Aegon invierte en su futuro con el portal para juntas directivas de Diligent

Con sede en los Países Bajos, Aegon brinda servicios de seguros, pensiones y administración de activos en más de 25 países en todo el mundo. En total, Aegon maneja más de £475 mil millones de sus propias inversiones, así como de sus clientes. Los 26.000 empleados de la compañía ayudan a millones de clientes a asumir la responsabilidad de su futuro financiero. Aegon es líder en el grupo holandés del mercado de pensiones y es, (bajo la marca Transamerica) una de las compañías de seguros más grandes de los Estados Unidos. También tiene posiciones sólidas de mercado en pensiones individuales y de grupo en el Reino Unido.

RETO

Mantener una empresa tan exitosa funcionando sin problemas implica un agotador calendario de reuniones de la junta directiva: algunas semanalmente, otras trimestralmente. En especial, la preparación de las reuniones de la junta de supervisión trimestral de Aegon consumía demasiado tiempo. Tomaba largos días de trabajo solamente preparar e imprimir los libros de la junta que típicamente contenían cientos de páginas de material.
De acuerdo con Henk Snijders, secretario adjunto de la compañía de Aegon, “En un punto, poníamos los materiales en línea usando una herramienta básica, pero esa actividad no sustituía la necesidad de imprimir”. Para difundir de manera fiable los libros impresos a los miembros de la junta de supervisión de la compañía, los paquetes se enviaban a varios destinos en los Países Bajos y al exterior. Más allá de las dificultades de logística, el trabajo basado en papel planteó otros problemas, que incluían el control de versiones y la seguridad.

ENFOQUE

Snijders recibió una sugerencia de uno de los miembros de la junta sobre cambiar a una solución digital. “Mencionó el uso de Diligent Boards™ en otra junta y fue tan entusiasta que decidimos investigar”. Ese proceso incluyó investigar a cuatro proveedores potenciales, incluyendo a Diligent. Aegon creó una lista excluyente. Entre los principales criterios obligatorios: una compañía global que pudiera seguir la presencia de Aegon, y algo menos tangible pero igualmente muy importante: “intuición”. Snijders lo llamó el “factor clic” y buscó un socio con el que fuera fácil trabajar y comprometido. Quería una compañía que escuchara las necesidades específicas de Aegon. Después de reducir la lista y clasificar las demos de todas las soluciones potenciales, Aegon seleccionó a Diligent como la solución más profesional y fiable.

RESULTADOS

La adopción de la solución Diligent Boards ha hecho la vida más fácil para el secretario de la compañía. Para el equivalente a más de un año de reuniones de la junta de supervisión, Snijders estima que se ahorró el trabajo de una semana mediante el uso del método digital, haciendo la preparación de los materiales de la junta de supervisión mucho más eficiente. Además, en un estudio interno de Aegon sobre el uso de papel, Snijders dice que su departamento se ubicó en segundo lugar entre los departamentos que más papel ahorraron.
¿Qué tal les resultó el cambio a los directores? En las primeras reuniones en las que se usó el portal para juntas directivas de Diligent, algunos miembros de la junta de supervisión insistieron en usar copias impresas. Snijders comentó, “Les tomó unos meses ver que todos estaban usando la solución para iPad antes de estar preparados para adoptar ellos mismos Diligent Boards. Jamás volvieron a solicitar papel”.

Snijders le da crédito a la naturaleza intuitiva de la solución para iPad. “Es increíblemente fácil de usar. De hecho, cuando Diligent nos dijo que tomaría 15 minutos capacitar a nuestros directores era escéptico, porque nada es así de fácil. Pero resultó ser el caso. Así es como son de intuitivas las características”.

Otro factor que se destaca cuando se trata de Diligent Boards: el soporte técnico. De acuerdo con Snijders, “Jamás había experimentado un servicio de asistencia técnica tan notable. Y la asistencia técnica no disminuye con el tiempo. Diligent no solamente está allí para atender nuestras necesidades actuales, también continúa trabajando con nosotros para mejorar el producto”.