Sicherer virtueller Datenraum

Grundlagen zum virtuellen Datenraum

Die Due Diligence von Investoren ist ein wichtiger Bestandteil jeder Transaktion und der richtige Datenraum erleichtert diesen Prozess. Zu wissen, ob ein Investor ein Dokument angesehen, eine Notiz erstellt, eine Änderung vorgenommen oder kein Interesse mehr hat, kann dazu führen, dass eine Investition getätigt oder abgebrochen wird. Wenn Ihr Unternehmen ein Startup ist, das einen Datenraum zur Sicherung einer Finanzierungsrunde nutzt, kann es für Sie – und Ihre Investoren – beruhigend sein, alle Ihre Dokumente an einem sicheren Ort zu kontrollieren.

Tipps zur Auswahl eines Datenraum-Anbieters:

• Beachten Sie unbedingt die Sicherheitsbewertungen und die Zertifizierungen aller potenziellen Anbieter. Beispielsweise gelten ISO/IEC 27001 und 27002 im Allgemeinen als das höchste Maß an Informationssicherheit, das ein Anbieter vorweisen kann. Solche Zertifizierungen sind mehr als bloße Zahlen: Sie sind ein Versprechen einer unabhängigen Stelle, dass das Tool oder die Software, für die Sie sich entscheiden, Sicherheit genauso ernst nimmt wie Sie.
• Viele Tools versprechen zwar, dass sie in andere Plattformen integriert werden können, aber Sie müssen die Sicherheit dieser Integrationen gründlich prüfen. Es ist zwar einfach, einen öffentlichen E-Mail-Dienst wie Gmail oder eine Software-Suite wie Microsoft Office zu integrieren, aber fragen Sie sich, ob das etwas ist, was Sie sich wirklich wünschen. Schließlich sind öffentliche E-Mail-Dienste auf keinen Fall sicher und die Synchronisation Ihrer Daten mit anderen Tools oder Plattformen kann die sichere Nutzung des Tools, das Sie ausgewählt haben, beeinträchtigen. Warum sollten Sie sich für eine Software oder ein Tool entscheiden, das Sie schützt, das aber Ihre Daten an ein anderes Tool sendet, das diese Informationen öffentlich zugänglich macht?
• Denken Sie an Ihre Zukunft. Zwar stellen viele kleine Online-Datenraumanbieter einen sicheren Ort bereit, um Dokumente während eines Fusions- und Übernahmeverfahrens oder einer offenen Finanzierungsrunde aufzubewahren, aber genau dort endet dann auch deren Angebot. Suchen Sie nach Tools, die andere Optionen zur Unterstützung Ihrer geschäftlichen Anforderungen anbieten, die weit über den Bedarf eines einzelnen Datenraums hinausgehen.

Virtuelle Datenräume für Fusionen und Übernahmen, Private Equity und mehr!

Diligent Corporation ist ein sicherer Anbieter von Tools, die Unternehmen bei der Governance helfen. Das wichtigste Tool ist das Board-Portal Diligent Boards, das vielseitig einsetzbar ist – zum Beispiel in einem virtuellen Datenraum. Viele unserer Kunden fragen sich zunächst, was ein Board-Portal ist, und erfahren dann, wie ein Portal-Tool sie dabei unterstützen kann, die Kommunikation im Führungsgremium sicherer zu gestalten. Schließlich sind viele der Dokumente, die üblicherweise in virtuellen Datenräumen zu finden sind – wie Sitzungsprotokolle von Führungsgremien und Dokumente von leitenden Angestellten, Direktoren und Gremien – bereits bestens für ein Board-Portal wie Diligent geeignet!

Online-Datenräume fördern schnelleres Arbeiten: die größten Vorteile eines virtuellen Datenraums

1. Papierloses Arbeiten: Papierloses Arbeiten hilft nicht nur der Umwelt, sondern auch Ihrem Team – und zwar auf zwei bedeutende Arten. Bei großen Fusionen und Übernahmen oder Anwaltskanzleien, die zahlreiche Mandanten und Verträge betreuen, wird Papier zu einem lästigen Problem. Tausende Seiten werden ausgedruckt und ein einziger Rechtschreibfehler oder die Änderung eines Einzelpostens kann bedeuten, dass alles noch einmal gedruckt werden muss. Ein Online-Datenraum hingegen spart Arbeitskosten und Zeit – denn es muss nichts gedruckt werden. Papierloses Arbeiten trägt außerdem zu einer hohen Sicherheitsstufe bei. Wie schnell kann eine Aktentasche oder ein Koffer mit rechtlichen Dokumenten in einem Restaurant vergessen werden. Die Kosten für die verlorenen Daten können untragbar werden – vor allem für ein Startup-Unternehmen. Online-Datenräume ermöglichen es Ihnen, den Zugriff für eine Person zu sperren, sobald ihre Aufgabe erledigt ist oder sobald Sie über ein verlorenes Gerät informiert werden.
2. Effizienz: Wenn Sie mit vielen Investoren oder Kunden zusammenarbeiten, müssen zahlreiche Dokumente unterschrieben werden. Der richtige virtuelle Datenraum ermöglicht es Ihnen, Informationen mit den richtigen Personen auszutauschen sowie Unterschriften zu erhalten und sicherzustellen, dass nichts fehlt, was für einen Geschäftsabschluss benötigt wird. Die richtige Organisation hilft Ihrem Unternehmen und Ihren Geschäften, sich schneller zu entwickeln.
3. Kosteneinsparungen: Die Vorlaufkosten für einen virtuellen Datenraum erscheinen zunächst zwar hoch, allerdings ist es wichtig, abzuwägen, welchen Nutzen diese Kosten im Laufe der Zeit bringen. Die Gewissheit, dass Ihre Dokumente an einem sicheren Ort sind, lässt sich nicht mit Geld aufwiegen. Jedoch können sich potenzielle Geschäftsreisen zu und von einem Kunden oder Investor, um Dokumente vorzulegen und Unterschriften zu erhalten, schnell summieren. Mit einem virtuellen Datenraum werden diese Kosten sofort eingespart. Es werden auch keine Dokumente gedruckt – oder nachgedruckt –, nur um herauszufinden, dass sie nicht mehr benötigt werden.
4. Transparenz und Eindruck: Es ist wichtig, Ihren Kunden, Investoren oder Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern. Der Einsatz eines VDR kann eine organisierte Umgebung schaffen, in der jeder mühelos tätig sein kann. Diese Transparenz ist viel einfacher, als sich zu fragen, wo ein bestimmtes Dokument sein könnte, oder Unterschriften nachjagen zu müssen. Es kann besonders für Organisationen finanziell sehr lukrativ sein, einen VDR zu nutzen, um ein Geschäft mit einem Investor abzuschließen, denn so vermitteln sie den Eindruck, organisiert zu arbeiten und ihr Unternehmen vollends unter Kontrolle zu haben.

So kann die Diligent Corporation und ein Board-Portal helfen

Die Diligent Corporation bietet Unternehmen Corporate-Governance-Tools für optimale Sicherheit und Compliance. Wie in einem virtuellen Datenraum sind die Informationen, die zwischen den Direktoren eines Führungsgremiums ausgetauscht werden, vertraulich und müssen geschützt werden. Eines der Kernprodukte im Produktangebot von Diligent ist Diligent Boards. Ein Board-Portal ist eine sichere Plattform, App oder Website, über die ein Führungsgremium seine Sitzungsmappen teilen kann – die gleichen Anforderungen wie an einen Datenraum. Während Führungsgremien über ein Unternehmenssekretariat verfügen, das die Dokumente im Portal verwaltet, Sitzungsmappen aktualisiert und für eine sichere Kommunikation zwischen den Parteien sorgt, haben virtuelle Datenräume in der Regel einen Administrator.  In beiden Fällen sind die Kommunikation und die Dokumente sicher – einschließlich Notizen, Unterschriften, Anmerkungen, Tagesordnungen und mehr – und können leicht geteilt oder eingeschränkt werden.