Wie das virtuelle Onboarding aus der Ferne gelingt

Seit fast einem Jahr arbeiten viele Menschen aufgrund der andauernden Pandemie im Homeoffice. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, während dieser Situation weiterhin neue Mitarbeiter einzustellen. Funktioniert Onboarding auch virtuell, aus der Ferne? Und wenn ja, wie?

In diesem Artikel möchte ich die Herausforderungen für die am Onboarding beteiligten Personen näher beleuchten und Lösungsansätze vorstellen, die sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren lassen.

Innovatives Pre-Boarding

Was in einem Pre-Boarding-Prozess außerhalb von Corona-Krisenzeiten bereits Standard sein sollte, gilt jetzt erst recht:                                               Bleiben Sie in Kontakt und senden Sie positive Signale!

Versenden Sie beispielsweise einen Willkommensbrief mit Informationen für die zukünftigen MitarbeiterInnen über:

– Notwendige Details über die technische Soft- und Hardware

– Mögliche Ansprechpartner für Fragen und Probleme

– Ablauf des ersten Tages sowie der Einarbeitungszeit

Schicken Sie noch vor dem Start eine kleine Aufmerksamkeit mit dem Willkommensbrief mit. Dies kann ein kleiner Blumenstrauß oder ein praktischer Werbeartikel mit dem eigenen Firmenaufdruck sein. Es zählt die Geste. Und die lohnt sich auf jeden Fall. Denn neue MitarbeiterInnen werden mit einer positiven Stimmung in den neuen Job starten.

Technische Infrastruktur

Ohne die richtige technische Ausstattung ist der Remote-Arbeitsalltag schwierig. Deshalb ist es wichtig, neuen Angestellten einen Laptop mit VPN-Zugang zur Verfügung zu stellen – notfalls auch per Post. Die IT-Abteilung installiert alle relevanten Standardprogramme, Kommunikationstools und Aufgabenplaner. Schon aus Gründen des Datenschutzes ist die Bereitstellung von Firmenlaptops und Mobiltelefonen wichtig.

Soziale Integration und Tools

Bieten Sie frühzeitig Einblicke in Ihr Unternehmen. Dies kann durch eine Onboarding-App, einen Newsletter oder den Zugang zum Intranet des Unternehmens geschehen. Onboarding-Tools sind praktisch und helfen bei der Vernetzung und dem Zurechtfinden in fremden Unternehmen. Über Onboarding-Apps werden neue Mitarbeiter zu Vertragsbeginn oder auch schon vorher virtuell abgeholt und lernen so Schritt für Schritt die Unternehmenskultur kennen. Auch die Einladung zu sozialen Netzwerken wie Facebook oder LinkedIn-Gruppen des Unternehmens sind gute Möglichkeiten zur Integration zukünftiger Mitarbeiter. Um Verbindungen herzustellen, kann auch eine Einladung zu virtuellen Schulungen vor dem offiziellen Start sinnvoll sein.

Orientierung und Kommunikation

Ist das neue Teammitglied endlich an Bord, schaffen Sie in der Einarbeitungsphase mit einem Orientierungsplan ein Gefühl der Sicherheit. Wenn möglich, sollten die Inhalte dieses Plans virtuell als Webinar, E-Learning-Kurs oder digitales Handout abrufbar sein. Wichtige Onboarding-Inhalte können auch von Teammitgliedern per Videochat und Bildschirmfreigabe vermittelt werden. Tägliche Teambesprechungen per Videochat sorgen für Struktur und helfen dem neuen Mitarbeiter, sich schneller zurechtzufinden.

Besonders wichtig ist es, Mitarbeitergespräche während der Remote-Office-Zeiten zu führen. So können Sie die Stimmung und den emotionalen Zustand Ihrer Mitarbeiter besser einschätzen. Anders als im Büro, wo Sie auch nonverbales Feedback aufgreifen können, müssen Sie in diesen Zeiten das Feedback bewusst aufnehmen und sich dafür sensibilisieren.

Fazit

Das persönliche Onboarding ist sicherlich durch nichts zu ersetzen. Dennoch mussten viele Organisationen ihre Onboarding-Prozesse überdenken. Viele Unternehmen, wie auch der Großkonzern Adidas, planen für die Zukunft einzelne Teile des Onboardings virtuell durchzuführen. Somit kann der Aufnahmeprozess verschlankt oder auf mehrere Tage ausgedehnt werden, je nachdem wie es die Unternehmensphilosophie zulässt. Allerdings werden nicht alle Prozesse reibungslos verlaufen. Offenheit und Ehrlichkeit sind ein guter Ratgeber für ein erfolgreiches digitales Miteinander.