Wie effizient sind Ihre Sitzungen?

Kennen Sie diesen Spruch? „Das Meeting hätte gut und gerne auch eine E-Mail sein können.“

Tja, wir alle kennen das selbst wohl zu gut. Diese Meetings, die ohne jegliche Agenda und Moderation laufen und sich auch noch wie Kaugummi dahinziehen. Eine Schar von Mitarbeitern sitzt um den großen Besprechungstisch herum, das Catering ist äußerst lecker und auch das Thema der Zusammenkunft hört sich vielversprechend an. Aber all das kann blitzschnell zerstört werden, wenn der Sitzung eine klare Struktur fehlt.

Und wussten Sie, dass…

• das untere und mittlere Management durchschnittlich in Meetings 30% seiner Arbeitszeit verbringt; das Top-Management um einiges mehr?
• 40% der Zeit, die Manager in Meetings verbringen, überflüssig ist?
• 60% aller Mitarbeiter mit den Sitzungsergebnissen unzufrieden sind?
• 70% aller Maßnahmen, die in Besprechungen beschlossen werden, nicht umgesetzt werden?
• 90% aller Manager die hier verbrannte Zeit „hinten anhängen“ müssen, um einen Teil ihrer Aufgaben noch zu erledigen? – den anderen Teil lassen sie unerledigt.

Diese Aussagen sind aus verschiedenen Studien zusammengetragen. Nicht effiziente und ineffiziente Besprechungen kosten Unternehmen jährlich Unsummen.

Was bedarf es aber für gutes Sitzungsmanagement? Hier sind meine Top 8 für Sie:

1. Nutzen

Überlegen Sie im Vorfeld immer, ob es einem Meeting bedarf oder ob man die Angelegenheit auch per Email klären kann. Besprechungen dienen dazu, Diskussionen zu führen, offene Fragestellungen zu klären und zu einem Ergebnis zu kommen.

2. Die Vorbereitung

Die Leitung einer Sitzung beginnt nicht erst mit dem Anfang der Besprechung, sondern mit der Vorbereitung. Die ungenügende Vorbereitung ist ein Hauptgrund für unproduktive Besprechungen und kann durch überlegte Vorbereitung deutlich verbessert werden. Jeder Organisator sollte sich deshalb vor jeder Sitzung folgende Fragen stellen:

3. Verantwortlichkeit

Dies ist einer der wesentlichsten Punkte. Um möglichst effektive Sitzungen gestalten zu können, muss die Verantwortlichkeit bestimmt sein. Es benötigt eine Person, die vor, während und nach der Sitzung den Überblick behält. Dieser ist notwendig, damit die Sitzung zielgerichtet ist und konkrete Schritte angegangen werden können. Oftmals ist diese Person die Assistenz.

4. Agenda

Die Agenda dient als Leitfaden und signalisiert, dass die Besprechung organisiert ist und ein Ablauf steht. Bestimmen Sie darüber hinaus einen Moderator für Sitzungsleitung und lassen Sie die Agenda allen Teilnehmern vorab zukommen.

5. Meeting Regeln

Klingt für viele zu banal, aber Meeting Regeln können tatsächlich das richtige Mittel sein, um dafür zu sorgen, dass die Besprechungen produktiv sind. Diese Regeln können rein mündlich vereinbart, aber auch schriftlich festgehalten werden, etwa auf einem Flipchart, das sichtbar im Raum steht.

Jeder muss sich gleichermaßen an die Regeln halten, ob nun neuer Kollege oder bereits langjährige Führungskraft. Hierarchien gelten hier ebenso nicht. Die Meeting Regeln sollten dabei die wichtigsten Grundsätze klären, die während der Besprechung gelten. Dies können beispielsweise sein:

• Jeder darf ausreden, ohne unterbrochen zu werden
• Im Meeting haben Smartphones nichts zu suchen
• Das Meeting beginnt und endet immer pünktlich
• Vorbereitung ist Pflicht
• Konstruktive Diskussionen ja, Streit nein

6. Sitzungsdauer

Wenn Sie wollen, dass die Teilnehmer pünktlich erscheinen, müssen Sie genauso konsequent dafür sorgen, dass das Meeting innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens beendet wird. Setzen Sie also unbedingt einen klaren Zeitrahmen und Deadlines und halten Sie diese auch ein. Damit Sie mit Ihrer Zeitplanung hinkommen, beachten Sie zudem bitte auch diese Punkte:

• Kalkulieren Sie stets Pufferzeiten und Pausen mit ein.
• Haben Sie immer einen Blick auf die Zeit. Unterbrechen Sie die Personen, die nicht zum Punkt kommen.
• Auch wenn Sie ein festes Zeitbudget haben: Sie müssen es nicht unbedingt ausschöpfen. Jeder freut sich, wenn die Runde vor dem geplanten Ende fertig wird.

 7. Protokolle

Für neue oder externe Gruppenteilnehmer dienen Protokolle als wichtige Informationsquelle. Vor allem, wenn mehrere Personen neu dazukommen, fehlt oft die Zeit für eine persönliche Einführung. Des Weiteren werden viele Entscheidungen getroffen, an die sich nach Monaten niemand mehr erinnern kann.

Erstellen Sie im Nachgang der Sitzung ein Protokoll und lassen Sie es allen Teilnehmern zukommen. Notieren Sie, wer was bis wann aus welchem Grund erledigen soll. Bringen Sie relevante Protokolle zur nächsten Konferenz mit und verweisen Sie darauf.

8. Die Nachbereitung

Die Nacharbeit entscheidet darüber, ob Ergebnisse, Entscheidungen und Ideen auch wirklich umgesetzt werden.  Dies gilt es, in der Nachbereitungsphase zu erledigen:

• Protokoll: Das Protokoll sollte zeitnah verschickt werden.
• Ziele überprüfen: Nachdem das Protokoll verschickt wurde, sollten die Gesprächspunkte und Ziele noch einmal überprüft werden.
• Folgetermin: Sollte es im Protokoll festgehalten worden sein, dass ein Folgetermin stattfinden soll, dann sollte dieser zeitnah eingestellt werden.
• Danke sagen: Auch an den Dank an alle beteiligten Personen sollte natürlich gedacht werden.

Was aber bedarf es noch für erfolgreiche Sitzungen? Eine versierte Assistenz natürlich. Denn für eine Vorstandsassistenz gehört neben der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Sitzung natürlich auch die effektive Entlastung des Führungsgremiums dazu. Denn auch Ihr Chef muss gut auf die Sitzung vorbereitet werden.

Folgende Punkte sollten Sie dabei beachten:

• Briefing: Tauschen Sie sich zeitnah mit Ihrem Vorgesetzten aus und stecken Sie Ziele und Erwartungshaltungen für die Sitzung ab.
• Dokumentation: Welche Unterlagen werden in welcher Form gebraucht? Arbeitet man bereits in einem papierlosen Büro und nutzt ein Board Portal? Oder ist man noch analog unterwegs und druckt sowie bindet die Unterlagen für alle Teilnehmer? Da die Vorbereitung der Dokumentation viel Zeit in Anspruch nimmt, sollte man diese rechtzeitig beginnen. Denn die Unterlagen sollen natürlich der gewünschten Qualität entsprechen.

Auch wenn die Verbesserung von Sitzungsunterlagen eine entscheidende Rolle spielt, zeigen Studienergebnisse von Forrester Consulting, dass es Vorständen und Aufsichtsräten schwerfällt, ihre Zeit effizient zu nutzen. 71% Prozent der Sitzungsunterlagen vor einer Vorstandssitzung sind mindestens eine Woche alt. Bei der Planung von Vorstandstreffen müssen die Vorstandsmitglieder und ihre Assistenzen sorgfältig vorgehen. Im Durchschnitt geht es in 46% aller Vorstandssitzungen darum, Berichte oder Präsentationen anzusehen. Lesen Sie die vollständige Studie hier.

• Zuarbeit: Wer muss was liefern? Auch hier gilt eine intensive Absprache mit dem Vorgesetzten, um die Arbeitsaufträge einzelner Personen zu verstehen.

Fazit

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbringen zu viel von ihrer Arbeitszeit in Meetings und Besprechungen und möchten diese natürlich so effektiv und wirkungsvoll wie möglich erleben. Setzen Sie daher die oben genannten Punkte doch einmal bei einer Ihrer nächsten Sitzungen um und Sie werden schnell merken wie effizient diese werden. Und in der heutigen Zeit sind Effizienz und Produktivität unsere steten Begleiter, wenn es um ein erfolgreiches und smartes Sitzungsmanagement geht.

Ich wünsche Ihnen schon jetzt gutes Gelingen.

Ihre Office Expertin

Diana Brandl