Cómo los software para juntas directivas pueden ahorrarle dinero

El conocimiento es poder, y el tiempo es dinero. Para los profesionales responsables de supervisar las comunicaciones a nivel de la junta directiva, estos refranes no solo son pegadizos, sino que también están estrechamente relacionados. Es vital que los administradores garanticen que todos los miembros de la junta directiva estén bien informados, distribuyendo la información y facilitando la correspondencia continua. Como le diría cualquier corporación: ahorrar dinero es igualmente importante para el éxito de una junta directiva.

En el contexto de los software para juntas directivas, sin embargo, el ahorro de dinero no siempre recibe la atención que se merece. A las soluciones para administrar reuniones de juntas directivas se las conoce por su capacidad para mejorar la gobernanza corporativa, y juegan un papel fundamental en la creación y el mantenimiento de una junta de directores efectiva. Pero los beneficios no terminan allí. Estas plataformas pueden recortar los costos relacionados con las juntas directivas de diversas formas.

Examinemos esto con más detenimiento.

Seguridad con sensatez

En años recientes, los servicios en línea para compartir, almacenar y administrar documentos han crecido en popularidad entre empresas que requieren soluciones flexibles para la colaboración interempresarial. La dispersión geográfica de los trabajadores obliga a recurrir a productos digitales. Es comprensible que las corporaciones también recurran a estas herramientas; sin embargo, cuando la información que se comparte es de uso exclusivo y estrictamente confidencial —bajo ninguna circunstancia debe quedar expuesta la información ante la competencia—, ¿realmente vale la pena arriesgarse en una plataforma de negociación?                                                                                                                                               1

La respuesta está en la seguridad. El año pasado, nuevas investigaciones acerca de los servicios de sincronización en la nube hallaron que la mayoría de esas soluciones están diseñadas con una vulnerabilidad inherente que los delincuentes informáticos pueden utilizar para acceder a los datos. El problema no afecta solamente a las personas, sino también a las empresas.

Las soluciones de almacenamiento y las cuentas de correo electrónico gratuitas pueden ser tentadoras, pero pueden rápidamente volverse costosas en caso de un ataque. ¿Cuánto puede esperar pagar una empresa? Las cifras varían, pero son cada vez más altas. La firma de investigación Ponemon Institute, que entrevistó a 350 empresas globales para su Cost of Data Breach Study: Global Analysis (Estudio sobre el costo de la filtración de datos: análisis global) de 2015, sitúa el costo promedio total de una filtración de datos en 3,8 millones de dólares, un incremento del 23 % desde 2013. Mientras tanto, un reciente informe sobre la empresa de telecomunicaciones del Reino Unido, TalkTalk Group, que fue víctima de una filtración de datos que comprometió la información personal de 150.000 clientes en 2014, afirmó que este ataque cibernético tuvo un costo de 88 millones de dólares en clientes perdidos y otros “costos excepcionales”. En lugar de tener que invertir en mayores medidas de seguridad luego de un incidente, cuando se lucha por recuperar información perdida y mitigar los efectos de la inteligencia corporativa puesta en riesgo, lo más beneficioso para una empresa es prevenir, mediante la selección por adelantado de un software para juntas directivas que ofrezca un sólido cifrado y una seguridad integral.

La calidad cuenta

Existen numerosas opciones de software para juntas directivas entre las cuales las empresas pueden elegir. Sin embargo, las plataformas no son creadas de la misma manera. Los proveedores de bajo costo pueden cumplir con algunos de los requerimientos de una junta directiva, pero con seguridad tendrán deficiencias en otras áreas. ¿Tiene sentido pagar más por un sistema más completo? Cuando considera el ahorro adicional que le proporciona la solución más completa, se dará cuenta de que sí lo tiene.

Un software para juntas directivas de primera puede brindarle a la junta de directores todo lo que necesita, desde un acceso intuitivo a las agendas, la posibilidad de realizar comentarios y compartir anotaciones, así como emplear firmas en las votaciones. Todo ello diseñado a partir del comportamiento de los miembros de las juntas directivas, el cual puede analizarse para determinar con exactitud lo que los directores desean y requieren.

De la misma manera, los software para juntas directivas superiores ofrecen un ahorro en los costos que implican los procesos tradicionales para la administración de reuniones de juntas directivas. Al optar por una plataforma simplificada, sin papel y con servicios completos, las empresas pueden reducir su dependencia del material impreso, el cual siempre viene acompañado de costos de impresión y envío, a lo que se suman riesgos adicionales, tales como su pérdida. Esto también reduce los costos de viaje asociados con el traslado de directores desde ubicaciones lejanas, puesto que la información de las reuniones está fácilmente disponible para los miembros de la junta directiva independientemente de dónde se encuentren.

Debido a que toda la información se entrega en forma digital, siempre está actualizada, y los usuarios pueden acceder en cualquier momento a reuniones, calendarios y material archivado de reuniones anteriores, así como a otros recursos corporativos.

Es difícil ponerle un precio a la tranquilidad que las corporaciones pueden obtener gracias a un software para juntas directivas que no solo cumple su promesa de ofrecer simplicidad y efectividad, sino que también cumple con las más rigurosas normas de seguridad, especialmente cuando viene acompañado del apoyo de un equipo de servicio al cliente que siempre está disponible y listo para ofrecer ayuda.

Con el software para juntas directivas adecuado, el conocimiento y el (ahorro de) dinero pueden ir de la mano.