Effiziente Ressourcenförderung in der Vorstandsetage von Lonmin

Lonmin gehört weltweit zu den größten Platin-Produzenten in Südafrika. Der Unternehmenshauptsitz befindet sich in London. Das Führungsgremium von Lonmin tagt sechsmal im Jahr. Zwei Sitzungen finden in Südafrika statt. Je nach Situation im Unternehmen sind oftmals zusätzliche Sitzungen erforderlich. Die Sitzungen werden von Rob Bellhouse aus dem Unternehmenssekretariat von Lonmin organisiert. Bellhouse ist außerdem für die Regulierungsaufgaben zuständig, die die Notierungen des Unternehmens an der Börse in London und Johannesburg mit sich bringen.

Herausforderung: „Es war uns einfach nicht möglich, die Papierunterlagen rechtzeitig an die Empfänger zuzustellen.“

Die Mitglieder des Führungsgremiums von Lonmin befinden sich in unterschiedlichen Gerichtsbarkeiten. Die Hälfte wohnt in Südafrika, andere in Großbritannien und eine Person in Spanien. Alle Mitglieder des Führungsgremiums haben einen hektischen Reiseplan. Daher war es für die Mitarbeiter von Rob Bellhouse schwierig, Sitzungsunterlagen im herkömmlichen Papierformat rechtzeitig zusammenzustellen. Er berichtet: „Die Reisepläne und unterschiedlichen Standorte erschwerten unsere Arbeit. Es war uns einfach nicht möglich, die Papierunterlagen rechtzeitig an die Empfänger zuzustellen.“

Der für das Zusammenstellen der Sitzungsunterlagen erforderliche Aufwand war so groß, dass ganze sechs Personen vollauf damit beschäftigt waren, zu fotokopieren, zu lochen, zu binden und zu sortieren. Bellhouse bezeichnet den ganzen Vorgang als „Albtraum“. Für die Nutzer war der Vorgang ebenso unpraktisch. Manche Sitzungsunterlagen bestanden aus bis zu 300 Seiten. Wenn ein besonderes Ereignis anstand, beispielsweise die Genehmigung eines Emissionsprospekts oder die Überprüfung eines Jahresberichts, verdoppelte sich die Anzahl der Seiten oder verdreifachte sich sogar. Manchmal wurden die Berichte aus solchen Gründen auf

über 850 Seiten aufgebläht. Hinzu kamen noch die Unterlagen für Ausschusssitzungen, die zeitgleich mit den Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen stattfanden. So kam es, dass die Teilnehmer häufig mit Aktenordnern voller Papierstapel anreisen mussten.

Auch die Sicherheit stellte ein Problem dar bei der Nutzung von Papier. So bestand etwa die Gefahr, dass per Kurierdienst versandte Unterlagen bei der Zustellung unbeaufsichtigt vor dem Haus eines Empfängers abgelegt würden. Die Entsorgung alter Dokumente stellte ebenfalls ein Sicherheitsproblem dar. Einige Nutzer sandten sie zur ordnungsgemäßen Entsorgung an das Unternehmen zurück, andere bewahrten sie jedoch in ihren Büros zu Hause auf. Entsprechend verlor das Unternehmen die Übersicht, was danach mit diesen Kopien geschah. Im Lauf der Zeit wurde deutlich, dass Sitzungsunterlagen aus Papier für das Führungsgremium von Lonmin keine dauerhaft tragfähige Lösung mehr darstellten.

Herangehensweise: Suche nach optimale Backend-Funktionalität und überzeugendes Frontend

Bei der Suche nach einer digitalen Lösung prüfte Bellhouse alle verfügbaren Angebote auf dem Markt sorgfältig. Er fand mehr als ein Dutzend Anbieter, die er schließlich auf eine Auswahl von drei Portallösungen eingrenzte. „Wir suchten nach einer überzeugenden Lösung, die sowohl zuverlässige Sicherheit und optimale Backend-Funktionalität für das Sekretariat als auch ein überzeugendes Frontend auf dem iPad für die Direktoren bietet“, erinnert sich Bellhouse.

Das einzige Unternehmen, das alle Kriterien von Lonmin erfüllen konnte, war Diligent. Zu den Eigenschaften der Diligent Boards-Lösung, die besonders positiv hervorstachen, gehören die benutzerfreundliche Lesbarkeit und die Möglichkeit zum Hinzufügen von Kommentaren für die Direktoren sowie die beeindruckenden Sicherheitsvorkehrungen. Lonmin engagierte sogar einen IT-Experten, der die Lösung in Bezug auf die Sicherheit testen sollte. Nachdem alle Anforderungen erfüllt waren, entschied sich Lonmin für die Nutzung von Diligent.

Ergebnisse: Unmittelbare Akzeptanz

Vor der ersten Vorstandssitzung, bei der das Portal zum Einsatz kommen sollte, baten einige Teilnehmer um Papierausdrucke, da sie davon überzeugt waren, dass die Lösung ihre Anforderungen nicht erfüllen würde. Rob Bellhouse konnte jedoch bestätigen, dass dafür bereits nach der ersten Sitzung keine Notwendigkeit mehr bestand. „Nachdem sie die Diligent Boards-Lösung ausprobiert hatten, waren die Direktoren von der einfachen Lösung überzeugt und akzeptierten sie praktisch unmittelbar. Der Wechsel von Papier zum iPad erfordert zwar eine gewisse Umstellung, aber mit Diligent Boards war der Umstieg in unserem Unternehmen kein größeres Problem.“

Außerdem kann Lonmin nun Änderungen in letzter Minute vornehmen und gewiss sein, dass die Führungskräfte weltweit diese Änderungen in Echtzeit erhalten. Zwar hat Bellhouse die Kosteneinsparungen niemals berechnet, aber seiner Meinung nach sind sie offensichtlich. „Logisch: Papier verursacht Kosten. Viele unserer Direktoren befinden sich zudem außer Landes und wir mussten Kurierdienste bezahlen, die die Sitzungsunterlagen über Nacht auslieferten. Das ist teuer. Letztlich interessieren uns aber die Vorteile in Bezug auf die Effizienz noch mehr. Und diese Verbesserungen waren wirklich beeindruckend.“

„Wir suchten nach einer überzeugenden Lösung, die sowohl zuverlässige Sicherheit und optimale Backend-Funktionalität für das Sekretariat als auch ein überzeugendes Frontend für die Direktoren bietet. Das einzige Unternehmen, das alle Kriterien von Lonmin erfüllen konnte, war Diligent.“