter von New Work und der Arbeitswelt 4.0 werden die Strukturen flacher und weniger hierarchisch und somit können Stimmen freier entfalten.

Erfolgsfaktor: Lösen komplexer Probleme

Dies ist der Bereich, in dem sich die Top-Assistenten wirklich auszeichnen. Sie sind Meister der Problemlösung und nutzen diese Fähigkeit täglich. Sie befassen sich mit Themen von unterschiedlicher Komplexität und sind unglaublich einfallsreich. Sie haben auch große Netzwerke, die sie nutzen können, um Probleme zu lösen. Sie zeigen gesunden Menschenverstand, können entsprechende Recherchen anstellen und wissen, wie man die Experten erreicht.

Erfolgsfaktor: Technologie und Innovation

Die Technologie gestaltet die Zukunft der Arbeit. Die neue Managergeneration sind Techies und haben gleiche Erwartungshaltungen an ihre Assistenzen. Es ist also an der Zeit, dass sich jede Assistenz diesen Themen nicht verschließt, sondern mit offenen Armen und Mindset gegenübertritt. Das heißt nicht, dass Assistenzen demnächst programmieren müssen. Sie müssen aber die Trends der Technologie verstehen, Themen wie den modern workplace sprich den digitalen Arbeitsplatz fördern und zugleich immer pro-aktiv nach effizienten digitalen Prozessen suchen, die die Zusammenarbeit mit Management und Teams auf eine neue Ebene bringen.

Wir sehen also, dass hier eine unglaublich gute Nachricht drin steckt. Die Skills der Zukunft werden heute schon von Assistenzen ausgeübt, einige intensiver, einiger weniger intensiv. Es sind aber alles keine neuen Schuhe und somit haben Assistenzen gar die Nase vorn, wenn es darum geht, diese neuen Skills zu übernehmen und zu intensivieren. Es liegt an Ihnen alleine, jetzt aktiv die Zukunft anzugehen und mitzugestalten. Sichern Sie sich Ihren Platz am Tisch.