Warum Gremien heute auf digitale Tools setzen sollten

Gespräche mit Vorständen und Aufsichtsräten zeigen deutlich: Die Zusammenarbeit in den Aufsichtsgremien erfolgt heutzutage in vielen Fällen immer noch mit einem geringen Anteil an digitalen Tools. Anstelle von Software werden die Unterlagen häufig noch per Mail an alle Mitglieder des Aufsichtsrates geschickt. Anstelle von Video-Konferenzen bevorzugen einige Aufsichtsräte die Verschiebung der geplanten Aufsichtsratssitzung. Die derzeitige Corona-Krise und die damit verbundenen Einschränkungen legen nahe: Der Einsatz von digitalen Tools ist bei der Arbeit der Aufsichtsräte unerlässlich und insbesondere durch die derzeitige Ausnahmesituation unbedingt erforderlich.

Warum digitale Tools gerade in Zeiten der Corona-Krise wichtig sind

Aufgrund der derzeitigen Beschränkungen stehen die Aufsichtsräte der Unternehmen nicht nur inhaltlich vor großen Herausforderungen, um ihrer Arbeit in dieser immensen Wirtschaftskrise entsprechend nachzukommen. Gerade durch die Einschränkungen und Versammlungsverbote ist auch die Durchführung der Aufsichtsratssitzungen schwierig: Präsenz-Termine sind nahezu undenkbar. Dies gilt vor allem vor dem Hintergrund, dass viele Aufsichtsräte aufgrund ihres fortgeschrittenen Alters zur Risikogruppe zählen und daher besonders Acht geben sollten.

Durch die Nutzung von digitalen Tools kann die Aufsichtsratsarbeit wie bisher fortgesetzt werden. Durch den Einsatz entsprechender Software können sämtliche Prozedere damit weitergehen. Auch wenn mittelfristig persönliche Treffen und vor allem auch eine Betriebsbesichtigung durch Video-Konferenzen nicht gänzlich ersetzt werden können: Die Nutzung von Software und den digitalen Tools bietet überhaupt erst die Möglichkeit, die Arbeit des Kontrollgremiums fortzusetzen wie vor der Corona-Krise.

Auch mittelfristig bieten digitale Tools die Möglichkeit, ortsunabhängig zu kommunizieren. Da die Mitglieder des Aufsichtsrates in den seltensten Fällen alle nahe am Unternehmenssitz wohnen, können hier zudem Reisekosten eingespart werden. Ganz abgesehen von der damit verbundenen Zeitersparnis, da die Anreise an den Ort der Aufsichtsratssitzung wegfällt.

Welche Gefahren bei mangelndem Fortschritt der Aufsichtsratsarbeit drohen

Es ist kaum absehbar, wie lange die derzeit geltenden Einschränkungen bestehen bleiben werden. Auch wenn mit einer Abkühlung der Konjunktur gerechnet werden musste, konnten auch renommierte Volkswirte und Institute diese gravierende Wirtschaftskrise nicht vorhersehen. Solide aufgestellte Unternehmen befinden sich nun in einer schwierigen Lage und sorgen sich um die Sicherung ihrer Liquidität. Die aktuelle Wirtschaftskrise wird mit der großen Depression vor 100 Jahren gleichgesetzt.

Gerade in dieser herausfordernden Zeit ist die Arbeit des Aufsichtsrates von immenser Bedeutung. Anders als sonst sollte der Austausch zwischen Vorstand und Aufsichtsrat nun deutlich intensiver sein als dies in wirtschaftlich guten Zeiten der Fall ist. Anders als in einer „normalen“ Wirtschaftskrise gibt es jedoch eine Besonderheit: Präsenz-Aufsichtsratssitzungen sind derzeit nahezu unmöglich. Auch wenn vor Ort ein ausreichender Abstand gewährleistet werden könnte, sollten Reisen derzeit vermieden werden. Sofern die Sitzungen nicht virtuell stattfinden, sondern verschoben werden, kann dies für Unternehmen sehr gefährlich werden: Denn gerade in einer besonders schlimmen Krise sind die Aufsichtsratssitzungen besonders wichtig.

Wie digitale Tools die Arbeit des Aufsichtsrates unterstützen können

Durch die derzeitigen sehr dynamischen Entwicklungen verändern sich Fakten manchmal innerhalb weniger Stunden. Daher sind verschickte Unterlagen für die anstehende Aufsichtsratssitzung schnell veraltet. Es besteht zwar die Möglichkeit, die aktualisierten Unterlagen mehrmals an die Mitglieder des Aufsichtsrates zu verschicken: Allerdings sorgt dies jedoch für eine Flut an E-Mails bei den Adressaten. Gerade derzeit werden diese sicherlich besonders viel zu tun haben und können so leicht den Überblick verlieren.

Durch den Einsatz entsprechender Software kann nicht nur die Effizienz der Arbeit des Aufsichtsrates erhöht werden. Auch sorgt dies für eine Arbeitserleichterung bei dem Personal, das für die Verteilung der Unterlagen für die Aufsichtsratssitzung zuständig ist.

Neben diesen beschriebenen Vorteilen bietet eine Software für die Aufsichtsratsarbeit auch einen weiteren entscheidenden Vorteil: Während der Aufsichtsratssitzung haben die Mitglieder über die Software Zugriff auf die Zahlen des Unternehmens. So kann beispielsweise der Umsatz der chinesischen Tochtergesellschaft im April direkt abgerufen werden.

Welche Vorteile der Einsatz digitaler Tools mittelfristig bringt

Die Einführung entsprechender Software bedarf zwar einiger Investitionen. Dies betrifft nicht nur die Lizenzgebühren, sondern auch eine entsprechende Schulung der Mitglieder des Aufsichtsrates. Allerdings erhöht dies gleichzeitig auch die Digitalisierungskompetenz der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder. Dies kann bei der Kontrollaufgabe und der Überwachung des Vorstandes allerdings von erheblichem Vorteil sein.

Auch können mittelfristig einige Sitzungen des Aufsichtsrates und der Ausschüsse virtuell stattfinden. Dies erleichtert möglicherweise dem ein oder anderen Mitglied auch die Teilnahme an den Sitzungen und könnte zu einer höheren Anwesenheit des Gremiums als Ganzes beitragen. Ganz davon abgesehen trägt das Abhalten einer virtuellen Aufsichtsratssitzung auch zu einer erleichterten Terminfindung bei. In der Regel sind die Mitglieder des Aufsichtsrates viel beschäftigt und haben folglich einen sehr vollen Terminkalender.

Sicherlich werden virtuelle Sitzungen des Gremiums Präsenz-Treffen nicht vollständig ersetzen. Dennoch bietet es die Möglichkeiten eines häufigeren Austausches. Mittelfristig stehen die eingesparten Reisekosten ggf. auch für die Erhöhung der Vergütung des Aufsichtsrates zur Verfügung. Denn die Anforderungen an die Mitglieder sind in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Wie die derzeitige Wirtschaftskrise zeigt: Die Anforderungen an den Aufsichtsrat werden in nächster Zeit auch eher zu- als abnehmen. Die derzeitige Krise sollte auch für die Arbeit des Gremiums als Chance genutzt werden, um gestärkt aus der Krise hervorzugehen.

Die Digitalisierung gewinnt im Bereich des Sitzungsmanagements von Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Was auch immer das individuelle Hauptziel einzelner Unternehmen ist, Effizienz oder Kostensenkung, die Digitalisierung kann die Neugestaltung von Prozessen und die Neudefinition von Rollen und Funktionen beinhalten. Dazu gehört nicht nur die Berücksichtigung der Kultur und Struktur der Organisation, sondern vor allem die Begleitung von Menschen und Teams bei der Entwicklung neuer Fähigkeiten.