Wie Teambuilding im Aufsichtsrat gelingt

Die Mitglieder des Aufsichtsrates müssen als Teams sehr gut zusammenarbeiten. Dies zeigt sich insbesondere in Krisensituationen. Derzeit befinden sich viele Unternehmen aufgrund der Ausbreitung des Corona-Virus in einer noch nie dagewesenen Krisensituation. Hier zeigt sich besonders, wie wichtig die Zusammenarbeit eines Gremiums als Team ist.

Durch die Ausgangssperren und Verbote aufgrund der Corona-Pandemie bleiben für einige Unternehmen seit dem Frühjahr dieses Jahres Umsätze aus. Diese Ausnahmesituation führt dazu, dass das Thema Liquidität einem besonderen Augenmerk unterliegt. Die derzeitige Wirtschaftskrise und die bisherigen Maßnahmen des deutschen Staates übersteigen bereits jetzt die Maßnahmen während der Finanzkrise 2008.

In solchen Ausnahmesituationen zeigt sich, wie gut das Aufsichtsgremium als Team fungiert. Geeignete Teambuilding-Maßnahmen sollten bereits bei der Nachbesetzung von einzelnen Aufsichtsratsmandaten berücksichtigt werden. Auch dem Aufsichtsratsvorsitzenden kommt dabei eine wichtige Rolle zu.

Nachfolgeplanung bei der Neubesetzung von einzelnen Mandaten

In der Regel werden im Aufsichtsrat die Mandate nach und nach neu besetzt. Somit können die jeweils neuen Mitglieder sukzessive eingearbeitet werden. Langjähriges Erfahrungswissen muss nicht durch das Ausscheiden mehrerer langjähriger Mitglieder des Aufsichtsrates auf einen Schlag verloren gehen. Damit die Nachbesetzung auf diese Art und Weise gelingt, sollte der Aufsichtsrat eine Nachfolgeplanung ausgearbeitet haben. Denn nur so kann vermieden werden, dass unerwartet mehrere Mitglieder gleichzeitig ausscheiden.

Durch eine erfolgreiche Nachfolgeplanung des Aufsichtsrates und eine allmähliche Heranführung der neuen Mitglieder an die Aufgabe ist es möglich, herauszufinden, ob potenzielle Kandidaten für die Neubesetzung eines Mandates zum bisherigen Team passen. Denn für eine effiziente und effektive Zusammenarbeit bei der Kontrolle des Vorstandes ist es unerlässlich, dass die Mitglieder des Aufsichtsrates gut kooperieren können. Dies bedeutet jedoch keinesfalls, dass alle Mitglieder stets der gleichen Meinung sein müssen. Ein kontroverser Diskurs ist wünschenswert.

Für eine erfolgreiche Überwachung des Vorstandes ist es unerlässlich, dass der Aufsichtsrat als Team agiert. Dies zeigt sich beispielsweise gerade dann, wenn ein Vorstand aus persönlichen oder gesundheitlichen Gründen überraschend von seinem Amt zurücktritt und womöglich ein Interims-Vorstand kurzfristig übernehmen muss. Dann steht der Aufsichtsrat mitunter vor einer großen Herausforderung und hohem Zeitdruck, einen geeigneten Nachfolger zu finden.

Bei solchen Entscheidungen ist es wichtig, dass das Gremium als Ganzes harmoniert und als Team zusammenarbeitet. Sofern es Unstimmigkeiten zwischen einzelnen Mitgliedern des Aufsichtsrates und dem restlichen Gremium gibt, kann dies gerade in einer Ausnahmesituation zu Problemen führen. Dies gilt nicht nur bei einem kurzfristigen Ausfall wegen Krankheit eines Vorstandsmitglieds, sondern auch wenn der Aufsichtsrat den Vorstand abberufen möchte.

Nicht zu viele Mitglieder gleichzeitig austauschen

Wenn im Aufsichtsrat gleichzeitig zu viele Mitglieder ausgetauscht werden, besteht die Gefahr, dass das Teambuilding in den Hintergrund tritt. Gründe für den Austausch von sehr vielen Mitgliedern zur gleichen Zeit können entweder eine fehlende Nachfolgeplanung bei der Neubesetzung oder aber eine Krisensituation des Unternehmens sein. In einer Krisensituation kann es Gründe geben, einen Großteil des Aufsichtsrates auszutauschen. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn dem bisherigen Aufsichtsrat mehrere Vorwürfe bezüglich der Arbeit bei der Kontrolle des Vorstandes gemacht werden.

Beim Austausch vieler Mitglieder des Gremiums sollten neben den inhaltlichen Aspekten auch Maßnahmen zum Teambuilding ins Auge gefasst werden. Denn wenn viele neue Mitglieder im Gremium mitarbeiten, muss das Team erst neu eingespielt werden. Dies ist vergleichbar mit einem Fußballclub, der viele neue Spieler für die neue Saison verpflichtet hat: Auch diese müssen sich erst als Team einspielen.

Bei Maßnahmen zum Teambuilding bei größeren Veränderungen im Gremium sollte überlegt werden, Unterstützung durch einen externen Berater zu holen, der diesen Prozess begleitet. Die Zielsetzung dieser Maßnahmen ist nicht nur das gegenseitige Kennenlernen, sondern auch die gemeinsame Erarbeitung von gemeinsamen Aufgabenpaketen. Dadurch arbeitet das Gremium als Team besser zusammen und ist effektiver.

Wie Onboarding die Aufnahme neuer Mitglieder erleichtert

Sobald ein neues Mitglied in den Aufsichtsrat kommt, sollte das Unternehmen einen definierten Prozess für das Onboarding erarbeitet haben. Beispielsweise ist es sinnvoll festzulegen, welche Unterlagen für die Aufsichtsratsarbeit erforderlich sind und daher zur Verfügung gestellt werden sollten – zum Beispiel Protokolle vergangener Aufsichtsratssitzungen, die aktuelle Geschäftsordnung des Unternehmens oder aber auch die letzten Jahresabschlüsse.

Es kann auch hilfreich sein, dem neuen Aufsichtsratsmitglied ein erfahrenes Gremiumsmitglied als Mentor zur Seite zu stellen. Insbesondere bei der Übernahme des ersten Mandates gibt es sicherlich zahlreiche Fragen, die sich während der ersten Monate als Mitglied des Aufsichtsrates ergeben. Außerdem kann der Nachfolgeprozess durch diese Vorgehensweise besserbegleitet werden. Bald ausscheidende Mitglieder können ihren langjährigen Erfahrungsschatz an jüngere und weniger erfahrene Mitglieder des Gremiums weitergeben. So bleibt dieses Wissen auch nach dem Ausscheiden eines langjährigen Mitglieds eher erhalten, als wenn darauf verzichtet wird.

Wichtig während der Einarbeitungszeit von neuen Aufsichtsratsmitgliedern ist vor allem auch, dass während der Sitzung entsprechende Erläuterungen ausgetauscht werden, falls die Diskussion Inhalte vergangener Sachverhalte betrifft. Im Zweifelsfall sollte sich ein Gremienmitglied nicht scheuen nachzufragen, wenn relevante Informationen über die Historie von bestimmten Vorgängen fehlen oder wichtige Fragen offen geblieben sind.