Wie die virtuelle Aufsichtsratssitzung zur Chance wird

„Das Wort Krise setzt sich im Chinesischen aus zwei Schriftzeichen zusammen – das eine bedeutet Gefahr und das andere Gelegenheit.“ Dieses Sprichwort von John F. Kennedy deutet es an: Die Corona-Krise stellt für den Aufsichtsrat in den Unternehmen auch eine Chance dar. Denn digitale Transformation bedeutet nicht nur die Weiterentwicklung von Geschäftsmodellen. Dies gilt auch für die Arbeit des Aufsichtsrates. Damit das Kontrollgremium seiner Aufgabe gerecht wird, sollte es digitale Tools auch selbst nutzen. Wo ist dies besser umsetzbar als in der virtuellen Aufsichtsratssitzung!?

Sicherlich sehnen nicht nur digital affine Aufsichtsratsmitglieder dem Ende der Corona-Pandemie entgegen, um ihre Kollegen und Kolleginnen im Kontrollgremium wieder persönlich treffen zu können. In der Vergangenheit wurde die fehlende Digitalkompetenz von Aufsichtsräten immer wieder kritisiert. Im Jahr 2020 hatten sich viele zu Beginn der Pandemie vollständig gegen virtuelle Sitzungen gesträubt. Doch das Aufschieben von Aufsichtsratssitzungen ließ sich nicht dauerhaft als Alternative vorschlagen. Gerade durch die steigenden Infektionszahlen sowie die Mutationen des Corona-Virus sollten zum Schutz der Aufsichtsratsmitglieder bevorzugt virtuelle Aufsichtsratssitzungen durchgeführt werden.

Vorteile von virtuellen Aufsichtsratssitzungen

Weitere entscheidende Vorteile sind die Zeitersparnis sowie die geringeren Reisekosten für das Gremium. Eine lange Anreise entfällt bei einer virtuellen Sitzung und schont gleichzeitig auch noch die Umwelt und die eingesparten Reisekosten könnten beispielsweise in die Weiterbildung der Aufsichtsratsmitglieder investiert werden. Da die Mitglieder des Aufsichtsrates häufig weitere Wege zum Unternehmenssitz zurücklegen und ein hohes Arbeitspensum haben, senkt dies auch den Stresspegel der Aufsichtsräte.

Sofern aus aktuellem Anlass kurzfristig eine Aufsichtsratssitzung einberufen werden muss, erleichtert eine virtuelle Sitzung die Planung. Denn es spielt keine Rolle, ob die Mitglieder sich gerade auf einer Geschäftsreise befinden. Diese sind derzeit zwar ohnehin selten, werden aber sicherlich nach der Pandemie wieder zunehmen. Bei durchgetakteten Terminkalendern ist es häufig schwierig, kurzfristig einen freien Termin für eine Sitzung zu finden. Vor allem bei größeren Gremien sorgt dies gerade in Krisenzeiten eines Unternehmens immer wieder für Schwierigkeiten.

Entscheidungen können zwar auch per E-Mail getroffen werden. Doch insbesondere, wenn es sich um besonders schwerwiegende Entscheidungen des Unternehmens handelt, müssen sich die Aufsichtsräte dazu im Gespräch austauschen. Sicherlich sind Diskussionen dazu auch in einer virtuellen Sitzung nicht immer unproblematisch. Dennoch ist eine Video-Konferenz immer noch deutlich besser als kein Austausch. Schlussendlich liegt dies auch daran, dass die Erfahrungen der Diskussionskultur in einer virtuellen Sitzung immer noch sehr gering sind.

Was sich durch virtuelle Sitzungen in den vergangenen Monaten gezeigt hat: Die Effizienz der Sitzungen ist deutlich gestiegen. Die wichtigen Themen werden nicht mehr in kurzer Zeit abgehandelt, nachdem stundenlang über weniger wichtige Themen diskutiert wurde. Dementsprechend können dadurch Entscheidungsprozesse beschleunigt werden, da die Diskussionen viel zielgerichteter geführt werden als bei einer Präsenzsitzung vor Ort.

Wie die Aufsichtsratssitzungen nach der Corona-Pandemie ablaufen könn(t)en

Langfristig sollten jedoch nicht alle Sitzungen des Aufsichtsrates virtuell stattfinden. Als Lösung ist eine Mischung aus beiden Formen denkbar, denn der informelle Austausch fehlt bei den virtuellen Sitzungen. Gerade bei besonders kritischen Themen bzw. Abstimmungen des Aufsichtsrates ist dies jedoch unerlässlich.

Ein weiterer Aspekt ist das Aufgabenspektrum des Kontrollgremiums: Allein die Auswertung von Unterlagen ist nicht ausreichend. Auch ein Besuch im Unternehmen vor Ort gibt den Mitgliedern des Aufsichtsrates einen wichtigen Eindruck des Unternehmens. Dies kann beispielsweise eine Betriebsführung sein, bei der die neue Produktionsstraße vorgeführt wird.

Das Team-Building im Aufsichtsrat sollte auch nicht vernachlässigt werden. Wenn sich die Mitglieder nicht persönlich kennen, besteht möglicherweise nicht das erforderliche Vertrauensverhältnis. Dieses ist gerade bei anstehenden Entscheidungen, die schwerwiegender sind, unerlässlich. Auch wenn künftig einige Aufsichtsratssitzungen virtuell stattfinden, sollte es weiterhin Präsenztreffen des Gremiums geben. Gerade beim Onboarding von neuen Mitgliedern im Gremium ist darauf zu achten, dass eine der nächsten Sitzungen am Sitz des Unternehmens stattfindet.

Was wir aus der Corona-Krise lernen können

Vor einem Jahr erfolgte aufgrund der zunehmenden Ausbreitung des Corona-Virus die Umstellung auf das Homeoffice. Aufsichtsratssitzungen wurden entweder vorerst abgesagt und verschoben oder als virtuelle Sitzungen durchgeführt. Da die Situation es nicht anders zuließ, war plötzlich vieles möglich, was ohne den Ausbruch der Pandemie sicherlich noch mehr als ein Jahrzehnt gedauert hätte. Diese Krise hat damit auch die Digitalisierung der Arbeit des Aufsichtsrates schneller vorangetrieben.

Diese Ausnahmesituation hat sicherlich dazu geführt, dass viele ihre Meinung bezüglich virtueller Veranstaltungen, Besprechungen und Homeoffice geändert haben. Dennoch sehnen auch viele digitalaffine Aufsichtsräte dem Ende der Corona-Pandemie und damit persönlichen Treffen mit ihren Aufsichtsratskollegen entgegen.

Die Corona-Krise hat auch deutlich gezeigt: Wenn Unternehmen den technischen Fortschritt verschlafen und sich nicht weiterentwickeln, ist ihr Geschäftsmodell gefährdet. Außerdem entstehen höhere Kosten, wenn aufgrund einer Ausnahmesituation verschobene Innovationen gezwungenermaßen innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden müssen.