Cómo Diligent Boards™ ayuda a organizaciones independientes de asistencia médica a administrar sus operaciones internacionales

Desde el año 2011, Diligent Boards ha estado trabajando con una empresa de asistencia médica líder a nivel internacional. Durante este tiempo, ha contribuido a optimizar sus actividades operativas por medio del trabajo con la organización y sus líderes para crear una cultura de colaboración digital.

RETO

Las organizaciones de asistencia médica pueden ser complicadas y difíciles de administrar incluso en los mejores momentos; y cuando se trata de una empresa que ha funcionado durante varias décadas y que tiene presencia a nivel mundial, los asuntos relacionados con la gobernanza y las comunicaciones pueden volverse significativamente más complejos.

Dirigir una organización dinámica y con diversidad geográfica requiere excelente gobernanza y firme control de las reuniones de junta directiva y comités, de las que se deriva la dirección estratégica. Sin embargo, toda esta información debe distribuirse. Tradicionalmente, la junta directiva recibía información importante en paquetes de material impreso, pero la cantidad total de papel utilizado para su compilación crecía sin control. “Estábamos agotados entre tantas resmas de papel. Algunas veces hasta 10 paquetes al mes”, nos comentó una vocera de la organización. Esto significa que se estaban utilizando 5.000 hojas de papel al mes con un costo aproximado de 1.000 libras esterlinas únicamente en papel y tóner.

Además, el proceso de preparación de reuniones de junta directiva requería que los empleados trabajaran a tiempo completo durante una semana al mes para reunir, editar, imprimir y enviar los paquetes a los 11 miembros de la junta directiva de la organización, algunos de los cuales se encontraban fuera del Reino Unido. Finalmente, la sostenibilidad se convirtió en un factor clave que impulsó la decisión de cambiar hacia una solución digital para los libros de la junta directiva.

ENFOQUE

Luego de revisar distintos enfoques y soluciones que van desde un sencillo software para crear PDF hasta proveedores exclusivos de software para juntas directivas, el equipo decidió que necesitaba una solución que ofreciera todos los servicios.

Luego de reducir la selección a dos candidatos, Diligent quedó como la primera opción. “Cuando compara a Diligent con su competidor más cercano, puede ver que fue diseñado pensando en la experiencia del usuario”, expresó la portavoz. Ella descubrió que Diligent Boards no solo era más intuitivo, sino que también proporcionaba el cifrado y la seguridad que requería esa organización de asistencia médica para proteger la información confidencial (así como la muy importante capacidad de reducir el uso de papel).

La compañía decidió introducir Diligent Boards primero en el equipo ejecutivo de la organización, que se compone de 12 personas, dos de las cuales además pertenecen a la junta directiva principal de la empresa. El equipo ejecutivo utilizó Diligent Boards durante dos meses, y basándose en la velocidad con la que sus miembros adquirieron la habilidad de utilizar la tecnología, la empresa decidió extender el uso de Diligent Boards hacia la junta directiva principal y la junta directiva de la empresa de seguros de la organización, con sede en el Reino Unido. Aunque la empresa planeaba proporcionar el material impreso junto con Diligent Boards por un período de seis meses, varios miembros de la junta directiva solicitaron que se les dejaran de entregar los paquetes de papeles impresos tan solo dos meses después.

RESULTADOS

Diligent Boards ha ayudado a la organización de asistencia médica a evitar malgastar resmas de papel, además de ahorrarle a la organización una cantidad significativa de tiempo todos los meses. De hecho, para producir los paquetes de material de la junta directiva, ahora se requiere de la cuarta parte del tiempo. “Diligent Boards ayuda a mejorar la calidad de la información. Gracias a que podemos juntar el material de las reuniones con mucha más rapidez, tenemos más tiempo de ventaja para crearlos, por lo que estos son más actualizados. Y más exactos”, señaló la portavoz. “Y, a medida que continúa nuestra expansión a nivel internacional, Diligent Boards hace que compartir información sea mucho más sencillo”.

La organización expresó que incorporar a nuevos usuarios a Diligent Boards es fácil. La solución es tan intuitiva que tardan en promedio 20 minutos en hacer con los ejecutivos un recorrido por las distintas funciones. Dada la popularidad de Diligent Boards, esta organización de asistencia médica con presencia a nivel mundial ha extendido su uso a toda la empresa.