Wachsende Anforderungen und Aufgaben des Aufsichtsrats im Zeichen des Wandels

Im Zeichen der Digitalisierung und Globalisierung befindet sich die Wirtschaft in einem nie dagewesenen Wandel, der sämtliche Branchen mit hoher Dynamik erfasst. Geschäftsmodelle verändern sich grundlegend – oftmals getrieben durch den Trend zur Dematerialisierung. Traditionelle Unternehmen sehen sich neuen Wettbewerbern gegenüber und Mitarbeiter müssen umlernen, weil künstliche Intelligenz und Blockchain auf dem Vormarsch sind. Diese Entwicklungen stellen neue Herausforderungen an die Unternehmensführung und dabei auch an den Aufsichtsrat.

Für Unternehmen jeder Art und Größe bieten sich übergeordnet zwei strategische Pfade: Wachstum und Restrukturierung. Wachstum lässt sich organisch durch den Aufbau neuer Geschäftsaktivitäten oder anorganisch durch den Zukauf von Unternehmen erzielen. Restrukturierungen lassen sich durch operative oder finanzielle Anpassungen umsetzen. Während vormals die Zeichen entweder auf Wachstum oder Restrukturierung standen, ist eine solche Trennung vor allem in größeren Unternehmen heut zu Tage nicht mehr möglich. Neues aufzubauen und Bestehendes zu verändern, geschieht mittlerweile meist parallel. Daraus folgt eine zunehmende Komplexität in der Steuerung des Unternehmens. Manager müssen zum einen Mut zum unternehmerischen und letzlich auch persönlichen Risiko aufbringen sowie Mitarbeiter davon überzeugen, dass Veränderung notwendig bzw. existenziell ist. Zum anderen müssen sie Risiken managen sowie die formalen und technischen Details von Wachstums- und Restrukturierungslösungen gesamthaft im Blick haben.

Komplexität erfordert Kommunikation

In diesem komplexen Umfeld gewinnt der Aufsichtsrat weiter an Bedeutung. Schon seit etwa zehn Jahren ist zu beobachten, dass sich dieses Gremium vom einstigen Bestell- und Kontrollorgan zu einem aktiven Sparringspartner und Think Tank gewandelt hat. Dieser Entwicklung wohnt auch die Erkennntnis inne, dass in einem sich ständig verändernden Umfeld niemand allein alles wissen kann und dass patriarchalische Alleinentscheider zum Auslaufmodell geworden sind. Stattdessen schlägt die Stunde für Leader, die mit Kompetenz und Authenzität sowie unternehmerischer Ausrichtung und agilen Methoden neue Wege beschreiten – und dies in enger Abstimmung mit dem Aufsichtsrat. All dies erfordert ein hohes Maß an kommunikativer Kompetenz und der Fähigkeit, komplexe Sachverhalte anschaulich auch branchenfremden Aufsichtsräten zu vermitteln, damit sie mit ihrem Blick von außen neue, wertvolle Impulse geben können.

Informationsaustausch in bis dato nicht bekanntem Maße

Für den Aufsichtsrat wiederum ist mit der veränderten Rolle als aktiver Berater des Managements ein Informationsaustausch in bis dato nicht bekanntem Maße verbunden. Vor allem aus Unternehmen in der Transformation ist zu hören, dass alle Aufsichtsratsmitglieder mindestens wöchentlich auf den neuesten Stand gebracht werden und sich mehrfach pro Monat in Telkos austauschen. Vorbei sind die Zeiten, in denen das Aufsichtsorgan viermal pro Jahr tagte und sich über die Sitzungsmappen mit ausgedruckten Unterlagen beugte. In der modernen Aufsichtsratspraxis werden Informationen dynamisch geteilt – und dies zunehmend über Board Portale wie beispielsweise von Diligent. Auf Basis einer hochverschlüsselten Boardroom Software stellt die Gremienverwaltung wie bisher auch zentral die Dokumente zur Verfügung. Dafür aber müssen keinerlei E-Mails mehr geschrieben und damit die Vertraulichkeit riskiert werden. Vielmehr werden ganz im Sinne effizienter Gremienarbeit digitale Sitzungsunterlagen bereit gestellt, auf die alle Aufsichtsratsmitglieder zeitgleich Zugriff haben.

Mit Board Portalen die Digitalisierung leben

Digitale Boardrooms haben den Vorteil, dass alle Dokumente anhand der Agenda strukturiert abgelegt werden und sich mit digitalen Kommentaren bzw. Notizen versehen lassen. Diese können wiederum mit allen oder ausgewählten Aufsichtsratskollegen geteilt werden. Dies ermöglicht den interaktiven Austausch über Sitzungsthemen im Vorfeld von Sitzungen und auch sehr kurzfristige Änderungen oder Ergänzungen. Über das iPad lassen sich die Dokumente jederzeit und von jedem Ort abrufen. Das seit vielen Jahren propagierte papierlose Büro wird damit zur Realität, was typischerweise den nicht zu unterschätzenden Effekt auf die Beteiligten hat, mit digitalen Tools virtuos umzugehen und Digitalisierung zu leben.

Gestiegene Sensibilität für Datenschutz

Professionelles Sitzungsmanagement durch Boardroom Software unterstützt den Aufsichtsrat allerdings nicht nur bei der Vorbereitung von Sitzungen: Auch Abstimmungen lassen sich je nach Bedarf virtuell über das Board Portal durchführen, was somit eine lückenlose Dokumentation der Entscheidungsgrundlagen und des Entscheidungsprozesses ermöglicht. Gerade im Hinblick auf Corporate Compliance und Corporate Governance spielt dies eine zunehmend wichtige Rolle. Zudem ist sicheres Sitzungsmanagement angesichts der gestiegenen Sensibilität für und verschärfter gesetzlicher Anforderungen an den Datenschutz ein bedeutendes Thema. Darüber hinaus besteht sogar die Möglichkeit, die Evaluation und Effizienzprüfung des Aufsichtsrats anhand digitaler Fragebögen mit diesen digitalen Management-Tools vorzunehmen.

Aufsichtsräte zur Kommunikation in Echtzeit befähigen             

Board Kommunikation geht indes über den Austausch von und über Sitzungsunterlagen hinaus. Angesichts der beschriebenen Intensität des Informationsflusses auch außerhalb von Board Meetings besteht in der Praxis der Bedarf, sich per Chat vernetzen zu können und über aktuelle Projekte auf dem Laufenden zu bleiben. Dazu bietet moderne Aufsichtsrat-Software mittlerweile Messenger Funktionen an, mit denen im Plenum oder bilateral gechattet werden kann, ohne dafür E-Mails schreiben oder herkömmliche Smartphone-Apps mit erhöhten Vertraulichkeitsrisiken nutzen zu müssen. Mit dem Messenger können Aufsichtsräte untereinander und ggf. auch mit dem Vorstand kommunizieren, so dass Informationen schneller und direkter fließen. Denn gerade in der Restrukturierung oder in Transformation wird oft unter hohem Zeitdruck gearbeitet bzw. ist Tempo erfolgsentscheidend. In diesem Umfeld können Aufsichtsräte ihrer anfangs geschilderten Rolle am besten gerecht werden, wenn man sie technisch dazu befähigt, in Echtzeit sicher zu kommunizieren und die weiterhin zunehmende Komplexität durch Transparenz zu managen.