Verwaltung der Dokumente von Führungsgremien
Das Analysieren, Besprechen und Entscheiden über komplexe Fragen zu Compliance, Risikomanagement und Governance in den unterschiedlichsten Branchen ist ein Unterfangen, das schnell eine Vielzahl von Papierunterlagen umfasst. (Denken Sie beispielsweise an die Berichte mit Tausenden von Seiten.)
Unmengen an über Nacht erstellte Sitzungsmappen in Papierform erfüllen am nächsten Tag u. U. nicht mehr die Erfordernisse der dann stattfindenden Sitzung des Führungsgremiums oder sie lassen Themen unberücksichtigt, die eine ganzjährige Betrachtung erfordern. Sie sind zudem umständlich, schwer im Rahmen der Zusammenarbeit durchzusehen und zu kommentieren, und spiegeln möglicherweise nicht die aktuellsten Änderungen wider.
Die Anforderung: Die richtige Information zur richtigen Zeit
Einem Direktor, der sich unterwegs vorbereitet, müssen die oft sehr umfangreichen Informationen in einem Format bereitgestellt werden, das eine schnelle Durchsicht vor den Sitzungen ermöglicht, ohne dabei wichtige Details zu übersehen, und ein komfortables Durchsuchen und Referenzieren während der Besprechungen unterstützt. Für einen Administrator muss die Verwaltung der Sitzungsunterlagen von Führungsgremien eine sichere Dokumentenfreigabe und spontane Aktualisierungen unterstützen.
Die Antwort: Nahtlose Zusammenstellung und Zusammenarbeit
Die ideale Lösung für die Verwaltung der Dokumente von Führungsgremien muss für mobile Geräte optimiert sein und eine geräteübergreifende Synchronisierung auf Smartphones, Tablets und Laptops erlauben. Sie muss sicher sein und über Verschlüsselung und Protokolle verfügen, die den neuesten Best Practices im Bereich Cybersecurity entsprechen. Und insbesondere muss sie gewährleisten, dass die mühsame, zeitintensive Verwaltung und Vorbereitung der Sitzungsunterlagen von Führungsgremien einfach, effizient und effektiv bewältigt werden kann.
Für Administratoren bedeutet dies, sie müssen die neuesten relevanten Informationen, die nicht selten mehrere Tausend Seiten umfassen, den Direktoren extrem schnell und ohne Beeinträchtigungen zur Verfügung stellen.
Für Direktoren bedeutet dies, dass sie stets die für die Entscheidungsfindung wichtigen Informationen zur Hand haben und mit direkten Links zu den Begleitdokumenten wechseln und sofort die Dokumente bearbeiten, kommentieren und besprechen können.
Eine Lösung, die den Prozess vereinfacht
Diligent entwickelte aufbauend auf der weltweiten Zusammenarbeit mit insgesamt 145.000 Mitgliedern der Führungsgremien von Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen und Regierungsbehörden Diligent Boards. Das branchenführende Portal für die Dokumentenverwaltung von Führungsgremien bietet in einem intuitiven Online-Tool eine sichere Dokumentenfreigabe, die Zusammenarbeit in Echtzeit und einfach durchsuchbare Archive.