El Banco FirstRand ahorra en 2012 un estimado del 50 % en costos de producción de material para juntas directivas

La visión de FirstRand es ser la empresa de servicios financieros africana de preferencia. El grupo tiene unas cifras muy impresionantes: 34.000 empleados, 800 sucursales y 6.290 cajeros automáticos en el sur de África. El banco tiene filiales en los países vecinos de Botsuana, Mozambique, Namibia, Lesoto y Zambia.

La cultura de FirstRand hace énfasis en la innovación y el espíritu emprendedor. Ambos elementos están en el corazón de los planes estratégicos y operativos del banco. La innovación se toma tan en serio que FirstRand posee incluso un programa de premios internos anuales que honra los esfuerzos de los empleados del banco. Para el evento de 2012, el grupo de la secretaría de la empresa decidió nominar a los premios el trabajo que habían hecho con la solución Diligent Boards.

RETO

La secretaría de FirstRand maneja un intenso calendario de reuniones: más de 600 al año, lo que requiere la producción de más de 8.700 paquetes individuales para los directores y los empleados que asisten a juntas directivas y comités principales de las filiales del grupo. Para manejar las demandas de producción de estas reuniones, se reunían hasta seis asistentes al estilo “línea de ensamblaje” para compaginar y sellar a mano cada una de las páginas de todos los informes de junta directiva. El material se encuadernaba y subsiguientemente se enviaba por correo a una lista de ejecutivos en toda África.

Como resultado, la mayor parte del tiempo de la secretaría se consumía en el trabajo manual que implicaba la creación y el envío de documentos. La magnitud del esfuerzo que requería producir paquetes para juntas directivas era enorme. La simple tarea de reunir los materiales era una carrera contrarreloj.

ENFOQUE

FirstRand inicialmente usó la solución Diligent Boards para hacer frente a los inconvenientes del papel de manera que la secretaría pudiera concentrarse más en la calidad del contenido enviado y proporcionar una solución más cómoda y perfecta para sus ocupados directores. Querían alejarse del enfoque de la línea de ensamblaje del material para juntas directivas y del trabajoso sellado manual de miles de páginas. Debido a que el material inevitablemente requiere cambios de último minuto, FirstRand buscó una función de sincronización que permitiera hacer actualizaciones instantáneas a cualquier informe. Y la seguridad y el servicio eran obligatorios.

Aunque los factores de conveniencia eran la gran motivación para el equipo de secretaría, su gran sorpresa fue el ahorro en costos que produjo la solución. Martha Bromilow, Directora de la Secretaría de la Empresa de FirstRand Limited, dijo: “Cuando comenzamos a elaborar nuestra participación en los premios Innovation de 2012, calculamos nuestros costos de producción tanto antes como después de comenzar a usar la solución Diligent Boards. Creo que nadie esperaba que los resultados fueran tan contundentes.

RESULTADOS

¿Cuán contundentes fueron los ahorros? Antes de usar Diligent Boards, FirstRand gastaba casi R 14.000,000 ($1.55 millones) al año en la producción, el ensamblaje y la distribución de paquetes para juntas directivas. Después de adoptar la solución Diligent, la empresa logró ahorrar R 6.887.177 ($764.000) solo en el primer año, una reducción del 49 % de los costos generales incluyendo la cuota de suscripción anual de Diligent Boards. La mayor parte de este ahorro se puede atribuir a una reducción del 78 % en costos de personal. Ahora, el equipo de Secretaría de FirstRand queda liberado para enfocarse en la calidad de los materiales para la junta directiva en lugar de estar atados a las exigencias de producción. Otro beneficio agregado: se ahorraron más de cuatro millones de hojas de papel el año pasado como resultado del cambio a una solución digital. “Nuestra inversión en la solución Diligent Boards está bien justificada considerando el ahorro en tiempo, dinero y eficiencia que obtuvimos como resultado de cambiar a una solución electrónica. También hay incontables beneficios como la facilidad de acceso para los directores, las actualizaciones en tiempo real y la entrega segura”, agregó Bromilow.