Por qué debería usar un software para juntas directivas antes de cotizar en bolsa

Debido a que las tarifas y los gastos a menudo alcanzan los seis o siete dígitos, cotizar una empresa en bolsa es un negocio riesgoso si se considera que menos del 30 % de las nuevas ofertas públicas iniciales (IPO, por sus siglas en inglés) se negocian en o por encima de su precio inicial. Las empresas pueden esperar gastar, en promedio, 5 % de su valor solo durante el proceso de IPO. En 2015, menos empresas tuvieron éxito al cotizar en bolsa que en cualquier otro año desde 2009, señaló Inc.

Si su empresa está considerando cotizar en bolsa, este es el momento de asegurarse de que su junta directiva está adoptando las mejores prácticas de seguridad. Las compañías que cotizan en bolsa tienen varios requisitos en cuanto a la presentación de informes y estrictos lineamientos sobre cómo deben preparar y distribuir su material. Al adoptar las mejores prácticas de seguridad al inicio del proceso, los directores de la junta y sus equipos están en capacidad de realizar una transición más fluida de una empresa privada a una que cotiza en bolsa.

De acuerdo con un informe de Ethical Boardroom, más empresas están recurriendo a los software para juntas directivas como una forma de aumentar la seguridad. Para una empresa antes de la IPO, el uso de un software para juntas directivas puede proporcionar a una pujante junta de directores una plataforma que asista a sus miembros durante el proceso de la IPO, al mismo tiempo que disminuye los riesgos que involucra cotizar en bolsa, e incluye:

1. Comunicación efectiva y segura

Antes de una IPO, las empresas podrían necesitar asistencia en la instalación de un software para juntas directivas. En lugar de comunicarse por correo electrónico, los miembros de la junta directiva pueden comunicarse de manera más efectiva y segura a través de un software para juntas directivas. Esto elimina los riesgos de que se transfiera información entre las cuentas de correo electrónico personales y profesionales. Los miembros de la junta directiva también pueden escribir notas en el material para su propio uso o compartir estas notas con miembros específicos para un mayor debate. Una solución de software para juntas directivas también permite a los miembros colaborar y hacer preguntas en un mismo lugar.

2. Recopilación de información para cumplir los requisitos

El cambio de una empresa privada a una que cotiza en bolsa significa cumplir nuevos requisitos y normas gubernamentales. La preparación para cumplir estas normas en la etapa previa a la IPO incluye recopilar información para la investigación por parte del auditor, el suscriptor y el equipo legal. Hay todo un proceso de debida diligencia por el que debe pasar la empresa. En su mayor parte consiste en recopilación y categorización de información, como estatutos, documentos de la organización y una lista de subsidiarias, que se colocará en un depósito. El proceso generalmente comienza de 6 a 12 meses antes de presentar la solicitud para cotizar en bolsa. La información recolectada durante este período puede ir desde acuerdos bancarios y financieros hasta asuntos corporativos, tales como estatutos y actas constitutivas, así como listas de miembros de la junta directiva y minutas de las reuniones. Cuando la información está en un mismo lugar, la junta directiva puede revisar los documentos, además de asegurar que todos los miembros tengan la versión final del material compartido. Es un lugar conveniente para llevar un seguimiento de las metas, reuniones y plazos límite de la junta directiva.

3. Preparación por adelantado de las reuniones

Como empresa privada, la junta directiva no es sometida al mismo tipo de escrutinio que una empresa que cotiza en bolsa, lo que deja más tiempo en las reuniones para el análisis y la planificación estratégica. Sin embargo, una vez que la empresa comienza a considerar incursionar en el mercado bursátil, la naturaleza de las reuniones de la junta directiva tiene que cambiar. Como explicó Stan Silverman en el Philadelphia Business Journal, las juntas directivas de las compañías que cotizan en bolsa tienen un proceso de junta directiva formal para satisfacer “los complejos requisitos normativos de una empresa que cotiza en bolsa”, que incluyen diversos informes financieros para los inversionistas.

Para realizar una reunión de junta directiva más compleja, aunque efectiva, es imprescindible adelantar la preparación. Un miembro de la junta directiva preparado adecuadamente ha tenido acceso al material para revisarlo por adelantado, ha analizado los puntos específicos de la agenda con otros y quizás incluso tuvo un debate preliminar sobre la agenda. Al realizarse la preparación básica en las semanas previas a la reunión, en la reunión propiamente dicha se pueden analizar asuntos importantes. El software para juntas directivas permite a los miembros de la junta directiva comunicarse entre sí y debatir inquietudes con antelación—lo que permite que la reunión se dedique a la toma de decisiones y se use el conocimiento de los miembros para supervisar las empresas de manera efectiva.

4. Compartir información de alto nivel

Cuando una empresa se prepara para cotizar en bolsa, se compartirá información relacionada con datos corporativos críticos y sensibles. Compartir esta información en papel es inseguro —considere el riesgo de perder un documento en el envío o que un miembro de la junta extravíe un paquete.

Incluso los medios electrónicos tradicionales para compartir, tales como enviar correos electrónico a alguien o crear archivos PDF —incluso si los archivos y los mensajes están protegidos con contraseña— tienen sus desventajas. Las contraseñas pueden quedar comprometidas y las cuentas de correo electrónico se pueden violar.

Los software para juntas directivas proporcionan un nivel más alto de seguridad que la mayoría de las demás herramientas y sistemas para compartir información. Por ejemplo, todos los documentos cargados en el software tienen un complejo cifrado. Ese material se almacena en una red, en lugar de en múltiples redes, con distintos niveles de protocolos de seguridad. El personal de la empresa también tiene control sobre todo el material dentro de la solución de software, incluidos quienes tienen acceso a distintos archivos, si dichos archivos se pueden imprimir o si se pueden descargar en un dispositivo para poder leerlos sin conexión. El software es un sistema de circuito cerrado, y esto aumenta la seguridad general de cualquiera en su junta directiva y cualquier documento que se comparta o se almacene.

En los meses previos a cotizar en bolsa, las empresas deben estar en las mejores condiciones y asegurarse de que están en capacidad de cumplir todos los requisitos necesarios y de que la junta directiva está preparada para dar el paso. Contar con una combinación adecuada de sistema de software para juntas directivas y soluciones electrónicas permite a las empresas optimizar el proceso, al mismo tiempo que se adhieren a las mejores prácticas de gobernanza.