Was ist ein Board Portal?

Grundlagen eines Board Portals

Ein Board Portal ist eine Software zur sicheren digitalen Kommunikation zwischen Mitgliedern eines Führungsgremiums, einschließlich des Unternehmenssekretariats. Board Portale verfügen gewöhnlich über Messaging-Funktionen, Abstimmungstools, Meeting- und Tagesordnungsfunktionen sowie andere Tools, die für eine möglichst nahtlose Kommunikation sorgen. Die richtige Sitzungsmanagement Software für Ihr Unternehmen kann die Kommunikation vereinfachen und die Effizienz Ihres Führungsgremiums steigern. Einfach ausgedrückt: Mit einem Board Portal sparen Vorstände, Aufsichtsräte und Assistenzen wertvolle Zeit.

Die Wahl des richtigen Board Portals:

1. Nehmen Sie Ihre aktuelle Sitzungsmappenlösung unter die Lupe und identifizieren Sie Ihre drängenden Fragen. Ein papierloses Board Portal kann beispielsweise für Sicherheit sorgen und Versandkosten einsparen.
2. Legen Sie fest, welche unverzichtbaren Funktionen Ihr Board Portal haben muss, z. B. ein sicherer Messenger, Hilfe bei der Effizienzprüfung oder ein rund um die Uhr erreichbarer Kundensupport.
3. Nutzen Sie Ressourcen wie unseren Kaufratgeber, um die optimale Board Portal Software für Ihr Unternehmen und Führungsgremium zu finden.
4. Die Offline-Synchronisierung und eine Board Portal App für iOS, Android und den Web-Browser sind wichtige Funktionen für mehr Flexibilität in Ihrem Führungsgremium. Wählen Sie ein Board Portal mit den besten Optionen für Ihr Führungsgremium.
5. Vor der Zeit von online Board Portalen mussten Unternehmenssekretäre in mühevoller Arbeit gedruckte Sitzungsmappen erstellen und ständig aktualisieren. Da die Technologie weiterwächst, sollten Sie sich für eine Lösung mit den richtigen Tools entscheiden, damit Ihr Unternehmenssekretariat Ihr Führungsgremium optimal unterstützen kann. Am besten finden Sie heraus, wie Ihr Board Portal Ihr Unternehmenssekretariat unterstützt, indem Sie sich ansehen, welche Lösungen der Anbieter Ihres Board Portals aktuell und in Zukunft einsetzen wird. Es gibt zahlreiche Anbieter von Board Portalen auf dem Markt, die die elektronische Sicherheit erhöhen und eine produktivere Zusammenarbeit im Führungsgremium ermöglichen.

Bei der Suche nach der richtigen Board Portal Software gibt es fünf wichtige Fragen, die Sie jedem potenziellen Anbieter eines Board Portals stellen sollten:

1. Sicherheit: Wie sicher ist das Board Portal?

Sicherheit ist das Top-Thema von Führungsgremien, wenn es um die Entscheidung für eine neue Technologie geht – und das mit gutem Grund. Hacker sind rund um die Uhr aktiv, um elektronische Sicherheitsbarrieren zu durchbrechen und sich Zugang zu den Systemen einer Organisation zu verschaffen und Informationen auszuspionieren, zu stehlen oder zu erpressen. Oft bleiben die Aktivitäten von Hackern unbemerkt und ein Unternehmen bekommt nicht mit, dass seine Sicherheitsvorkehrungen kompromittiert wurden. Wenn Sie eine sichere Lösung wollen, benötigen Sie modernste Sicherheitsmethoden und Verschlüsselungen und nicht einfach nur ein anderes Dateiverwaltungssystem für Ihr Führungsgremium. Eine Board Portal Software sollte einem Unternehmen die Gewissheit vermitteln, dass seine vertraulichen Informationen und Finanzdaten sicher sind. Stellen Sie sicher, dass potenzielle Anbieter Ihnen durch ihre Sicherheitsmaßnahmen für Ihre Daten ein beruhigendes Gefühl geben. Denken Sie jedoch daran, dass der sicherste Weg auch der benutzerfreundlichste sein muss, da Mitglieder des Führungsgremiums andernfalls vielleicht nach einer (weniger sicheren) Ausweichlösung suchen könnten.

2. Akzeptanz: Wie einfach ist die Software zu bedienen und werden Schulungen angeboten?

Wenn die von Ihnen gewählte App nicht angenommen wird, ist die Investition umsonst und Sie verlieren dadurch eher an Sicherheit. Damit eine Board Portal Lösung von Ihrem Führungsgremium angenommen wird, muss auf sie über eine Vielzahl von Geräten zugegriffen werden können, sie muss einfach zu bedienen sein und es muss für die App rund um die Uhr Unterstützung erreichbar sein. Die Möglichkeit, Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratsunterlagen wie einen Papierausdruck lesen und mit Kommentaren versehen zu können, ist komfortabel und praktisch zugleich. Durch eine digitale Sitzungsmappe sollte man genauso einfach blättern können wie durch eine Papierversion, allerdings natürlich mit vielen zusätzlichen Funktionen. Eine papierlose Sitzungsmappe stellt für einige eine einfache Umstellung dar. Für andere, die seit Jahren gedruckte Sitzungsmappen verwenden, bietet der richtige Anbieter Optionen und Schulungen, die zögernden Nutzern den Umstieg erleichtern. Für viele Unternehmen lässt sich die richtige Lösung von jedem Mitarbeiter einfach bedienen und bietet bessere Funktionen als Papier.

3. Ruf und Service: Welchen Ruf hat die Marke auf dem Board Portal Markt und wie werden Sie damit unterstützt?

Es werden Dutzende von elektronischen Board Portalen angeboten, was die Wahl deutlich erschwert. Es ist wie beim Kauf eines Autos: Es gibt scheinbar unendlich viele Möglichkeiten, kein Auto gleicht dem anderen. Wie wissen Sie, ob das von Ihnen gewählte Unternehmen Ihre Schwachpunkte tatsächlich versteht und Ihnen bei der Lösung der Probleme Ihres Unternehmens helfen kann? Am Anfang steht ein exzellenter Kundenservice für die Schulung von Administratoren und Endbenutzern. Aber dieser Kundenservice muss auch während der gesamten Vertragslaufzeit eine tragende Säule bleiben, damit alle Benutzer die erforderliche Unterstützung erhalten und die Freude am Produkt nicht verlieren. Hier kann es wichtig sein, Meinungen von bestehenden Kunden einzuholen. Denn manchmal ist der angepriesene Kundenservice nicht so überzeugend, wie Sie ihn sich wünschen. Auszeichnungen für guten Kundenservice – wie die zahlreichen Auszeichnungen für Diligent Boardbooks – können auch darauf hinweisen, wie externe Dritte das Kundenerlebnis einschätzen, das ein Anbieter eines Board Portals Ihnen als Kunde bietet.

4. Governance: Wird dieses Board Portal Ihre Governance und Effizienz verbessern?

Einige Board Portale bieten Lösungen zur Verbesserung der Corporate Governance und der Effizienz. Durch Apps mit auf Governance ausgerichteten Funktionen kann die Zusammenarbeit in Ihrem Führungsgremium produktiver und sicherer gestaltet werden – vom Anzeigen und Signieren von Dokumenten bis zur Möglichkeit, über Abstimmungspunkte abzustimmen und Notizen mit Kollegen zu teilen. Mit einer Software, die die Zusammenarbeit von Führungsgremien außerhalb der einberufenen Sitzungen unterstützt, steht Führungskräften zudem mehr Zeit für strategische Aufgaben zur Verfügung. Wenn Dirketoren ihre Evaluierungen in einer App leichter vornehmen können, kann dieser Prozess dadurch sorgenfreier gestaltet werden. Ein Anbieter muss selbstverständlich auch mit der Gesetzgebung in Ihrem Land vertraut sein. Zum Beispiel ist die Offenlegung ein wichtiges Anliegen und eine App für Führungsgremien sollte in der Lage sein, Bedenken hinsichtlich der Offenlegung auszuräumen. Für viele Unternehmen ist die richtige Lösung ein umfangreiches Komplettpaket mit Corporate-Governance-Lösungen für global tätige Unternehmen mit vielen aktiven Einheiten.

5. Funktionalität: Welche Funktionen gibt es schon und welche Funktionen entwickelt das Unternehmen für seine Benutzer?

Die Vorbereitung auf eine Sitzung kostet viel Zeit, vor allem, wenn man in mehreren Führungsgremien sitzt. Dokumente werden zwar häufig aktualisiert, doch es kann für Mitglieder des Führungsgremiums schwierig sein, bei all den Änderungen den Überblick zu behalten und die Notizen effektiv zu nutzen. Stellen Sie sich vor, Sie melden sich an Ihrem bevorzugten Gerät an, um sich auf Ihre Sitzung vorzubereiten, und erhalten dabei in Echtzeit Benachrichtigungen über alle Änderungen in Ihrer Sitzungsmappe sowie Hinweise zu bearbeiteten oder entfernten Seiten. Das Teilen Ihrer Kommentare mit anderen oder das Löschen von Kommentaren sind weitere wichtige Funktionen. Grundfunktionen wie der Online- oder Offline-Zugang zu Ihren Sitzungsmappen und das Fortsetzen der Arbeit, während auf dem Computer eine Aktualisierung durchgeführt wird, erscheinen einerseits recht einfach, werden aber eventuell von einem potenziellen Anbieter nicht angeboten.

So kann Diligent und ein Board Portal helfen

Diligent bietet Unternehmen Corporate-Governance-Tools für optimale Sicherheit und Compliance. Eines der Kernprodukte im Produktangebot von Diligent ist Diligent Boards. Ein Board Portal ist eine sichere Plattform,  über die ein Führungsgremium seine Sitzungsmappen teilen kann – ohne das Risiko und die Zusatzkosten einer gedruckten Sitzungsmappe. Unternehmenssekretäre können Sitzungsmappen einfach überarbeiten und eine sichere Kommunikation in Form von Notizen, Unterschriften, Anmerkungen, Tagesordnungen und mehr für alle Beteiligten gewährleisten.