Diligent Talk: Interview mit Ulrike Dirkes

 Wie wird sich die Rolle der Assistenz in den nächsten 5-10 Jahren verändern? Welche Skills werden benötigt?

Die Arbeitswelt im Assistenzbereich befindet sich wie viele andere Berufsbilder im Umbruch, aber Digitalisierung, künstliche Intelligenz, New Work, Veränderung des Aufgabenspektrums – dies sind Themen, denen sich der Assistenzberuf stellen muss, aber ich finde, es besteht kein Grund zur Panik! Denken wir nur an die letzten 40 Jahre – so viele Neuerungen haben sich rund um den Sekretariats- / Assistenzberuf ergeben – so sind die Schreibmaschine und andere technische Einrichtungen längst Historie. Nach einer Studie der TU Darmstadt werden Maschinen zwar bis 2022 in der Suche berufsbezogener Informationen und deren Datenverarbeitung ein erhebliches Maß zulegen, aber wir Menschen besitzen Fähigkeiten (z.B. emotionale Intelligenz), mit denen wir auf lange Zeit überlegen sind. Künstliche Intelligenz wird den Assistenzberuf in Zukunft zwar entlasten, insbesondere bei automatisierbaren Prozessen wie z.B. dem Aufsetzen einer Telefonkonferenz, aber Kompetenzen wie Diskretion, Delegieren und Vorausdenken im Auftrag der Führungskraft, Kompromissbereitschaft und Loyalität sowie soziale Kompetenz können nicht digital ersetzt werden.

Bei den Skills wird der Fokus auf Digitalisierungs- (z.B. digitale Ordnung und digitale Hygiene im papierlosen Büro) und Software-Themen liegen. Aber auch Kommunikation, Organisation, Persönlichkeitsentwicklung sowie Projektmanagement sind wichtig. Mehr Verantwortung für eigene Projekte bedeutet auch mehr Führungs- und Moderationskompetenz sowie konsequentes Prioritätenmanagement und Selbstführungs-Strategien, wie z.B. Zeitmanagement. Auch eine Ausbildung zur „Feelgood“-Managerin oder im Gesundheitsmanagement kann für die Mitarbeitermotivation und –bindung wichtig sein und stellt gerade im Zeitalter des „war of talents“ ein Alleinstellungsmerkmal dar.

Zusammengefasst ist die kontinuierliche Weiterbildung der Office Professionals äußerst wichtig, wobei es völlig unerheblich ist, ob die Weiterbildung auf Kongressen und Messen, auf externen / internen Seminaren oder durch das Lesen von Fachzeitschriften erfolgt. Wichtig ist allein die thematische Vielfalt!

Assistenzen sind strategische Business Partner! Stimmen Sie dem zu?

Absolut – heute mehr denn je! Assistenzen haben einen großen Anteil an der Wertschöpfung des Unternehmens und sorgen dafür, dass das Management sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann. Sie sind Wissens- bzw. Informationsmanager und gleichzeitig „Chief Trust Officer“. Die Tätigkeit als Office Professional, egal ob Team- oder Executive Assistant, ist geprägt durch die enge Zusammenarbeit mit den Führungskräften und den Kollegen – insofern ist ein funktionierendes Netzwerk unerlässlich.

Hier geht es zum einen um das Einbringen im Tagesgeschäft, aber auch um das Verschwinden des hierarchischen Denkens in Unternehmen. Führungskräfte setzen eher auf Vertrauen und Verständigung, sie wollen einen Sparringspartner auf Augenhöhe – es wird nicht mehr von „oben“, sondern von der „Seite“ geführt. So werden abteilungsübergreifende Projektteams heutzutage im Rahmen von New Work häufig von der Assistenz im Auftrag des Vorgesetzten geleitet. Ihr obliegt es dann, pünktliche und erfolgreiche Ergebnisse zu präsentieren.

Was glauben Sie, warum ist das Bild der Assistenz an vielen Stellen immer noch so verfälscht? Was kann die Berufsgruppe dagegen tun?

Sowohl die unterschiedlichen Berufsbezeichnungen wie auch die völlig verschiedenen Aufgabenstellungen und das gesellschaftlich geprägte Bild tragen dazu bei, viele Stereotypen bzw. Vorurteile im Assistenzkontext aufrechtzuerhalten. So höre ich immer wieder, dass man noch eine hauptsächlich „ausführende bzw. fremdbestimmte“ Tätigkeit im Hinterkopf hat, wenn man vom Sekretariat oder der Assistenz spricht. Doch in den letzten Jahren stelle ich zunehmend einen positiven Wandel in der Wahrnehmung des Tätigkeitsfelds fest. Denn Assistenzen bringen viel mehr ein; sie sind auch Gedankenleser, Frühwarnsystem, Lebenshilfe-Coach, lebende Database und Universal-Chaos-Beseitiger. Die Assistenz war schon immer enger Sparringspartner der Vorgesetzten, zuverlässige Koordinationsstelle und agiert statt zu reagieren.

Der Assistenzberuf ist nach wie vor eine weibliche Domäne und ich erlebe es immer wieder, dass Assistentinnen viele ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse nicht nach außen hin darzustellen vermögen, sondern diese aufgrund ihrer gesellschaftlichen Prägung als ganz selbstverständlich ansehen. Aber auch hier ändert sich gerade vieles! Die Generationen X, Y, Z treten selbstbewusster auf und verändern das Außenbild maßgeblich. Auch haben durch das immer breiter werdende Aufgabenspektrum und die Verantwortungsübernahme mehr und mehr Assistenzen heutzutage einen akademischen Hintergrund.

Außerdem wird endlich verstanden, dass Netzwerken eine große Unterstützung und Bereicherung darstellt. So sind Assistenznetzwerke innerhalb der Unternehmen im Vormarsch, in denen man sich gegenseitig trägt und austauscht. Das Rad muss nicht jeder neu erfinden – lernen von Gleichgesinnten – das ist auch das Thema bei den Berufsverbänden wie dem Bundesverband der Sekretärinnen e.V. (bSb) und – international geprägt – den International Management Assistants e.V. (IMA). Darüber hinaus nimmt das zukunftsweisende Thema „Mentoring“ einen größer werdenden Stellenwert ein. Ein erfahrener Mentor (langjährige Assistenz) coacht den Mentée in seiner Persönlichkeitsentwicklung und Karriereplanung, um qualifizierte Nachwuchskräfte zu unterstützen. Aber auch das „Reverse Mentoring“ setzt auf den Dialog zwischen den Generationen. Hier hilft der Junior dem Senior bei der beruflichen Expertise – zum Beispiel in Sachen neue Medien und Technologien. Für beide Seiten eine win-win-Situation.

Über O.PEN bzw. UD

Nach einer Ausbildung im juristischen Bereich und Stationen bei namhaften Kanzleien wechselte Frau Dirkes als Geschäftsführungsassistentin in den heutigen Thyssen-Krupp-Konzern und später zur Nachrichtenagentur Reuters, zuletzt als Vorstandsassistenz. Gerade deshalb findet Ulrike Dirkes in der persönlichen Beratung und Betreuung von Office Professionals ihre Berufung und ihre Leidenschaft.

Zusammen mit ihrer Geschäftspartnerin Helga Lauw gründete sie 1990 O.PEN, eine auf Assistenzen spezialisierte Personalberatungsboutique in Frankfurt. Mittlerweile sind sie aber auch für Kunden und Kandidaten in Berlin, Hamburg und München tätig. Sie unterstützen Office Professionals, von der Teamsekretärin bis zur Executive Assistants, sowohl bei der Karrieregestaltung wie beim Finden der passenden Festanstellung. Ob es um den optimalen Lebenslauf geht oder das gezielte Vorbereiten auf das Bewerbungsgespräch beim zukünftigen Arbeitgeber. Auch das aktive Coaching mit Feedback und Tipps beinhaltet die Dienstleistungspalette. Die besondere Wertschöpfung liegt hier in der Berücksichtigung der Erwartungen und Perspektiven von beiden Parteien – denn nur ein gut funktionierendes Team ist nachhaltig erfolgreich.

Um stets am Puls der Zeit zu bleiben, engagiert sie sich ehrenamtlich bei IMA (International Management Assistants e.V.) und verantwortet dort das Mentoring.