Was ist Compliance-Überwachung und warum ist sie wichtig?

Angesichts der immer zahlreicheren regulatorischen Anforderungen ist es wichtiger denn je, sich ein klares Bild von Ihrer Leistung in Bezug auf gute Unternehmensführung und Compliance zu machen.

Die Unternehmen haben auf diese Herausforderung reagiert, indem sie immer strengere Programme zur Compliance-Überwachung eingeführt haben. Sowohl größere als auch kleinere Unternehmen stehen vor dem Problem, dass sie ihren Verpflichtungen in allen ihren Niederlassungen nachkommen müssen.

Im Folgenden wird erläutert, was Compliance-Überwachung ist und warum sie in der heutigen, von Rechtsvorschriften geprägten Unternehmenslandschaft so wichtig ist.

Was ist Compliance-Berichterstattung?

Compliance-Überwachung oder Compliance-Monitoring bezieht sich auf die Qualitätssicherungstests, die Organisationen durchführen, um zu überprüfen, wie gut ihre Geschäftsabläufe ihre regulatorischen und internen Prozessverpflichtungen erfüllen.

Die Notwendigkeit, die Compliance zu überwachen, ist häufig eine regulatorische Anforderung. Regulierungsbehörden wie die britische Financial Conduct Authority oder die International Organization for Standardization verlangen beispielsweise von Unternehmen, die eine Betriebsgenehmigung beantragen, dass sie ihre Pläne zur Compliance-Überwachung detailliert darlegen. Die Robustheit der Überwachungsprogramme von Organisationen kann ein zentrales Kriterium für die Einhaltung der für sie geltenden Vorschriften sein.

In der Regel ist ein spezielles Compliance-Team für die Überwachung der Compliance und der der täglichen Aktivitäten zuständig, wobei einschlägige Compliance-Tools zum Einsatz kommen, die die Kontrolle der täglichen Aktivitäten erleichtern. Dies wird durch eine Innenrevision erreicht, die insbesondere in größeren oder komplexeren Niederlassungen zusätzliche Kontrollen und Sorgfalt vorsieht.

Was wird durch die interne Compliance-Überwachung sichergestellt?

Die interne Compliance-Überwachung stellt sicher, dass die Belegschaft die Unternehmensrichtlinien und -verfahren befolgt. Während bei der Prüfung sichergestellt wird, dass die erforderlichen Kontrollen vorhanden sind, können Sie durch die Überwachung feststellen, ob die Personen in Ihrem Unternehmen diese Kontrollen bei ihren täglichen Aktivitäten befolgen oder nicht. Dies hilft Unternehmen, sich vor Haftungsansprüchen, Datenschutzverletzungen und kostspieligen Sanktionen wie Bußgelder durch die HIPAA zu schützen.

Der Umfang des Programms zur Überwachung der Einhaltung der Vorschriften hängt von der Größe der Organisation ab. Ein kleineres Unternehmen kann sich möglicherweise auf eine einzige Compliance-Verantwortliche verlassen. Im Gegensatz dazu kann in größeren Unternehmen ein ganzes Compliance- und Audit-Team für die Festlegung der Compliance-Audit-Strategie und die kontinuierliche Überwachung zuständig sein. In beiden Fällen kann die Technologie für das Richtlinienmanagement dazu beitragen, das Richtlinienmanagement zu rationalisieren und zu überprüfen, um eine einfache und genaue Berichterstattung zu ermöglichen.

Wie sollte ein Plan zur Compliance-Überwachung aussehen?

Bei der Ausarbeitung eines Plans für die Compliance-Überwachung sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen. Ihr Compliance-Bericht sollte folgende Kriterien erfüllen:

• Er sollte umfassend sein und muss alle Compliance-Risiken abdecken, mit denen die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens konfrontiert sind, sowie die Maßnahmen, die Sie zur Minderung dieser Risiken ergriffen haben.
• Er muss der Größe, Komplexität und Art Ihres Unternehmens sowie der Art und Anzahl der Risiken angemessen sein.

Der Compliance-Bericht sollte Folgendes beschreiben:

• Das Testprogramm
• Wer für die Durchführung der Maßnahme verantwortlich ist
• Wie oft die Tests durchgeführt werden
• Wie Sie die durchgeführten Tests aufzeichnen und belegen

5 Schritte zur Erstellung eines Programms für die Compliance-Überwachung

Programme zur Compliance-Überwachung sollten letztlich zwei Ziele verfolgen: die Einführung von Prüfverfahren und die Einhaltung der regulatorischen Anforderungen. Die Compliance-Überwachung kann die Haftung und die Geldstrafen im Zusammenhang mit Datenschutzverletzungen verringern, wenn sie effektiv durchgeführt wird.

Um ein Compliance-Programm zu erstellen, sollten Sie Folgendes tun:

1. Ein Compliance-Audit durchführen: Bevor Sie einen Plan erstellen, müssen Sie die Risiken, denen Ihr gesamtes Unternehmen ausgesetzt ist, gründlich überprüfen. Wenn Sie sich ein klares und vollständiges Bild Ihres Risikoprofils verschaffen, erhalten Sie eine solide Grundlage für Ihr Überwachungsprogramm und können sicherstellen, dass es in den von Ihnen bewerteten Bereichen keine Lücken gibt.
2. Bereiche mit dem größten Risiko ermitteln: Ihr Plan zur Überwachung der Einhaltung der Vorschriften sollte nicht nur weitreichend sein, sondern sich auch auf die Bereiche konzentrieren, die das größte Risiko darstellen. Auf diese Weise werden die Ressourcen – ob finanziell oder personell – auf die wichtigsten Bereiche konzentriert.
3. Ausrichten der Compliance-Berichterstattung: Ihre Compliance-Berichterstattung muss Ihre Strategie zur Einhaltung von Vorschriften unterstützen und ermöglichen, um sicherzustellen, dass die Bereiche, in denen Sie am meisten gefährdet sind, die größte Aufmerksamkeit erhalten.
4. Die Ergebnisse überwachen: Sobald der Plan steht, können Sie damit beginnen, die Wirksamkeit Ihrer derzeitigen Compliance-Ansätze zu messen, um die Bedeutung der Compliance-Überwachung zu erkennen. Zu den Überlegungen gehören die Methodik, die Sie anwenden möchten, und die Art und Weise, wie Sie die richtigen Personen für jedes Risiko zur Verantwortung ziehen werden.
5. Sachverständige beauftragen: Alle Bereiche, die Spezialwissen erfordern, bedürfen der besonderen Aufmerksamkeit der entsprechenden internen Sachverständigen. Sind einige Risiken miteinander verbunden oder voneinander abhängig? Können Sie in diesen Bereichen kollektive Berichte und Aktionspläne erstellen, die die Effizienz maximieren und Synergieeffekte nutzen?

Compliance-Überwachung und interne Revision

Die Innenrevision übernimmt oft dort, wo das Compliance-Team aufgehört hat. Während das Compliance- oder Risikoteam die erste Prüfungsrunde durchführt, wird in der Regel eine zweite Runde unter Leitung der Innenrevision eingeleitet. Manchmal findet dieser zweite Aspekt überhaupt nicht statt, entweder weil die Organisation zu klein ist, um eine eigene Innenrevisionsabteilung zu haben, oder weil die Ergebnisse der ersten Prüfungsrunde ausreichende Sicherheit gegeben haben.

Da der gesamte Bereich der regulatorischen Anforderungen immer komplexer wird und die Art der Geschäftstätigkeit ein umfangreiches Netz von Dritt- und sogar Viertparteien einschließt, stellen Unternehmen zunehmend fest, dass ein gewisser Grad an Automatisierung die Überwachung weniger fehleranfällig machen kann. Die Vorteile von Compliance-Lösungen sind hinlänglich bekannt, aber wenn es um die Überwachung geht, können sie besonders hilfreich sein, da sie automatisch prüfungsreife Berichte und übersichtliche Dashboards erstellen, die allen Beteiligten helfen, das aktuelle Gesamtbild zu verstehen.

Elemente eines Systems zur Compliance-Überwachung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Compliance zu überwachen.  In ihrer Gesamtheit ergeben die einzelnen Überprüfungen ein kohärenteres System zur Compliance-Überwachung, das proaktiv Risiken aufzeigt. Nehmen Sie die folgenden Punkte in die bewährten Compliance-Verfahren Ihrer Organisation auf.

Operative und Leistungsüberprüfungen

Die Dokumentation Ihrer Richtlinien und Verfahren ist eine Sache. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Personen in Ihrem Unternehmen diese Prozesse befolgen oder so effektiv arbeiten, wie Sie glauben. Auch wenn die Leistungsbeurteilung nicht direkt unter die Aufsicht des Compliance-Teams fällt, kann und sollten die Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Compliance beurteilt werden.

Leistungsbeurteilungen sollten in bestimmten Zeitabständen stattfinden und einem vorgeschriebenen Bewertungsansatz folgen, der sich auf die Aufgaben des jeweiligen Mitarbeiters bezieht. Diese Überprüfungen sollten auch dazu beitragen, Kommunikations- oder Betriebsprobleme, Personalverfahren und alles andere zu bewerten, was der Einhaltung der Vorschriften im Wege stehen könnte.

Richtlinienüberprüfungen

Die Unternehmenslandschaft ändert sich schnell. Die Vorschriften entwickeln sich ebenso weiter wie die Technologien und Arbeitsweisen. Das bedeutet, dass eine heute wirksame und regelkonforme Politik im nächsten Jahr vielleicht schon veraltet ist. Wirksame Compliance-Systeme sollten die Richtlinien und Verfahren der Organisation mindestens einmal jährlich überprüfen.

Compliance-Teams können die Überprüfung von Richtlinien und Verfahren aufteilen, indem sie den Bereichen mit dem größten Risiko Vorrang einräumen, solange alle Richtlinien innerhalb eines Jahres überprüft werden. Umfangreiche organisatorische Änderungen oder neue Gesetze, die sich auf das Unternehmen auswirken, sollten ebenfalls Anlass für eine Überprüfung der Richtlinien sein.

Warum ist die Compliance-Überwachung wichtig?

Auf einer grundlegenden Ebene stellt die Überwachung sicher, dass die Abläufe in Ihrem Unternehmen so funktionieren, wie sie sollen. Darüber hinaus kann es Bereiche aufdecken, in denen Verstöße gegen interne Richtlinien oder externe Vorschriften vorliegen – egal ob diese versehentlich oder absichtlich geschehen. Die Compliance-Überwachung kann positive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben.

Dazu gehören:

• Nachweis der Einhaltung von Richtlinien und Verfahren: Durch die Dokumentation der Existenz eines Prozesses kann eine Organisation mit Hilfe der Überwachung nachweisen, dass korrekte Verfahren die Norm sind und dass sie diese in der Regel konsequent durchsetzen. Dies trägt dazu bei, die negativen Auswirkungen abzuschwächen, wenn Verstöße einmal nicht auffallen sollten.
• Leistungsverbesserung: Um die Leistung zu verbessern – sei es bei der Einhaltung von Vorschriften oder in einem anderen Bereich – ist die Überwachung ein wichtiger erster Schritt. Zu wissen, wo man steht, ist der entscheidende Ausgangspunkt für Verbesserungen. Sie können nur dann sicher sein, dass Sie Lücken in Ihrem Ansatz erkannt haben, wenn Sie eine vollständige Scorecard entwickelt und strenge Überprüfungen anhand dieser durchgeführt haben. Es ist daher nicht verwunderlich, dass die Überwachung Ihres aktuellen Ansatzes eine der fünf anerkannten Stufen eines effektiven Compliance-Programms ist.
• Einhaltung der Vorschriften: In vielen Fällen – wie bei der britischen FCA, wie oben erwähnt – ist der Nachweis eines soliden und umfassenden Programms zur Überwachung der Einhaltung der Vorschriften eine wesentliche Voraussetzung für die Erteilung oder Beibehaltung des regulierten Status.
• Gründlichere Dokumentation: Die detaillierten Prüfpfade, die von automatisierten Compliance-Lösungen erstellt werden, können hier eine große Hilfe sein, da sie die Risiken und das Potenzial für Fehler beim manuellen Zusammentragen von Aufzeichnungen verringern und die Effizienz steigern, indem sie den Papierkram und die Verwaltung reduzieren, die Ihre Compliance-, Risiko- und Audit-Teams zu bewältigen haben.

Verbesserte Überwachung mit Software zur Compliance-Überwachung

Die Einhaltung von Vorschriften berührt alle Bereiche des Unternehmenslebens. Selbst Organisationen, die nicht von ihrem eigenen Sektor reguliert werden, müssen sich an staatliche oder branchenweite Vorschriften halten. Aus diesem Grund kann Ihr Compliance-Team, egal wie groß oder qualifiziert es ist, nicht immer alle Richtlinien oder Abteilungen im Auge behalten. Aber was wäre, wenn sie es könnten?

Software zur Compliance-Überwachung ermöglicht es Teams, wirksame und kontinuierlich überwachte Kontrollrahmen zu implementieren, die nicht nur Probleme beheben, sondern auch die Einhaltung der Vorschriften gegenüber den Beteiligten nachweisen. Eine gute Unternehmensführung ist nicht optional, ebenso wenig wie die Einhaltung von Vorschriften. Compliance-Software kann von unschätzbarem Wert sein, wenn es darum geht, den Weg zu einer zuverlässigeren Berichterstattung und damit zu einem regelkonformen Betrieb zu ebnen.

Erfahren Sie, wie die Lösungen für Compliance-Management und Richtlinienmanagement von Diligent Prozesse automatisieren können, die für ein effektives Programm für die Compliance-Überwachung unerlässlich sind.