¿Qué documentos debería incluir para las reuniones de su junta directiva?

La información que incluyen los paquetes de la junta directiva impulsa las decisiones clave que toman los miembros de la junta directiva. Demasiada información supone el riesgo de acaparar mucho del preciado tiempo y los recursos de los miembros de la junta directiva, mientras que muy poca supone el riesgo de retener información que es necesaria para tomar las decisiones que mantienen el funcionamiento óptimo de una organización. Entonces, ¿qué documentos debe incluir para las reuniones de su junta directiva?

A continuación, encontrará algunas de las mejores prácticas que le ayudarán a prepararse con éxito para la próxima reunión de su junta directiva.

Revisión del paquete de material de la junta directiva

El conjunto de documentos para las reuniones de la junta directiva se compila en un paquete de material de la junta directiva, que cumple la función de fuente principal de información para los miembros de la junta directiva antes y durante una reunión de junta directiva.

Según la empresa de asesoría Effective Governance, los paquetes de material de la junta directiva generalmente incluyen los siguientes documentos clave:

Agenda: La agenda proporciona una perspectiva general de lo que se discutirá en la reunión de la junta directiva. Las agendas deberían confirmar el propósito de la reunión, describir esquemáticamente los temas de discusión específicos y revisar agendas anteriores para abordar cualquier tema pendiente. Las agendas se deberían enviar a los directores de la junta por lo menos dos semanas antes de la reunión de la junta directiva. Los directores de la junta son personas muy ocupadas, de modo que esto ayuda a garantizar que tengan tiempo para revisar la agenda correspondiente a la próxima reunión.

Minutas de reuniones anteriores de la junta directiva: Es importante revisar qué se discutió en reuniones anteriores y cuál es el resultado o estado actual. Nuestro artículo, Guía del secretario para minutas más eficientes de las reuniones de la junta directiva, ofrece información sobre cómo hacer el mejor uso de sus minutas y maximizar la productividad de sus reuniones.

Documentación: Esta es fundamental para el paquete de material de la junta directiva. Se trata de la información que dirige la discusión y la toma de decisiones de la junta directiva. La documentación puede incluir:

• Estrategia de la empresa
• Información sobre rendimiento a través financieros, de recursos humanos y gerenciales
• Presupuestos aprobados
• Informes de los comités
• Estado de elementos de acción
• Aspectos destacados del programa del año hasta la fecha
• Roles y responsabilidades dentro de la junta directiva
• Copias de las ordenanzas de la organización
• Actualizaciones de recursos humanos

En el caso de las juntas directivas de organizaciones sin fines de lucro, se deben incluir cualesquiera documentos que pertenezcan a las actividades de recaudación de fondos.

Informe de riesgos/cumplimiento por parte del presidente y director ejecutivo (o equivalente): Este informe, creado por el presidente y director ejecutivo, presenta los riesgos que pueden afectar la estrategia, el modelo de negocio o la viabilidad de una organización. El equipo del presidente y director ejecutivo debería realizar sus investigaciones y crear el informe semanas, posiblemente meses, antes de una reunión de junta directiva. La junta directiva necesita tener la certeza de que la alta gerencia está comunicando tanto expectativas como “riesgos emergentes y actuales”, según Compliance Week.

Informes financieros: Los informes financieros se encuentran entre los documentos clave de una reunión de junta directiva. Sin este informe, los miembros de la junta directiva no pueden tomar decisiones sustentadas y sensatas sobre la dirección de la empresa.

Katz Sapper & Miller sugiere que se incluya:

• Una declaración de la situación patrimonial
• Una declaración de actividades
• Pronóstico de flujo de caja
• Resultados reales comparados con el presupuesto
• Cifras indicadoras de las operaciones

El director financiero y la alta gerencia de finanzas son los responsables de generar este informe y deben proporcionar el material de forma oportuna para su inclusión en el paquete de junta directiva.

Informes de los comités: Los informes corporativos de los comités de la junta directiva serán probablemente más técnicos, con informes financieros detallados, informes estratégicos, investigaciones sobre un producto o servicio, o análisis. Estos informes también se deberían incluir en los paquetes de material de la junta directiva. Los informes de los comités de organizaciones sin fines de lucro tienden a enfocarse más en la recaudación de fondos o en el compromiso con la comunidad.

Correspondencia importante: En muchas organizaciones, un director de relaciones con los inversionistas, quien rinde cuentas a la junta directiva, es el principal punto de contacto entre los accionistas y los directores de la junta. Este generalmente se ocupa de las consultas de los accionistas y los inversionistas. Esta información, que puede provocar problemas críticos, se debe abordar en las reuniones de la junta directiva.

“A medida que el activismo de los accionistas durante todo el año se convierte en la nueva norma en las salas de juntas de EE.UU., se exhorta a los directores a prepararse para y responder a cualquier posible dificultad generada por el activismo”, según la National Association of Corporate Directors.

Un error común es incluir demasiados datos en los documentos de las reuniones de junta directiva; los directores se pueden sentir saturados con todos los documentos que se deben revisar. Solo incluya los documentos que sean más necesarios, urgentes y relevantes.

Otro error es distribuir el material muy tarde, lo cual no permite que los directores de la junta dispongan del tiempo necesario para revisar los documentos.

“La recepción oportuna del material de la junta directiva permite que los directores se formen una opinión antes de una reunión y que planteen preguntas al director ejecutivo y a la gerencia en relación con lo que se discutirá o decidirá en las reuniones, o que discutan problemas entre ellos”, advierte Effective Governance. “La entrega de información oportuna y veraz puede ser fundamental para que la junta directiva pueda cuestionar e investigar a la gerencia debidamente”.

¿Con cuánta anticipación debería enviar los documentos a los directores de la junta?

El Foro Económico Mundial sugiere que se debería “intentar garantizar que los miembros de la junta directiva reciban los documentos por lo menos con una semana de anticipación. Si existe una fecha límite, entregue los documentos con anticipación por si surgieran opiniones antes de que lleguen a la junta directiva”.

Adopción de una alternativa digital

Compilar un gran número de documentos y enviarlos a los directores de la junta es el método tradicional de distribución de carpetas de documentos para juntas directivas. Algunos paquetes de material de la junta directiva se pueden distribuir a través del correo electrónico. Sin embargo, ¿qué ocurre si se requiere un documento o cambio de último momento? ¿Cómo se supone que las juntas directivas puedan mantener el control de las versiones? Finalmente, es posible que algunos miembros de la junta directiva olviden llevar sus paquetes de material de la junta directiva a la reunión.

Las soluciones digitales para juntas directivas pueden ayudar a optimizar la comunicación, mantener el control sobre las versiones a través del material más actualizado, reducir los costos por envío postal e impresión, organizar información y facilitar el tiempo y la carga laboral del personal. Beneficios de usar un software para juntas directivas, disponible en el blog de Diligent, ofrece más información y sugerencias.