La evolución del secretario corporativo

Junto con el incremento de las innumerables responsabilidades de las juntas directivas en los últimos años, ha aumentado también el alcance y la visibilidad del rol del secretario corporativo.

El secretario corporativo de la actualidad cumple la función de asesor estratégico clave de su junta directiva y equipo de ejecutivos en lo que se refiere a garantizar una gobernanza corporativa adecuada.

Los roles del secretario corporativo moderno: Gobernanza corporativa

Las responsabilidades típicas del secretario corporativo incluyen los requisitos legales nominales, tal como lo describe la Society for Corporate Governance: conservar las minutas de las reuniones de la junta directiva y de sus comités, asegurar el pago de dividendos y llevar los registros de las empresas, además de las numerosas actividades que han evolucionado con el transcurso de los años.

De acuerdo con Paul Marcela de Governance Partners Group, LLC, las responsabilidades del secretario corporativo se pueden dividir en seis categorías, muchas de las cuales se relacionan con el establecimiento y mantenimiento de la gobernanza corporativa, es decir, el conjunto de prácticas según las cuales opera la empresa:

• Estructura, diseño, implementación y mantenimiento de la gobernanza corporativa de la empresa: asegurar que la junta directiva y sus comités operen según los artículos de incorporación y otros documentos constitutivos de la empresa
• Desarrollo y mejora de los programas y procesos de la gobernanza corporativa: implementar las mejores prácticas corporativas y realizar programas de auditoría, evaluación y capacitación para los miembros de la junta directiva y los ejecutivos
• Respaldo para la junta directiva y sus comités: hacerse cargo de las reuniones de los accionistas, la junta directiva y sus comités, actuando como enlace entre las partes interesadas de la empresa
• Contratación y manejo de proveedores externos de servicios para la gobernanza corporativa, tales como el manejo de agendas y proveedores de soluciones para juntas directivas
• Colaboración con el equipo de gerencia ejecutiva con el fin de planificar y establecer objetivos para las actividades de la junta directiva, la producción de informes financieros y comunicados de prensa, y el manejo de las actividades de gobernanza corporativa
• Manejo de la gobernanza como entidad legal: Asegurar y verificar que subsidiarias, empresas mixtas y entidades no estadounidenses acaten las normas que impone la gobernanza corporativa.

Protección de la seguridad de los datos y las comunicaciones

Una parte importante del rol del secretario corporativo implica comunicarse con múltiples entidades de la empresa, así como conservar y supervisar todos los documentos y archivos de la empresa, que incluyen:

• Minutas de reuniones
• Documentos financieros
• Documentos legales
• Documentos relativos al personal
• Comunicación interna
• Y otros, muchos de los cuales son confidenciales o reservados

Debido a que los datos se han convertido en una preocupación importante en los últimos años, una buena gobernanza requiere el uso de medios seguros y eficientes para almacenar y compartir archivos con el fin de minimizar el riesgo de exponer datos de la junta directiva u otros datos confidenciales. La ley Sarbanes-Oxley de 2002, por ejemplo, busca mejorar la gobernanza corporativa a través de la promoción de la independencia de la junta directiva y la imposición de nuevas responsabilidades para el comité de auditoría de la junta directiva. Numerosas empresas comenzaron a designar directores externos independientes para sus juntas directivas (de hecho, NYSE y NASDAQ incluso exigen una mayoría de directores independientes en las empresas que cotizan en ambas bolsas, tal como se describe en este estudio del 2007 del Terry College of Business de la Universidad de Georgia). Ello hizo que las comunicaciones de la junta directiva se volvieran más complejas y menos seguras, ya que los directores independientes trabajan desde fuera de las oficinas principales de las empresas y podrían no acatar las mejores prácticas relacionas con la seguridad de la información de la empresa.

Una de las mejores prácticas para asegurar la facilidad de uso y la protección de los datos es utilizar una solución de software para juntas directivas en el caso de todos los archivos de los ejecutivos y de la junta directiva. Los miembros de la junta directiva pueden distribuir notas con facilidad durante la revisión del material mediante un software y comunicarse entre sí a través de canales seguros. La seguridad, la retención de archivos, la distribución de archivos y los informes están sometidos al riguroso control del departamento de TI.

Reducción de riesgos de sanciones legales

El secretario corporativo también es responsable de hacer posible la existencia de buenas prácticas de gobernanza corporativa para la junta directiva como baluarte contra reclamaciones de responsabilidad personal, según el informe titulado “Piercing the Corporate Veil” (Levantamiento del velo corporativo).

Es posible que la parte que demanda a una corporación tenga la intención de hacer responsables a los accionistas de las obligaciones de la corporación. Con el fin de evitar este tipo de acción, el secretario corporativo debe demostrar, a través de minutas adecuadas de reuniones de la junta directiva, así como de otros documentos, que la junta directiva tomó las acciones apropiadas para mantener la separación de la existencia legal entre la corporación y los accionistas.

Otro riesgo que debe considerar el secretario corporativo son las reclamaciones por parte de los accionistas de la empresa de que la junta directiva ha infringido su obligación fiduciaria de atención y lealtad o de que no ha acatado la regla del criterio comercial que supone que “los directores de una empresa han tomado una decisión basándose en la debida información, de buena fe y con la honesta convicción de que la acción se ha realizado por el interés de la corporación”, según “A Look at the Modern Business Judgement Rule” (Un análisis de la nueva regla del criterio comercial). Para minimizar este tipo de riesgo, el secretario corporativo debe proporcionar evidencia de un debido proceso de toma decisiones a través de minutas organizadas o de reuniones de la junta directiva o de sus comités. Él o ella deben también demostrar que los miembros obtuvieron la información de fuentes internas y externas y disponían de la información apropiada, y que habían realizado las debidas diligencias razonables para recopilar y considerar información sustancial.

Preparación para cambios de titularidad

Las empresas privadas pueden comenzar a cotizar en bolsa o someterse a un cambio de titularidad. El secretario corporativo debe mantener la disposición de la empresa para la venta, fusión o cotización en bolsa. Ello incluye la preparación y el mantenimiento de documentos que demuestren la gobernanza corporativa y la autorización de la transacción de la empresa, así como también de los documentos financieros adecuados. En caso de que una empresa comience a cotizar en bolsa, el secretario corporativo es el responsable del cumplimiento de los requisitos exigidos por la U.S. Securities and Exchange Commission. El secretario corporativo también prepara los documentos requeridos por entidades crediticias, auditores y autoridades gubernamentales.