Diligent Boards ofrece a la fundación benéfica ExtraCare una nueva independencia tanto dentro como fuera de la sala de juntas

La fundación benéfica ExtraCare es una organización benéfica galardonada en el Reino Unido que permite a las personas mayores disfrutar de un estilo de vida más saludable, activo e independiente. ExtraCare hace posible
el funcionamiento de una red de comunidades inspiradoras que representan una alternativa moderna al cuidado o al hogar tradicionales para personas de edad avanzada. La organización benéfica dirige 14 complejos residenciales para jubilados y 17 desarrollos urbanísticos más pequeños en todas las Midlands y el norte del Reino Unido.

RETO

Administrar la fundación benéfica ExtraCare requiere del apoyo de una junta directiva que sea eficiente y que esté conectada. En el pasado, la organización usaba un método que se basaba en el papel para recopilar los materiales necesarios para las reuniones trimestrales de su junta directiva, comité de auditoría y comité del presidente. Para la secretaria ejecutiva de ExtraCare, Anna Adams, y su equipo, preparar y enviar la documentación a los 20 o más miembros de la junta directiva y comités ejecutivos tomaba hasta tres semanas de su tiempo al año.

El proceso no solo consumía tiempo sino demasiado dinero, en especial para una organización benéfica que tiene que justificar cada centavo que gasta. Según Adams, “El franqueo de un paquete costaba £3. Y como los paquetes eran tan voluminosos, a menudo se quedaban atascados en oficinas locales de clasificación, lo cual significaba que los miembros de la junta directiva tenían que recogerlos en persona”. Y, en consecuencia, no había garantía de que los directores recibieran los paquetes a tiempo para las reuniones.

ENFOQUE

Cuando uno de los nuevos miembros de la junta directiva de la fundación sugirió migrar del papel, ExtraCare respondió. Crearon una lista pequeña de proveedores líderes de portales para juntas directivas, la cual estudiaron hasta que llegaron a la opción más sólida: Diligent Boards™.

Su razón principal para elegir la solución de Diligent Boards fue que su portal para juntas directivas se consideraba el de uso más fácil. De hecho, ExtraCare se sorprendió gratamente de la fluidez con que los miembros de la junta directiva pasaron del papel a la aplicación Diligent Boards.

RESULTADOS

Después de pasar del papel al portal digital para juntas directivas de Diligent, el equipo de ExtraCare descubrió que ahorraba hasta dos semanas de tiempo por año. Además de tiempo, la solución ahorra a la fundación el gasto de envío y materiales, que es significativo para una organización benéfica.

ExtraCare obtuvo otros beneficios: el centro de recursos del portal ha ayudado a la organización a ser incluso más efectiva fuera de la sala de juntas. Antes de usar la solución de Diligent Boards, la fundación enviaba correos electrónicos para comunicar información importante como por ejemplo planificación de medicamentos. Pero a menudo los miembros de la junta directiva los pasaban por alto debido a sus muchas ocupaciones. Anna Adams explicó: “El centro de recursos nos permite descargar cualquier información pertinente que no está en los materiales de las reuniones. Por ejemplo, tenemos algo que se llama plan del proceso de medicamentos que es crucial para el cuidado de nuestros residentes y nos orienta acerca de los medicamentos que administramos”.

Actualmente, cuando se deben comunicar asuntos de importancia estratégica, la organización benéfica los marca mediante la funcionalidad del centro de recursos y los miembros reciben los datos de manera segura y en tiempo real.