Beneficios para secretarios corporativos del flujo de trabajo de los software para juntas directivas

Los secretarios corporativos tienen la tarea de organizar cada faceta de las interacciones de la junta directiva con la empresa, desde asegurar que los miembros de la junta directiva se adhieran a los requisitos legales relacionados con su cargo hasta que sean responsables de todos los registros, incluidas las minutas de las reuniones.

Su trabajo también incluye una enorme cantidad de papeleo que se debe preparar para las reuniones periódicas de la junta directiva y para los subcomités. Los paquetes de las juntas directivas suelen tener cientos de páginas que a menudo requieren cambios y ediciones hasta el momento en que se distribuyen.

Al adoptar un software para juntas directivas, se puede modernizar el flujo de trabajo de los secretarios corporativos. A continuación presentamos cuatro beneficios en el flujo de trabajo:

1. Recopilación de información

Todos los documentos se pueden cargar en el software. Esto significa que no se gastarán más horas compaginando y preparando paquetes individuales para cada miembro o preparando archivos PDF que se enviarán por correo electrónico. Luego la información está disponible de inmediato para todos los miembros de la junta directiva. Las ediciones de último minuto se pueden distribuir a través del software, lo que elimina la necesidad de imprimir nuevas copias o producir nuevas series de archivos PDF.

2. Preparación por adelantado

Usar un software para juntas directivas ayuda a asegurar que cada miembro tenga el paquete de la junta directiva antes de la reunión. Así se eliminan las posibilidades de que el material se envíe demasiado tarde o a la dirección equivocada o de que llegue a la persona equivocada. Los secretarios corporativos pueden revisar fácilmente los documentos y enviar rápidamente cualquier actualización a cada miembro de la junta directiva al mismo tiempo, asegurando que todos reciban exactamente el mismo documento de manera oportuna.

3. Compatibilidad con distintos sistemas

Los secretarios corporativos son responsables de asegurar que las comunicaciones y los documentos electrónicos sean compatibles con distintos sistemas operativos y aplicaciones. Tomemos como ejemplo la programación de reuniones. Algunos miembros de la junta directiva quizá usen Outlook, mientras que otros posiblemente empleen un calendario de Google. El calendario de un software se puede consultar fácilmente para mantener a todos actualizados.

4. Comunicaciones seguras

Debido a que la información confidencial pudiera verse comprometida por pérdida de dispositivos o infecciones de malware, la seguridad es un área que los secretarios corporativos deben tomar en consideración. Un incidente de seguridad puede causar un gran perjuicio a una organización con un gran impacto en la reputación y finanzas de la empresa. Un correo electrónico falsificado —elaborado para parecer que proviene de un miembro de la junta directiva, por ejemplo— podría traer como consecuencia la descarga de malware en la red de la corporación.

Sin embargo, la mayoría de los secretarios tiene poca o ninguna capacitación en cuanto a cómo aplicar las mejores prácticas de seguridad a sus flujos de trabajo. Los documentos confidenciales, como los que incluyen datos financieros, siempre se deben cifrar antes de su envío. El cifrado asegura que solo los ejecutivos con permisos específicos puedan tener acceso a estos documentos y leerlos. Los software para juntas directivas también gestionan otras inquietudes concernientes a la seguridad, como almacenamiento seguro y acceso no autorizado.

Sin duda, habrá una curva de aprendizaje en cuanto a cómo usar un software para juntas directivas y tomará tiempo implantar correctamente el nuevo sistema. Pero, después de todo, utilizar un sistema de software modernizará y disminuirá considerablemente la carga de trabajo del secretario corporativo mediante mejores comunicaciones, mejores opciones de seguridad y preparación general.