Utilizar la tecnología para un mejor cumplimiento

Garantizar el cumplimiento corporativo en un entorno con regulaciones cada vez más complejas no es una tarea fácil. Hacerlo en un espacio cada vez más digitalizado puede ser incluso más difícil.

“No es algo que se pueda comprar en una tienda y llevarse consigo. Está en constante evolución”, dijo Lamond Kearse, director ejecutivo de cumplimiento de la Autoridad Metropolitana del Transporte (MTA, por sus siglas en inglés) de la ciudad de Nueva York, en un video en 2014 en el canal de YouTube de la Bolsa de Valores de Nueva York.

Sino que para darle seguimiento a la gobernanza, administración de riesgos y cumplimiento (GRC, por sus siglas en inglés) se precisan numerosas herramientas y procesos. Dichas herramientas, muchas de las cuales están en línea y son automatizadas, pueden ayudar a las empresas a cumplir con sus responsabilidades corporativas sin distraer a sus ejecutivos de dirigir negocios rentables.

Una breve historia del cumplimiento corporativo moderno

Sería un descuido hablar de cumplimiento sin mencionar los eventos que nos llevaron al entorno de regulaciones actuales.

Una serie inesperada de episodios de mala administración corporativa en 2001, tales como los escándalos contables de Enron y WorldCom, dieron como resultado regulaciones de cumplimiento más estrictas. En 2002, Cynthia Glassman, entonces comisionada de la Comisión de Bolsa y Valores, pronunció un discurso en la American Society of Corporate Secretaries que se cree que fue el inicio de las carreras profesionales de incontables ejecutivos dedicados al cumplimiento.

“En términos de intentar personificar la consciencia corporativa, existe un factor que no se exige de manera específica, pero que considero que es en todo caso esencial”, dijo Glassman. “Si bien el presidente y director ejecutivo no puede delegar su máxima responsabilidad, la de llevar completamente a cabo el mandato de Sarbanes-Oxley y las reglas de la comisión, una empresa debería tener un ejecutivo que sea quien tenga la responsabilidad del cumplimiento corporativo y los problemas éticos”.

La crisis bancaria de 2008 enfatizó aún más la exigencia de un mayor control sobre el cumplimiento corporativo, lo que dio como resultado la aprobación de una ley llamada Dodd-Frank, que buscaba reformar Wall Street.

Estos eventos han hecho que la atención se centre directamente en el cumplimiento como mecanismo de erradicar la conducta corporativa poco ética, tal como lo señala Bloomberg, así como en la función del director de cumplimiento de identificar tal conducta.

Mejores prácticas de cumplimiento

Cuando Kearse asumió el cargo en 2004, encontró una inmensa cantidad de datos provenientes de la MTA, que tenía entonces 40 años de antigüedad. Tal como explicó en el video sobre la Bolsa de Valores de Nueva York, Kearse dijo que su principal tarea era revisar los datos e identificar cuáles eran realmente relevantes para su función. Sin embargo, la mayoría de los datos habían sido recogidos de diferente manera por distintos departamentos y subsidiarias: hojas de cálculo, documentos de texto, bases de datos internas.

El primer reto era estandarizar el sistema de registros de la organización. “Con el uso de una sola plataforma, pudimos tener a todos en línea”, dijo Kearse. Contar con un mismo repositorio para prácticas documentadas por departamento, informes, información financiera, entre otros documentos, ayuda a prevenir las crisis organizativas.

Después que Kearse recopiló todos los datos, se dio cuenta de que tenía tantos que no podría hacer nada con ellos. Su atención se centró entonces en cómo podría analizar los datos de una manera efectiva que le permitiera ver lo que necesitaba, al tiempo que también le permitiera a otros funcionarios obtener la información que necesitaran. La integración de herramientas de GRC automatizadas y personalizables puede recoger, organizar y distribuir el tipo de datos corporativos esenciales para identificar patrones, problemas y procesos.

Contar con un diagrama de cumplimiento, tal como señala TechTarget que hace la MTA, cuyos procesos de negocio se relacionan con dichas leyes estatales y federales, ayuda a mantener la información actualizada. Además, resulta de vital importancia garantizar que todos los datos que pertenecen a la junta de directores, desde las minutas hasta los informes de las reuniones, se mantengan correctamente y se almacenen con seguridad en un lugar accesible para todos sus miembros.

Se acabaron los días de llenar carpetas de manila con innumerables declaraciones fiscales, estados bancarios y minutas de reuniones para luego archivarlas en un armario. Los ejecutivos corporativos y los miembros de juntas directivas tienen cada vez mayor movilidad y conocimiento digital y, por lo tanto, los documentos más importantes de las empresas los han acompañado en el ciberespacio. Una solución como Diligent, que ayuda a mantener las juntas directivas organizadas, constituye una parte integral del enfoque general de cualquier empresa en relación con la gobernanza, el manejo del riesgo y el cumplimiento en el entorno regulatorio de hoy.