Wie Sie mit digitalen Tools Ihr Zeitmanagement optimieren

Zeitmanagement: Wir kennen es alle. Etwas, das uns gerne mal im Nacken sitzt. Geht es Ihnen ähnlich? Mit Sicherheit, denn Optimierung gibt es immer. In diesem Artikel erhalten Sie einen Einblick in die Umsetzung.

Viele von Ihnen haben sicherlich von der bewährten Zeitmanagement Methode von Pareto, ALPEN oder die ABC Analyse gehört. Diese bewähren sich immer, keine Frage.

Und die Pomodoro-Technik? Nun hinter dieser Methode versteckt sich keine Tomate, sondern eine Methode, die Ihr Zeit- und Selbstmanagement produktiver macht.

Das richtige Timing

Für die Pomodoro-Technik legen Sie sich eine Aufgabe zurecht und arbeiten strikte 25 Minuten fokussiert daran. Danach folgt eine Pause und anschließend wieder 25 Minuten Arbeit. Bis zu fünf Intervalle können Sie dafür nutzen und es wird Ihnen ein besseres Verständnis für Disziplin und Selbstkontrolle aufzeigen. Das Highlight dieser Methode ist die klassische Tomatenuhr, die sich immer noch in vielen Küchen wiederfindet. Ist der kleine Helfer in Form einer Tomate nicht parat, hilft auch der Wecker, das Handy oder eine Erinnerung per Outlook. Sie sehen, so ganz analog geht die Methode nicht immer.

Digitale Helfer beim Zeitmanagement

Spannend wird es im Zeitmanagement, wenn wir digitale Helfer zur Seite gestellt bekommen. Hier spielt uns die Digitalisierung gekonnt in die Karten, denn es gibt zahlreiche Tools und Apps, womit Sie punkten können.

Nutzen Sie beispielsweise schon ein Kanban Board? Dies kann sowohl analog, als auch digital genutzt werden und hilft dabei, projektbezogene Themen zu visualisieren und zu verfolgen. Ich selbst arbeite mit dem Kanban Board in beiden Formaten.

Darüber hinaus gibt es Apps, die unsere Produktivität messen und somit auch klar abbilden, was wir tun – und vor allem wie lange wir das tun. Wichtig dafür ist das exakte Zeittracking, welches oft zur Herausforderung wird. Nach einem langen Arbeitstag dienen die abrufbaren Reportings und Diagramme des Tools zur Veranschaulichung der genutzten Zeit.

Auch Apps zum Thema Digital Detoxing und der Fokusarbeit können hier helfen. Hierbei werden beispielsweise überflüssige Apps blockiert, um die Konzentrationsfähigkeit zu steigern.

Ansonsten gibt es natürlich eine Bandbreite an Tools, die für Zeitersparnis sorgen. Von der Planning Software, dem kollaborativen Arbeiten bis hin zum digitalen Notizbuch sowie interne Terminabstimmungstools. Auch das Führen digitaler To-do-Listen für das Management von Aufgaben, sind für den digitalen Arbeitsplatz von heute essenziell.

So unterstützt Sie Diligent

Zudem unterstützt Sie Diligent dabei das Zeitmanagement, insbesondere für Führungsteams und deren Assistenzen, positiv zu fördern.

Die Zeitersparnis ist gerade im Bereich der Vorstands-, Aufsichtsrats- sowie Gremiensitzungen im besonderen Fokus. Unternehmenslenker und all jene, mit denen sie agieren, setzen auf Effektivität und Produktivität im Arbeitsalltag. Mit Dilligent Boards gelingt eine Zeitersparnis durch effiziente Dokumentenverwaltung und höchster Schutz aller vertraulichen Daten.

Ein nützlicher Baustein von Diligent Boards ist die integrierte Protokoll Software. Hier können Assistenzen und Referenten ihre Protokollführung vor, während und nach einer Sitzung optimieren und damit bequem Aufgaben zuweisen und Mitglieder des Führungsgremiums benachrichtigen. Ein Gewinn für alle Akteure einer Sitzung und ein Schritt weiter in das agile Arbeiten.

Agiles Arbeiten bedeutet schnelle, agile Kommunikation. Fakt ist: E-Mails stellen für die Kommunikation auf Führungsebene ein hohes Risiko dar, da Nachrichten in einer unsicheren Umgebung verbleiben können. Hierfür entwickelte Diligent ein sicheres Messaging-Tool, um zu gewährleisten, dass vertrauliche Informationen auch wirklich vertraulich bleiben.

Zusammenfassend unterstützt Diligent Führungskräfte und Gremien mit Technologien, Informationen und Prozessen, die notwendig sind, um im heutigen digitalen Zeitalter zu wachsen und langfristig erfolgreich zu sein.

Fazit: Tools und Anwendungen bieten eine gute Unterstützung im Arbeitsalltag. Dennoch bedeutet gutes Zeitmanagement auch stringentes Selbstmanagement. Dazu gehören feste Abläufe, bewährte Routinen und natürlich die Vermeidung von Störfaktoren. Das klingt einfach – ist es jedoch nicht immer. Mit einer Prise Disziplin und der passenden Methode gelingt Ihnen aber auch das.