Diligent Boards war für Randstad der ideale Bewerber

Randstad Holding ist der zweitgrößte Personaldienstleiter der Welt. Das Unternehmen mit Sitz in Diemen (Niederlande) vermittelt den Einsatz von mehr als einer halben Millionen Zeitarbeitnehmern pro Tag. Randstad leistet einen wertvollen Beitrag zur Gesellschaft, indem das Unternehmen Arbeitnehmer und Arbeitgeber erfolgreich zusammenführt: Arbeitnehmer finden durch Randstad den Arbeitsplatz, für den sie am besten geeignet sind. Unternehmen erhalten Bewerber, die sich optimal für die zu besetzende Stelle eignen. Dieses Ideal spiegelt sich auch im Leitbild von Randstad wider: „Wir möchten bei der Gestaltung der Arbeitswelt eine führende Rolle übernehmen.“

Herausforderung: Hoher manueller Arbeitsaufwand um Vorstand und Aufsichtsrat gerecht zu werden

Die Länder in denen Randstad tätig ist, machen über 90 % des globalen Personalservicemarkts aus. Es ist nicht einfach, ein so großes Unternehmen mit derart vielen unterschiedlichen geografischen Standorten zu leiten. Jelle Miedema aus dem Unternehmenssekretariat von Randstad meint: „Wir haben ein dualistisches Führungssystem mit einem Vorstand und einem Aufsichtsrat. Bislang nutzten wir zur Verteilung der Unterlagen an die beiden Gremien eine Kombination aus E-Mails und Postversand.“ Der Vorstand von Randstad trifft sich alle zwei Wochen. Der Aufsichtsrat tagt sieben- bis achtmal pro Jahr. Die Mitarbeiter von Frau Miedema mussten so bis zu 35 Sitzungen pro Jahr vorbereiten. Über die Jahre hinweg wuchs die Menge an Informationen für das Führungsgremium deutlich an. Eine Vielzahl von Berichten der Personalabteilung sowie rechtliche, finanzielle und strategische Dokumente kamen hinzu. Damit den individuellen Bedürfnissen der Führungskräfte in Vorstand und Aufsichtsrat Rechnung getragen werden konnte, war sehr viel manueller Arbeitsaufwand erforderlich. Vor allem dann, wenn es zu den unvermeidlichen Änderungen in letzter Minute kam. Auch die Sicherheit stellte eine hohe Priorität dar.

Herangehensweise: Weiterempfehlung von anderen Führungsgremien

Die Mitglieder der Führungsgremien schlugen Frau Miedema vor, auf eine digitale Lösung umzusatteln. Diligent Boards™ wurde bereits von einigen Führungskräften im Unternehmen verwendet, somit entschied sich Randstad natürlich für diese Lösung. Welche Aspekte waren für Frau Miedema bei der Auswahl ausschlaggebend? „Die Benutzerfreundlichkeit ist für die Verwaltung wie auch die Mitglieder des Führungsgremiums gleichermaßen wichtig. Diligent Boards war im Vergleich zu anderen Lösungen ganz besonders intuitiv in der Bedienung.“ Die Sicherheit spielte ebenfalls eine große Rolle. Die Unterlagen von Randstad waren kursrelevant und somit vertraulich. Jegliche Datenlecks hätten große Auswirkungen auf den Unternehmenswert gehabt. Innerhalb weniger Monate stattete Randstad 20 Mitglieder des Führungsgremiums mit Diligent Boards aus. Der Umstieg gelang laut Frau Miedema „absolut reibungslos“.

Ergebnisse: „Es ist jetzt so viel einfacher“

Diligent Boards ist für Randstad eine echte Win-Win-Lösung: Für das Sekretariat können Änderungen in letzter Minute nun stressfrei implementiert werden. Außerdem braucht es keine teuren Kurierdienste mehr. Und die Mitglieder des Führungsgremiums haben nun stets alle erforderlichen Unterlagen auf dem Tablet zur Hand und können sich auf die zahlreichen unterschiedlichen Themen der Sitzungen vorbereiten. „Der Ansatz von Diligent macht unser Leben leichter. Ob es nun die Möglichkeit ist, tausende Seiten an Berichten zu archivieren und jederzeit zur Hand zu haben, oder zu wissen, dass jederzeit sichere und aktuelle Informationen für die Entscheidungsfindung zur Verfügung stehen: Es ist jetzt so viel einfacher geworden“, meint Jelle Miedema.