Die Vorteile eines papierlosen Büros

Ein Traum oder Albtraum der Arbeitswelt 4.0? Was glauben Sie? Sind Sie bereits angekommen im rein digitalen Arbeiten oder entpuppen Sie sich doch hin und wieder als analog liebender Papier-Mensch?

Ich bin davon überzeugt, dass jeder seine bevorzugte Arbeitsweise findet und oftmals entscheidet man ja bekanntlich nicht selbst darüber, sondern die Struktur des jeweiligen Unternehmens. Und hier steht mitunter ein großer Prozess ins Haus, damit solch ein Projekt auch erfolgreich läuft und angenommen wird. Vorteile eines papierlosen Büros gibt es viele, weshalb es ein Großprojekt für viele Unternehmen ist, die sich lean und digital aufstellen wollen. Was gibt es konkret aber zu bedenken?

Vorteile

• Faktor Nachhaltigkeit: In der heutigen Zeit kommt kein Unternehmen mehr drum herum. Nachhaltigkeit, Werte und Ethik gehörten zu jeder Unternehmensstrategie und Vision dazu und „go green“ ist lange kein Marketing-Effekt mehr.

 

• Faktor Effizienz und Produktivität: Sicherlich muss man nicht nochmals explizit erklären, dass Zeitersparnis und somit effiziente und produktive Arbeitsabläufe zu den Vorteilen eines papierlosen Büros gehören. Denken Sie alleine an das Meetings- und Sitzungsmanagement und das Arbeiten mit digitalen Management-Tools.

 

• Faktor Kollaboration: Das Büro 4.0 hilft immer mehr, in kollaborativen Teams digital zu arbeiten. Ob MS Teams, Slack, Trello und Asana – die Produkte sind da und helfen, das papierlose Büro zu implementieren.

 

• Faktor Platz- und Materialersparnis: Endlich die dicken Aktenordner aus den verstaubten Schränken entsorgen. Keine lästigen Etiketten mehr drucken für die Ordnerbeschriftung. Nicht nur der zuständigen Assistenz tritt da ein Lächeln ins Gesicht. In der Welt von New Work sicherlich ein weiterer wichtiger Faktor.

 

• Faktor digitale Ablage: Die Suchfunktion ermöglicht das schnelle Auffinden von Dokumenten und somit optimiert man zugleich noch sein Zeitmanagement. Wichtig ist hierbei jedoch eine einheitliche Benennung der Dokumente. Arbeiten Sie hier von Anfang an mit klaren Vorgaben und Richtlinien, damit es nicht zu Chaos auf den Systemen kommt.

 

• Faktor Mobilität und Flexibilität: Heute im Büro, morgen im Homeoffice. Zentrale Ablage in digitaler Form ist essenziell. Wer möchte nicht auch gerne die Vorteile des mobilen Arbeitens nutzen und von überall her auf seine Dokumente zugreifen.

Herausforderungen

• Faktor Launch und Kick Off: Ein Knackpunkt ist sicherlich die Einführung des papierlosen Büros. Diese erste Phase ist meist holprig bzw. dauert es je nach Komplexität und Größe des Unternehmens länger als einem lieb ist. Daher ist eine gute Planung das A und O. Und hier und da sind externe Berater sicherlich eine gute Stütze, um den Mindshift zu mobilisieren.

• Faktor Kultur: Neben einer Menge an Struktur ist auch die Kultur in solch einem Projekt gefragt. Ist das papierlose Büro entschieden, gilt es darum, dies auch vollumfänglich umzusetzen. Somit muss es auf jeder Ebene im Unternehmen gelebt werden: Vom Vorstand bis zur Poststelle. Oftmals ein langwieriger Prozess, bei dem alle an einem Strang ziehen sollten.

• Faktor Verbindlichkeit: Das papierlose Büro erfordert eine gewisse Disziplin und Mut zur Veränderung. Das ist manchmal schwieriger als man denkt und erfordert eine gute Kommunikation im Unternehmen. Es sollte jedoch aus allen Stellen heraus verbindlich gelebt werden.

Eine Stimme aus der Praxis

Diana Hagen, Inhaberin von „Ihre rechte Hand“ arbeitet als Freelance Management Assistentin. Nach 7-jähriger Erfahrung als Management Assistenz zumeist vor Ort bei den Auftraggebern in Hamburg, hat sie aufgrund eines Umzuges ihr Konzept auf „remote“ umgestellt.

Im Detail bedeutet es, dass sie ausschließlich vom Homeoffice aus arbeitet und sich mit den Auftraggebern nur zu persönlichen Abstimmungen trifft. Ihre Arbeitsweise ist komplett digital. Die Nutzung von online-basierten Programmen des Auftraggebers gehören selbstverständlich auch zu den Arbeitstools von Diana Hagen. Auch die Stundenerfassung und Abrechnungen laufen digital, so dass auch der Auftraggeber stets einen Einblick hat, wie hoch die aktuell aufgelaufenen Kosten sind.

Dokumente werden bei Diana Hagen nicht mehr per Post versendet. Jedoch kann ihr gut ausgestatteter Arbeitsplatz – zwei Monitore sind ein Muss – sie nicht davon abhalten, doch das ein oder andere Mal etwas auszudrucken. Das ist ihre persönliche Vorliebe, da sie immer noch gerne „old school“ Gedrucktes Korrektur liest oder z.B. Listen sich für sie so am besten abgleichen lassen. Aber zumeist bleibt der Drucker aus oder dient nur dem Scannen. Clean Desk-Policy ist für Diana Hagen im Übrigen ein Muss der Ordnung.

Meine Empfehlung

Installieren Sie für solch wichtige Projekte immer sogenannte interne Change Agents, Projekt-Botschafter oder Wertepioniere (Bezeichnungen gibt es genügend), die eine besondere Funktion in diesem Projekt als Ansprechpartner anbieten. Das eigentliche Projekt Team ist mit der Umsetzung oftmals mehr als gut ausgelastet, daher braucht es an der Front, sprich in den Abteilungen direkt, diese Kolleginnen und Kollegen, die zwischendurch ein offenes Ohr für jubelnde oder auch schimpfende Mitarbeiter haben und Hilfestellung leisten. Erreichbarkeit und Kommunikation sind hierbei essenzielle Erfolgsfaktoren für solch ein Projekt, denn Prozesse lassen sich nicht von heute auf morgen in den Köpfen umprogrammieren. Da braucht es Verständnis, Geduld und Einfühlungsvermögen, damit auch der letzte analoge Mitarbeiter die Furcht vor der Veränderung verliert.

Fazit

Trotz der zahlreichen Vorteile des papierlosen Büros, wird der Wechsel zur Papierlosigkeit, wie mit allen Projekten nicht immer einfach sein. Widerstände in der Organisation, das Zurechtfinden in der neuen Struktur und vieles mehr werden immer mal wieder das verantwortliche Projekt-Team an die Grenzen stoßen. Hier gilt es fest im Sattel zu bleiben, an seinen Zielen festhalten, Meilensteine gemeinsam zu definieren und dabei immer transparent zu kommunizieren. Denn Mitarbeiter möchten auf solch einer Reise von Anfang an mitgenommen werden und nicht vor vollendete Tatsachen gestellt werden. Erst dann gelingt solch ein Werk auch erfolgreich zusammen.