Cómo tomar mejores minutas de reuniones de junta directiva

Una discusión sobre las mejores prácticas de gobernanza corporativa y sobre cómo desarrollar una reunión de junta directiva de la manera más efectiva posible no estaría completa sin tratar el tema de las minutas de reuniones de junta directiva.

Según la revista Habitat, “las minutas son importantes”. “Se pueden utilizar para defender a la junta directiva en juicios”, así como también para “explicar las decisiones a los accionistas (y a futuras juntas directivas)”. Son tan importantes que para el National Council of Nonprofits llevar minutas de reuniones de junta directiva constituye una de sus Cinco prácticas para una buena gobernanza.

Sin embargo, reconocer el valor de las minutas de reuniones de junta directiva es solo una parte. Dominar este aspecto del proceso de las reuniones no solo consiste en registrar notas completas y veraces. Para tomar mejores minutas de reuniones, las empresas deben seguir toda una serie de lineamientos, que van desde planificar con anticipación hasta ser selectivas en lo que se registra e implementar una estrategia para compartir la información resultante.

Si desea tomar mejores minutas de reuniones de junta directiva y maximizar las reuniones de su junta directiva en general, evalúe y perfeccione el proceso; comenzando con estas tres partes, que si bien son diferentes, son igual de importantes.

Revisar la agenda

Para que las reuniones sean constructivas, se debe comenzar con una agenda de reunión de la junta directiva. Según la empresa de servicios financieros HSBC, la agenda debería reflejar los objetivos acordados para la reunión de la junta directiva de la empresa, citar los problemas específicos que requieran discusión y hacer referencia a todos los documentos de reuniones de junta directiva, sin dejar de ser relativamente breve. Tal como señala HSBC, se deben incluir las minutas de la reunión de junta directiva anterior, tanto para aprobaciones como para ofrecer a los directores la oportunidad de “agregar puntos que se hayan omitido”. En esencia, la agenda es una guía que tiene el objetivo de ayudar a los directores a conducirse durante la reunión de manera productiva y eficiente.

No obstante, una agenda de reuniones de junta directiva solo puede lograr este objetivo si los miembros de la junta directiva tienen la oportunidad de revisarla, lo cual no siempre es el caso.

En un artículo para Inc. Magazine, Mark Suster, socio gerente de la firma de capital de riesgo Upfront Ventures, señala la importancia de distribuir las agendas y los documentos correspondientes a las reuniones de la junta directiva con bastante anticipación. “El error que comete la mayoría de los fundadores es enviar los paquetes con el material de la junta directiva en el último minuto”, escribe Suster. “Los inversionistas forman parte de distintas juntas directivas y tienen muchas otras responsabilidades laborales, de modo que si con frecuencia reciben un paquete de material el día anterior y tienen reuniones consecutivas, además de una cena, lo más probable es que solo den una revisión superficial del material antes de la reunión”.

Obviamente esto puede tener un efecto negativo en la reunión y en todas las personas involucradas. Si los directores no están suficientemente preparados para abordar los problemas en cuestión, la reunión podría convertirse en una oportunidad desperdiciada. Si bien puede “sentirse como una victoria salir de una reunión de junta directiva ileso y con pocas preguntas”, Inc. Magazine señala que dicho resultado desperdicia “valiosos recursos” y la oportunidad de “pensar realmente en los problemas que se enfrentan a largo plazo”. El autor sugiere que la alta gerencia suministre la agenda a los miembros de la junta directiva 72 horas, o mejor aún, una semana antes de la reunión.

Además de preparar y distribuir la agenda con considerable anticipación, la gerencia puede prepararse para tener éxito al priorizar los problemas más relevantes, independientemente de que se relacionen con ventas o mercadotecnia, finanzas y asuntos legales, recursos humanos o investigación y desarrollo. En otro artículo para Inc. Magazine, la presidenta ejecutiva de la empresa de análisis de datos FirstRain, Penny Herscher, explica que “lo más probable es que tenga la atención de toda la junta directiva durante un período limitado, de dos o seis horas, de modo que lo más recomendable es utilizar este tiempo de la manera más eficiente posible. Ello significa que es necesario enfocarse en lo que no está funcionando y no en lo que sí funciona”. Este enfoque puede ayudar a que la junta directiva haga un mejor uso del tiempo en sus reuniones.

Incluir lo fundamental

Sin importar lo fiable de su memoria, los directores y los altos ejecutivos se pueden beneficiar de un resumen detallado de cada reunión de la junta directiva a la que hayan asistido.

Según el bufete de abogados Berding & Weil, las minutas de reuniones de junta directiva deberían incluir todas las acciones consideradas por la junta directiva, las mociones planteadas y si dichas mociones se aprobaron o no. No se deben incluir observaciones ni citas personales en las transcripciones de las reuniones; sin embargo, eventos dignos de atención, como llegadas tardías y partidas anticipadas, sí. ¿Cuál es, exactamente, el aspecto de dicho documento? En otro artículo sobre cómo tomar minutas de reuniones de junta directiva, la firma de contabilidad y asesoría DeLeon & Stang recomendó que las juntas directivas adopten el formato siguiente:

• Asistencia, que puede ser simplemente anotar quién está presente y quién está ausente, y disponer de una hoja en la que firmarán cualesquiera visitantes
• Aprobación de minutas de reuniones anteriores y de estados financieros correspondientes al mes anterior
• Revisión de “viejos asuntos”; cualquier tema discutido en una reunión anterior que no se haya resuelto
• Discusión de “nuevos asuntos”: nuevos temas que requieran la atención de la junta directiva. Las empresas también pueden emplear una plantilla para minutas de reuniones de junta directiva con la finalidad de optimizar el proceso, tal como lo hemos notado en Diligent, para reducir el estrés y maximizar la eficiencia en las reuniones.

Otra excelente medida es solicitar al secretario de la junta directiva que firme las notas después de completarlas. En California, por ejemplo, las minutas pueden constituirse en “prueba prima facie” de la verdad, de conformidad con el California Corporations Code, según Berding & Weil.

La empresa de servicios y recursos para organizaciones sin fines de lucro The Foundation Group lo ve de la siguiente manera: “Una vez firmadas, las minutas se vuelven una copia jurídicamente vinculante”. Llevar minutas es particularmente importante en una era en la que las reuniones de junta directiva generalmente se graban con teléfonos inteligentes y otros dispositivos. Si existe una diferencia de opinión sobre una decisión tomada durante una reunión, las minutas constituyen la fuente de consulta de la empresa a la hora de confirmar dicha decisión. “Sin minutas de reuniones, una organización no tiene pruebas de las decisiones tomadas en la sala de la junta directiva”, escribe The Foundation Group.

Distribución

La tarea de tomar mejores minutas de reuniones de junta directiva no termina al terminar la reunión. Las empresas deben distribuir dichas minutas a la junta directiva.

El Nonprofit Marketing Blog de Network for Good, que ofrece sugerencias sobre diversos temas, desde cómo establecer una agenda de reuniones para la junta directiva de una organización sin fines de lucro hasta cómo preparar una notificación de reunión de junta directiva, aconseja que las empresas compartan las minutas en un plazo no mayor de 24 horas después de la reunión. Esto garantiza que “las ideas y

los elementos de acción estén frescos en la mente de todos”. Cuanto más rápido se compartan las minutas, mayores serán las probabilidades de que los asistentes a la reunión, que ya han regresado a sus ajetreadas rutinas diarias, completen sus tareas o investigaciones asignadas y lleguen a la siguiente reunión con un informe de progreso positivo.

Actuar con rapidez después de la reunión también representa una oportunidad para que los directores expresen cualesquiera inquietudes que puedan tener en relación con el contenido de las minutas. Incluso los secretarios corporativos más hábiles cometen errores, y por tratarse de una organización sin fines de lucro, la National Association of Veterans’ Research and Education Foundation señala que los miembros de juntas directivas tienen “una obligación de revisar cuidadosamente la integridad de las minutas de cada reunión”. Ello incluye realizar las correcciones, los comentarios o las objeciones que se precisen.

Si se cometió un error, siga el consejo de Houston Chronicle: Determine cuál es el problema, realice la corrección rápidamente y comparta las minutas corregidas con la junta directiva. Para evitar confusiones, indique que las minutas corregidas reemplazarán el documento anterior.

Con un software para juntas directivas, garantiza que este proceso, junto con la elaboración y distribución de las minutas en general, sea significativamente más sencillo. Las ventajas de utilizar dicho software van desde la seguridad (las minutas de reuniones de junta directiva y otros documentos confidenciales se pueden almacenar en una plataforma segura) hasta la comodidad (con un software para juntas directivas, las minutas se pueden compartir con los miembros de la junta directiva en cualquier parte del mundo con facilidad).

En el multifacético mundo de la administración de juntas directivas, puede parecer que las minutas tienen una importancia mínima, pero son esenciales para el éxito de las reuniones de las juntas directivas.