Wie Aufsichtsrat und Interne Revision erfolgreich zusammenarbeiten

Damit der Aufsichtsrat seiner Aufgabe als Kontrollorgan nachkommen kann, ist eine gute Zusammenarbeit mit der Internen Revision unerlässlich. Wichtig ist dabei vor allem der Jahresbericht, den die Interne Revision dem Aufsichtsrat zur Verfügung stellt. Als Stabstelle kommt der Internen Revision im Unternehmen eine entscheidende Rolle zu, da sie direkt unterhalb des Vorstands des Unternehmens angesiedelt ist.

Was sich hinter der Internen Revision verbirgt

Die Interne Revision erbringt unabhängige und objektive Beratungs- und Prüfungsleistungen innerhalb eines Unternehmens. Dabei soll sie das Unternehmen unterstützen, seine Ziele zu erreichen. So kann sie einerseits Mehrwerte für das Unternehmen schaffen und andererseits für die Verbesserung von Geschäftsprozessen sorgen. Das lässt sich erreichen, indem die Interne Revision die Effektivität des Risikomanagements bewertet und bei einer Verbesserung behilflich ist. Gleiches gilt für den Führungs- und Überwachungsprozess im Unternehmen.

Die Interne Revision unterstützt den Aufsichtsrat und den Vorstand des Unternehmens. In den meisten Fällen ist sie direkt der Geschäftsführung eines Unternehmens unterstellt und fungiert somit meistens als Stabstelle. Die Einrichtung einer Internen Revision ist für Banken und Versicherungsunternehmen gesetzlich vorgeschrieben.

Welche Aufgaben die Interne Revision hat

Die Interne Revision ist ein wesentlicher Bestandteil der Corporate Governance eines Unternehmens. Insbesondere angesichts der zunehmenden Anzahl von Skandalen rücken die Aufgaben der Internen Revision in Unternehmen vermehrt in den Vordergrund. Dieser Trend zeigt sich auch bei den Fragen der Investoren auf den Hauptversammlungen der Unternehmen.

Unter Einbezug der Corporate Governance können die Aufgaben der Internen Revision in drei Kernbereiche unterteilt werden. Der erste Bereich umfasst die operative Kontrolle in den betrieblichen Prozessen des Unternehmens wie beispielsweise dem Vertrieb. Die Durchführung von Kontrollen innerhalb der betrieblichen Prozesse obliegt dabei grundsätzlich dem operativen Management der jeweiligen Abteilung des Unternehmens.

Im zweiten Kernbereich kümmert sich die Interne Revision um die prozessübergreifende Überwachung des Controllings, des Risikomanagements sowie der Compliance des Unternehmens. Die Überwachung der Unternehmensleitung ist der dritte Kernbereich, für den die Interne Revision zuständig ist.

Informationsversorgung des Aufsichtsrates

In der Geschäftsordnung der Gesellschaft ist genau geregelt, wie die Informationsversorgung des Aufsichtsrates durch die Interne Revision erfolgen muss. Da die Interne Revision als Stabstelle fungiert und somit dem Vorstand unterstellt ist, muss die Berichterstattung an den Aufsichtsrat zuvor mit dem Vorstand abgestimmt werden.

Für den Aufsichtsrat ist der Jahresbericht der Internen Revision von entscheidender Bedeutung. Außerdem sollte der Aufsichtsrat während des Geschäftsjahres durch aussagekräftige Quartalsberichte wesentliche Informationen über die Arbeit der Internen Revision erhalten, um eine entsprechende Unterstützung bei der Wahrnehmung seiner Kontroll- und Überwachungsfunktion zu haben.

Bei der Berichterstattung der Internen Revision an den Vorstand gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Bei der ersten Variante berichtet die Interne Revision zunächst an den Vorstand des Unternehmens. Im zweiten Schritt leitet der Vorstand den Bericht der Internen Revision an den Aufsichtsrat weiter. Wichtig ist bei dieser Variante jedoch, dass die Filterung von Informationen sowie inhaltliche Unterschiede bei der Weitergabe des Berichtes vom Vorstand an den Aufsichtsrat ausgeschlossen wird. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Aufsichtsrat den tatsächlichen Bericht erhält, ohne dass vom Vorstand entsprechende Anpassungen vorgenommen worden sind.

Alternativ zur ersten Möglichkeit kann die Interne Revision direkt an den Aufsichtsrat berichten. In diesem Fall kann ausgeschlossen werden, dass der Vorstand unerwünschte Informationen oder Tatsachen bei der Weitergabe des Berichtes herausfiltert. Bei dieser zweiten Variante ist es auch möglich, dass die Interne Revision dem Vorstand lediglich eine gekürzte Fassung des Berichtes für den Aufsichtsrat zur Verfügung stellt.

In der Praxis zeigt sich derzeit ein Trend hin zur direkten Berichterstattung der Internen Revision an den Aufsichtsrat. Sollte dies im eigenen Unternehmen anders gehandhabt werden, können sich einzelne Mitglieder des Aufsichtsrates für eine direkte Berichterstattung einsetzen.

Was der Jahresbericht der Internen Revision beinhalten sollte

Der Jahresbericht der Internen Revision sollte zum einen über die eigene aktuelle Situation berichten, damit der Aufsichtsrat seiner Aufgabe als Kontrollorgan entsprechend nachkommen kann. Dies betrifft beispielsweise die Entwicklung der Mitarbeiterzahlen oder aber auch die Besonderheiten im vergangenen Geschäftsjahr sowie der Schwerpunkt der Tätigkeiten. Daneben sollte der Bericht Auskunft über die Aufbauorganisation sowie den Revisionsprozess des Unternehmens geben.

Wünschenswert ist auch die Berichterstattung über die Personalausstattung: Dabei soll nicht nur über die quantitative Ausstattung, sondern auch über die Qualifikationen der Mitarbeiter berichtet werden. So hat der Aufsichtsrat einen detaillierteren Einblick in den Status quo und kann detailliertere Fragen an den Vorstand stellen. Neben der Personalausstattung sollte die Interne Revision den Aufsichtsrat auch über die eingesetzten Ressourcen sowie die Teilnahme an Weiterbildungen im abgelaufenen Geschäftsjahr informieren.

Zudem ist die Bestätigung wichtig, dass das Interne Kontrollsystem des Unternehmens funktioniert. Sollte dies nicht gegeben sein, muss der Aufsichtsrat eine entsprechende Verbesserung des Internen Kontrollsystems vom Vorstand verlangen bzw. Auskünfte darüber, wie dieses verbessert werden soll.

Die Interne Revision sollte den Aufsichtsrat ferner über Sonderprüfungen, externe Prüfungen sowie Projektbegleitungen informieren. Insbesondere bei börsennotierten Unternehmen ziehen sowohl Sonderprüfungen als auch externe Prüfungen möglicherweise negative Auswirkungen auf das Image des Unternehmens nach sich. Hier sollte der Aufsichtsrat daher ein besonderes Augenmerk darauf haben, wie dies im Unternehmen aufgearbeitet wird.

Abschließend sollte die Interne Revision den Aufsichtsrat über die Prüfungsplanung für das kommende Geschäftsjahr informieren. Auch über Abweichungen zur Planung und deren Gründe im Vergleich zum Vorjahr sollte sie berichten.