Guía del secretario para minutas más eficientes de las reuniones de la junta directiva

Llevar minutas es imprescindible para capturar la esencia de los problemas y los resultados de las reuniones de la junta directiva. Es imprescindible conservar las minutas de las reuniones, ya sea con fines de consulta en el futuro, o de cumplimiento. Sin las minutas de las reuniones, los detalles sobre las decisiones de las reuniones de los ejecutivos, las asignaciones de tareas y otras acciones organizativas pueden perder claridad con el tiempo y poner en riesgo legal a la junta directiva. Las minutas de las reuniones son la prueba de por qué y cómo una junta directiva tomó determinadas decisiones. El IRS, las leyes estatales y su estatuto nacional (si corresponde) pueden exigirle que retenga las minutas de las reuniones.

Cuando se llevan de manera correcta, las minutas garantizan que todos los participantes de las reuniones se marchen con una comprensión clara de los resultados y las expectativas; además, éstas sirven de registro legal de los procedimientos de la empresa.

Con la ayuda de una plantilla y de un proceso claro y definido, usted puede poner fin al estrés de llevar minutas. A continuación, encontrará una guía sobre cómo aprovechar al máximo las minutas y maximizar la productividad de sus reuniones.

1. Antes de la reunión

Cuanto más sepa sobre la reunión de antemano, más efectivas serán las minutas. Colabore con el líder de la reunión para asegurar que la agenda se planifique de manera correcta, sea fácil de seguir y además sea productiva.

Si es posible, obtenga una copia de la agenda de la reunión para ayudar a desarrollar un esquema y mantener sus notas estructuradas. El esquema debe tener espacio suficiente para escribir una breve explicación de cada acción o moción, así como también la hora en la que se tome cada acción. Durante la reunión, puede organizar sus notas escribiendo el número del elemento de la agenda al que corresponde cada minuta. De esta manera es fácil saber a lo que se refiere cada minuta y se eliminan las conjeturas.

Las agendas también proporcionan detalles clave que se deben incluir en las minutas, tales como nombres de los asistentes a la reunión y los oradores invitados. También debería anotarse en la sección correcta el material complementario tales como los folletos y documentos enviados junto con la agenda. También deberían almacenarse copias de los documentos junto con las minutas de las reuniones en caso de que alguien desee realizar una consulta o no haya podido asistir a la reunión.

Además, con la herramienta correcta, llevar minutas afectará positivamente la eficiencia y exactitud. Si bien alguien que escribe rápido se beneficia al máximo de las computadoras portátiles y las tabletas, otras personas prefieren la lapicera tradicional y el papel. Transcribir las notas a partir de una aplicación de grabación de un teléfono inteligente o una grabadora de voz no es un procedimiento generalmente recomendado por un asesor jurídico, debido a que es posible que capture más detalles de los que necesita. Independientemente de la herramienta que elija, es crítico contar con un respaldo; usted no querrá encontrarse en una posición en la que no pueda tomar notas debido a que falló su primera opción. Si tiene una manera segura de almacenar y enviar las minutas de las reuniones, puede enviarlas a los asistentes para su revisión antes de finalizar y aprobar las minutas.

2. Durante las reuniones

A medida que lleguen los asistentes a la reunión, podrá tacharlos en su lista de asistentes, si los conoce. Si no los conoce, puede distribuir una hoja de asistencia o comenzar la reunión con presentaciones breves. Esto facilita la identificación de las personas que no pudieron asistir a la reunión.

Cuando comience la reunión, permita que la plantilla guíe las minutas. Enfóquese en los aspectos más críticos de la reunión y sea objetivo y claro con los detalles. Emplee el mismo tiempo verbal en todo momento y utilice taquigrafía cuando sea posible. Dos recomendaciones clave que debería recordar: no intente tomar notas literales. Enfóquese en los temas y resultados, incluidas las votaciones de los miembros de la junta directiva en las diferentes resoluciones. Concentrarse en nimiedades seguramente le hará perder el contexto más general. Además, por motivos legales, no es recomendable grabar sus reuniones en cintas. Es posible que en el futuro se citen dichas cintas, por lo que un registro de cada palabra de la reunión podría ser contraproducente.
Como regla general, las minutas de las reuniones incluyen:

• La fecha, la hora y el lugar de la reunión
• El nombre del líder y el secretario de la reunión
• Los nombres de los asistentes presentes, incluidos los oradores e invitados
  • Los directores que llegaron tarde (es importante llevar registro de quién estaba y no estaba presente para cada moción)
• Una descripción general de las minutas y los resultados de la reunión anterior
• Las decisiones para cada ítem de la agenda, que incluyen:
  • Las acciones tomadas
  • Las palabras exactas de las mociones tomadas, del resultado y del nombre de la persona que hizo la moción
  • Los directores que votan a favor y en contra de cada una de las mociones, así como los que se abstienen
  • Cualquier conflicto de interés y cómo se resolvió dicho conflicto
• Cuestiones de orden y apelaciones
• Nuevo negocio
• La hora de suspensión, así como la fecha y la hora de la próxima reunión
• Indicar si se realizó la sesión de los ejecutivos (no se llevan minutas durante una sesión de ejecutivos, que es cuando se discuten los problemas de los empleados y cualquier litigio pendiente).

Durante la reunión, pregunte si necesita una aclaración, particularmente si una decisión no se tomó de manera clara o si el procedimiento consecuente no es obvio. Recuerde: registre las notas correspondientes a cada decisión o acción cuando tengan lugar, sin incluir cada detalle. Si dedica mucho tiempo a enfocarse en detalles insignificantes, es probable que redacte minutas erróneas y omita información clave. También es común evitar una toma detallada de notas de la discusión y enfocarse, entonces, en los resultados convenidos. Notas como “sigue una discusión de las opciones correspondientes” son bastante comunes.

3. Después de la reunión

Propóngase escribir la versión final de las minutas inmediatamente después de suspender la reunión, mientras aún conserva los detalles en la mente. Revise las minutas que redactó y, si es necesario, agregue notas aclaratorias o solicite al líder de la reunión que le explique más a fondo detalles específicos. Asegúrese de que cada acción que tome la junta directiva tenga una breve explicación, así como un fundamento para la decisión. Si se incluyeron otros documentos en la reunión, tome nota de dónde se pueden encontrar, o anéxelos como un apéndice, pero no los resuma. Envíe de manera segura las minutas de las reuniones a la junta directiva para su revisión antes de culminar. Las minutas se pueden distribuir de varias maneras:

Correo electrónico. El correo electrónico es la mejor opción para las minutas que se hayan registrado con una herramienta procesadora de texto, tal como Microsoft Word. El documento de Microsoft Word puede guardarse como PDF y enviarse junto con cualesquiera otros documentos de la reunión por correo electrónico. Asegúrese de que el documento esté protegido mediante contraseña, la cual se envía en un correo electrónico separado del documento (lo ideal sería que no se enviara por correo electrónico) y que todos los destinatarios reciban el archivo en una bandeja de entrada segura.

Herramientas de colaboración. Las herramientas con conexión segura permiten que el responsable de llevar la minuta comparta de manera confidencial un documento con los miembros de la reunión, incluidos los documentos complementarios. Los software para juntas directivas también le permiten tomar y distribuir notas en el mismo sistema que se utiliza para distribuir el material de la junta directiva, lo que permite ahorrar tiempo y mejorar la seguridad.

Copias físicas. Se deberá archivar y almacenar una copia final de las minutas de las reuniones para referencia futura, además, también se pueden proporcionar copias a los miembros de la reunión para su revisión.

Cuando distribuya las minutas finales, como medida de precaución adicional, asegúrese de crearles una copia de seguridad en una unidad de disco duro externa, a menos que esté utilizando un servicio que ofrezca un óptimo servicio de alojamiento y recuperación en caso de desastres. Muchas minutas contienen información confidencial, de modo que es fundamental almacenarlas en una ubicación segura protegida mediante contraseña y a la que solo puedan acceder los miembros aprobados de la reunión. Las minutas de las reuniones se aprobarán formalmente en la siguiente reunión.

Las minutas de las reuniones no tienen por qué ser tediosas; con atención a los detalles y con un proceso riguroso y definido, sus minutas serán más eficientes y ofrecerán menos complicaciones a la hora de compilarlas. Las minutas de las reuniones son prueba de que usted y su junta directiva dedicaron tiempo a discutir a fondo y a tomar decisiones firmes y objetivas. En caso de litigios, estas minutas demostrarán que usted manejó los problemas de manera profesional y con sumo cuidado.