Workflow-Management: Wie sicher ist Ihre Board Kommunikation?

Wann hat ihr Führungsgremium das letzte Mal ihre bestehenden Workflows evaluiert? Sind Ihre Daten und Dokumente geschützt, während Sie alle nötigen Prozesse vor, während und nach einer Sitzung durchlaufen? Wie sicher sind Sie sich, dass Sie keinen unnötigen Risiken ausgesetzt sind? Beschweren sich Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder, dass sie mehr Zeit benötigen, um die Unterlagen vor den Sitzungen zu prüfen?Bei der Überprüfung Ihres Workflow Managements, sollten Sie darauf achten, welche digitalen Tools Ihre Aufsichtsräte, Vorstände und Führungskräfte bereits verwenden. Besteht das Risiko, dass ein Programm oder eine Anwendung ein anderes mit Malware oder einem Virus infiziert? Angesichts der Tatsache, dass Datenschutzverletzungen tagtäglich auftreten, müssen wir anerkennen, dass Technologie sowohl unser Feind als auch unser Freund sein kann.

Der sicherste Weg, um Ihr Workflow Management zu verbessern und Ihre Daten zu schützen, ist die Verwendung von Diligent’s Secure Meeting Workflow und Secure File Sharing. Mit der Gewissheit, dass jede E-Mail-Kommunikation sowie jedes Dokument und jede Datei geschützt sind, kann sich Ihr Führungsgremium auf kritische Themen konzentrieren.

Wichtige Themen, die während der Sitzungen behandelt werden

Es genügt, einen kurzen Blick auf die Wirtschaftsnachrichten zu werfen, um zu erfahren, mit wie vielen Herausforderungen Vorstände und Aufsichtsräte zu kämpfen haben:

• CEO Vergütung
• Aktionärsaktivismus
• Risikomanagement
• Cyber Security
• Zusammensetzung und Vielfalt des Gremiums
• Transparenz und Verantwortlichkeit
• Strategie und Aufsicht
• Compliance

Gremien brauchen Tools, die es Ihnen ermöglichen effizient zu arbeiten.

Vorsicht bei der Optimierung des Workflow Managements

In der Eile, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen zu optimieren, ist es leicht wichtige Themen wie Sicherheit zu übersehen. Wenn nicht sichergestellt wird, dass die gesamte Kommunikation innerhalb des Führungsgremiums geschützt ist, besteht die Gefahr, dass Gremien unbeabsichtigt neue Probleme verursachen.

Sollte es zu einem Datenverstoß kommen, muss das Gremium seine volle Aufmerksamkeit darauf lenken. Das bedeutet, dass alle anderen Probleme, mit denen sie sich befassen sollten, in den Hintergrund treten. Mit einer Sitzungsmanagement Software wie Diligent Boards besteht keine Gefahr, dass Papiere oder Berichte fehlen, und Sie müssen sich nicht sorgen, dass Dokumente aus dem Ordner einer Sitzungsmappe herausfallen und in die falschen Hände gelangen. Mithilfe unserer Softwarelösungen können Sie große oder kleine Dateien und Dokumente mit oder ohne Markups übertragen und auf diese Weise schützen.

Gefahren bei unsicheren Workflows

Verwenden Sie immer noch Aktenordner mit zahlreichen Seiten? Benutzen Sie immer noch Ihr persönliches E-Mail-Konto, um Probleme mit anderen Vorstands- oder Aufsichtsratsmitgliedern zu besprechen? Mit welchem ​​Programm senden oder empfangen Sie Dateien? Google Drive oder Dropbox? In diesem Fall setzen Sie Ihre Dateien möglicherweise einem unnötigen Risiko aus.

Gremien, die keine sichere Sitzungsmanagement Software verwenden, setzen sich einer Vielzahl von Risiken aus. Dateien und E-Mails könnten gehackt und veröffentlicht werden. Somit werden Ihre vertraulichen Dokumente zu einer Zielscheibe für Cyberkriminalität.

Ein Datenverstoß hat zur Folge, dass Sie nicht nur wichtige Themen hinten anstellen müssen, um die Krise zu bewältigen, sondern dass Sie möglicherweise auch persönlich identifizierbare Informationen verloren haben. Allein das wird eine Kettenreaktion anderer Risiken auslösen. Sie könnten das Vertrauen Ihrer Aktionäre verlieren. Sie verstoßen möglicherweise gegen Gesetze wie die DSGVO. Eine einzige Schwachstelle kann dazu führen, dass Ihr Unternehmen seinen Wettbewerbsvorteil und seinen Ruf verliert, an dem Sie so hart gearbeitet haben.

Das Risiko, das besteht, wenn Sie keine sichere Sitzungsmanagement Software zu verwenden, ist offensichtlich. Heutzutage reicht bereits ein falscher Klick aus, um eine Krise auszulösen. Diligent Boards und alle weiteren Softwarelösungen, die zu unserer Governance Cloud gehören, sind die branchenführenden Lösungen für die sichere und effiziente Zusammenarbeit im Führungsgremium.