MPREIS vertraut auf Diligent Boards um Datensicherheit zu gewährleisten

MPREIS, das Tiroler Familienunternehmen wurde 1919 gegründet. Heute ist MPREIS der größte private Arbeitgeber in Westösterreich mit über 5000 MitarbeiterInnen, 261 MPREIS Märkten und 172 Baguette Bistros, sowie einer eigenen Bäckerei und einem eigenem Fleischzerlegebetrieb. Das Tiroler Familienunternehmen wirtschaftet nachhaltig, schafft Lebensqualität im Alltag, fördert die lokale Wirtschaft und sichert Arbeitsplätze vor Ort. In der Vermarktung regionaler Lebensmittel nimmt das familiengeführte Unternehmen eine Pionierrolle ein.

Email und Papier bieten keine Datensicherheit

100 bis 150 Seiten pro Sitzung. 4 verschiedene Gremien, die sich mindestens vierteljährlich treffen. Die Geschäftsführung kommt sogar zwei Mal die Woche zusammen. Wie bei vielen Großunternehmen ist der Arbeitsaufwand für die Vorbereitung einer Sitzung auch bei MPREIS nicht zu unterschätzen.

Unterlagen müssen gesammelt werden, dann zu einer PDF Datei zusammengefügt und im Anschluss an alle Teilnehmer der Sitzung verschlüsselt per Email verschickt werden. So oder so ähnlich laufen die Prozesse bei den meisten Unternehmen ab. „Die Datensicherheit war dadurch einfach nicht gegeben und das gesamte Verfahren dauert sehr lang“, so Lisa Fuchs, Assistentin der Geschäftsführung bei MPREIS. Darüber hinaus wurden die Sitzungsmappen dann auch noch ausgedruckt wie sich Frau Fuchs erinnert – ein beachtlicher Papierverbrauch, der sich leicht vermeiden lassen kann.

Eine Ӓnderung der Gewohnheiten

Die IT Abteilung von MPREIS hatte bereits seit Längerem nach einem Board Portal gesucht und einige Anbieter miteinander verglichen. Für das Familienunternehmen waren die Vielzahl an Funktionen von Diligent Boards und die kompetente Beratung am Ende ausschlaggebend. „Diligent ist auf unsere individuellen Wünsche und Anforderungen eingegangen und war sehr flexibel. Zudem war es offensichtlich, dass die Lösung für unsere Gremien sehr gut umsetzbar sein würde.“

Wie bei jeder Einführung eines neuen Systems oder einer neuen Arbeitsweise sind nicht immer alle von Beginn an begeistert. Menschen haben ihre eigenen Gewohnheiten. Ein Aspekt, der nicht zu unterschätzen ist. Auch bei MPREIS hatten insbesondere die älteren Generationen zu Beginn ihre Bedenken. Immerhin hatten sie jahrelang ihre Sitzungsunterlagen immer ausgedruckt vor sich liegen und auf einmal sollte alles elektronisch erfolgen.

Aus diesem Grund spielt die Einschulung eine besonders wichtige Rolle. Im Fall von MPREIS wurde die Einführung in Diligent Boards in mehreren Schritten durchgeführt. Zunächst online und im Anschluss nochmals vor Ort.

Durch die intuitive Benutzeroberfläche von Diligent Boards konnten sich die Mitglieder des Gremiums allerdings im Handumdrehen an die Software gewöhnen. Schon nach wenigen Sitzungen waren sie sich einig, dass sie die richtige Entscheidung getroffen haben.

Niemand hat mehr alte Unterlagen vor sich

„Die Zeit, die wir durch Diligent Boards sparen, ist nicht mit unseren vorherigen Prozessen vergleichbar“, so Frau Fuchs. „Sobald alle Unterlagen von den Gremienmitgliedern da sind, sind jegliche administrative Arbeiten in weniger als einer Stunde erledigt.“ Ein weiterer Vorteil, den MPREIS besonders zu schätzen weiβ, sind die unterschiedlichen Berechtigungseinstellungen, wodurch man genau festlegen kann, wer was sehen soll. Dies war vorher durch E-Mail-Versand selbstverständlich nicht möglich. „Darüber hinaus muss niemand mehr Angst haben, dass jemand im Raum sitzt, der noch alte Unterlagen vor sich hat. Auf Ӓnderungen können spontan eingegangen werden und selbst die Tagesordnung kann in der letzten Minute noch geändert und aktualisiert werden. Ich habe auch das Gefühl, dass die Sitzungen strukturierter sind und die Teilnehmer besser folgen können, da man problemlos zwischen den Seiten hin und her blättern kann, falls man mal etwas nachschlagen muss.“

Ein weiterer Vorteil ist die automatische Archivierung der Unterlagen. „Wenn zuvor die Unterlagen irgendwo abgelegt wurden, war es schwer einen Überblick darüber zu behalten, wo was zu finden ist. Jetzt hat jeder Zugriff zu archivierten Sitzungsmappen.

Unsere Erfahrung mit Diligent Boards ist durchweg positiv. Die gesamte Organisation und Durchführung unserer Sitzungen ist sehr viel übersichtlicher und erheblich vereinfacht“.