Diligent optimiza procesos relacionados con directores y ejecutivos de Tyler Technologies

Tyler Technologies es la mayor empresa de software de los Estados Unidos que se enfoca únicamente en el sector público. Esta empresa es un proveedor líder de soluciones y servicios integrales de administración de información para gobiernos locales, y se asocia con sus clientes para ayudar al sector público —ciudades, condados, escuelas y otras entidades gubernamentales— a ser más eficiente, accesible y ofrecer respuestas a las necesidades de los ciudadanos. La base de clientes incluye a más de 14.000 oficinas gubernamentales locales en 50 estados, así como en Canadá, el Caribe, el Reino Unido y otras partes del mundo. Tyler Technologies es cliente de Diligent Boards™ desde 2014.

RETO

Desde contabilidad financiera e impuestos inmobiliarios hasta la gestión de casos en tribunales e información sobre estudiantes, Tyler Technologies desarrolla y produce soluciones y servicios destinados al sector público para la gestión de funciones empresariales complejas, ofreciendo el correspondiente soporte técnico. Sin embargo, al igual que cualquier empresa que cotiza en bolsa, fundada en Estados Unidos, debe cumplir estrictas normas respecto a la gobernanza corporativa. Durante casi tres años, Tyler Technologies ha estado utilizando Diligent Boards. Cuando John S. Marr Jr., presidente y director ejecutivo, decidió que la empresa necesitaba una manera más eficiente, segura y rápida de elaborar cuestionarios para los directores y ejecutivos, buscó otros proveedores de software para juntas directivas, y en 2015 eligió continuar con Diligent y emplear su nueva solución D&O completamente integrada. El módulo seguro de Diligent D&O es un complemento de Diligent Boards que fue desarrollado para simplificar la manera de crear y entregar los cuestionarios de directores y ejecutivos.

ENFOQUE

Una vez tomada la decisión, la importante labor de cargar los cuestionarios fue asignada a Anne Caffey, asistente ejecutiva. Los 18 años que lleva Caffey trabajando en Tyler Technologies le han dado un conocimiento único de lo que se necesita: ingresar los datos de los nueve directores de la junta y de los usuarios de cuatro comités, como información personal y respuestas previamente respondidas, entre otros.

“Pude rellenar por adelantado los cuestionarios usando las respuestas del año anterior”, dijo Caffey. “Necesitábamos tres cuestionarios por separado, por lo que al principio era difícil entender cómo lograr que cada uno se cargara correctamente”. Según Caffey, a pesar de que estaba capacitada para cargar el módulo de D&O, seguían surgiendo dudas. “Las personas del equipo de ejecutivos de cuentas de Diligent fueron de gran ayuda. Los llamaba constantemente con pequeñas preguntas, y ellos me ayudaban de inmediato. El apoyo de Diligent fue increíble”.

RESULTADOS

“La solución D&O de Diligent cambió mi vida”, exclamó Caffey. “Solía imprimirlo todo y colocarlo en carpetas de tres anillas; luego las enviaba por FedEx para que las recibieran a tiempo para revisarlas entes de la reunión de la junta directiva”. Caffey comentó que la nueva solución D&O simplificó el proceso de su flujo de trabajo, y una de las razones es que la información se encuentra asegurada en línea y los miembros de la junta directiva ahora tienen acceso inmediato a esta.

“Este es el primer año que cargamos la información en D&O y la enviamos a los directores. Pienso que ha funcionado fabulosamente”, resaltó Caffey. “Ya no es necesaria la costosa impresión en papel y la larga espera para recibir las firmas por correo”. Puesto que la solución Diligent D&O permite a los miembros de la junta directiva realizar cambios, firmarlos y enviarlos en línea, el tiempo requerido para que se completen las tareas ha disminuido enormemente. “¡Esto es sumamente importante! Anteriormente, si era necesario realizar un cambio, tenía que incluirlo en el documento, reenviar la nueva versión impresa y esperar por la firma y el envío de regreso”.

El módulo de Diligent D&O también ha facilitado otros pasos del proceso de aprobación. Caffey dice que si alguien necesita ver un cuestionario, puede obtenerlo en línea, lo que lo hace más fácil de encontrar. “Esto ahorra tiempo y costos en papel, y me ahorra horas de trabajo. También pienso que es una manera más profesional de presentar ante la junta directiva”, agregó.

Caffey dijo que los miembros de la junta directiva también están muy contentos con la nueva solución. “¡Les encanta!” Les gusta poder realizar cambios por sí mismos, que las preguntas puedan contestarse previamente, y quizá lo que más les gusta es que luego de hacer cambios y revisar, solo presionan el botón “firmar”, y ya todo está listo. No necesitan utilizar el correo; todo está en sus iPads”.

Tampoco hubo quejas luego de la implementación, según comenta Caffey. De hecho, dijo que solo había recibido comentarios positivos acerca de la solución Diligent D&O, sencilla y fácil de usar. Otra función que ella consideró especialmente genial es la del “administrador de envíos”. “Realmente me gusta. Permite que uno pueda ver en cualquier momento quién ha abierto su cuestionario y cuánto ha logrado completar. De esta manera, uno puede enviar recordatorios por correo electrónico a quienes no lo han finalizado. Ahí es donde entro yo”.