DSM Pension Services mejora la eficiencia en su sala de reuniones de juntas directivas con Diligent Boards

DSM Pension Services B.V. (DPS) es el centro de pericia dentro de DSM en el campo de administración de pensiones y activos de DPS. Natascha Jacobs es asistente de apoyo a la gerencia de DPS. Ella es la responsable de organizar todas las reuniones con los clientes, y para ello la compañía ha estado usando Diligent Boards™ (antes Diligent Boardbooks) desde mayo de 2013.

COMPLEJIDAD

DPS cuenta con una estructura compleja de reuniones, así como de su junta directiva. La organización debe lidiar con dos fondos de pensiones distintos. Cada fondo de pensión tiene aproximadamente siete cuerpos, entre ellos juntas directivas, juntas de representantes, comisiones, cuerpos de rendición de cuentas y supervisión, y el equipo de gerencia de DPS. En total, los distintos comités se reúnen cerca de 100 veces al año.

Natascha dice: “Era un gran desafío para nuestro equipo asegurar que todas y cada una de las reuniones estuviesen preparadas adecuadamente. En la preparación para una reunión, se dedicaba mucho tiempo a imprimir, copiar y distribuir todos los documentos, incluso por correo. Y en el caso de un cambio, teníamos que comenzar todo el proceso desde el principio nuevamente. Asimismo, para los miembros de la junta directiva los documentos impresos de las reuniones (frecuentemente de varios cientos de páginas) eran apenas manejables”.

SEGURIDAD

Aparte de consumir mucho tiempo, había otra desventaja: era imposible garantizar la seguridad de la información en el nivel más alto. A DPS se le confía información de una naturaleza muy delicada y es vital que esta no se filtre. Sin embargo, una vez que información delicada se ha impreso, se hace difícil asegurar que ello no ocurra. Teniendo presente esta y otras razones, la junta directiva de DPS deseaba hacer una transición a reuniones digitales en las cuales los asistentes pudieran usar tabletas. Sin embargo, la solución tendría que ser una que cumpliera los requisitos de seguridad actuales. Ton Knoops, coordinador de TI de DPS: “Hoy, la seguridad y la seguridad de la información son más importantes que nunca antes, especialmente en el campo en el cual operamos.
Debido a ello, el aspecto de la seguridad fue el punto de inicio de nuestra búsqueda de un portal para juntas directivas. Después de todo, si se roban una tableta, no es deseable que alguien pueda acceder a los documentos allí almacenados. Otra importante consideración para nosotros durante el proceso de selección era dónde y cómo almacenar los datos”.

LA BÚSQUEDA DE UN PORTAL PARA JUNTAS DIRECTIVAS

Knoops comparó varios proveedores de portales para juntas directivas que cumplían los requisitos que se habían establecido y finalmente optó por Diligent Boards. Ton dice: “La junta directiva de DSM había estado usando Diligent Boards por algún tiempo y estaba muy complacida con el mismo. Aunque fue algo que ciertamente tomamos en consideración, había otros tres aspectos en particular que influyeron en nuestra decisión final: seguridad de la información, facilidad de uso y un excelente servicio al cliente”.

Knoops explica: “En primer lugar, Diligent surgió como la mejor opción en seguridad de la información. Todos los datos se almacenan en la mejor estructura de hospedaje, y hay respaldo en un segundo sistema de recuperación en otra ubicación geográfica en caso de desastre. Diligent Boards también se destacó entre otras opciones debido a su facilidad de uso. Solo toma 30 minutos aprender a usar esta solución. El último de los tres puntos que hicieron que nos decidiéramos por Diligent Boards fue el excelente servicio al cliente que ofrece; está disponible 24 horas al día en distintos idiomas. Otra cosa que también nos gustó fue el hecho de que los empleados de servicio de Diligent Boards están capacitados para ayudar a este grupo objetivo específico de manera rápida y con pleno conocimiento”.

REUNIONES HÍBRIDAS

Para asegurar que la primera reunión fluyera sin problemas, se organizó una reunión híbrida, con un libro de reunión tanto digital como de papel, y con el respaldo de Diligent. Natascha dice: “Cambios como estos siempre causan cierta tensión y las personas necesitan tiempo para acostumbrarse a ellos. Sin embargo, no esperaba la aceptación de Diligent Boards tan de inmediato. Todos estuvieron a favor después de apenas la primera reunión. Esto realmente superó todas nuestras expectativas”.

SU USO SE HA EXTENDIDO

DPS ha estado usando Diligent Boards durante aproximadamente dos años. Natascha dice: “Inicialmente, la solución fue pensada solo para la junta directiva de los fondos de pensión SABIC y PDN, conformadas conjuntamente por aproximadamente 20 usuarios. Sin embargo, debido a su éxito, ya tenemos 60 usuarios. Esto representa un gran alivio para nuestro equipo, que es responsable de suministrar apoyo a la gerencia. Ahora estamos libres para enfocarnos únicamente en las tareas más importantes, sin perder tiempo valioso en la sala de fotocopias”.

MEJORA DE LA EFICIENCIA

Finalmente, la transición a un portal para juntas directivas produjo otra ventaja inesperada para DPS: las reuniones también son más cortas y más eficientes. “Como se pueden imaginar, navegar y buscar una página específica consume mucho tiempo en una reunión”, señala Natascha. “Nos ahorramos una gran cantidad de tiempo al digitalizar”.