Heineken Pensions y Diligent Boards: Destilando mejores decisiones

Heineken es una de las marcas líderes de cerveza en el mundo. Conocida por su botella verde pálido y la estrella roja de su logotipo, esta cerveza se puede encontrar en los anaqueles de tiendas en más de 170 países en todo el mundo. El grupo de pensiones de Heineken en el Reino Unido comenzó a usar la solución Diligent Boards™ en 2013.

RETO

Hay un grupo de juntas directivas y comités relacionados con el esquema de pensiones de Heineken en el Reino Unido. Janis Ireland, gerente de Gobierno Corporativo de Pensiones y operaciones, actúa como secretaria de muchas juntas directivas y es responsable de la organización de las reuniones y de los documentos.

Antes de cambiarse a la solución Diligent Boards, todos los paquetes de material de la junta directiva eran impresos y constaban de hasta 200 páginas de información. Aunque estos paquetes por lo general eran enviados por correo, hubo ocasiones en las que los documentos estaban retrasados o los paquetes se extraviaban y por ello Janis, que vive en Edimburgo, tenía que transportar personalmente las copias de los innumerables informes a los lugares de las reuniones en Londres.

“Aparte de la carga de compilar y entregar los informes, había otros inconvenientes”, explicó Janis. “El mayor: Algunas veces era difícil realizar la entrega de los documentos con antelación cuando se tenía poco tiempo antes de las reuniones”. Uno de los directores de la junta directiva usó Diligent en otro esquema de pensiones y sugirió que Heineken Pensions realizara el cambio.

ENFOQUE

Janis realizó la investigación pertinente para elegir al proveedor. Las tres principales empresas líderes en la industria fueron entrevistadas y evaluadas, y Heineken Pensions realizó un análisis costo-beneficio. Diligent Boards fue la elegida. ¿Por qué? “Facilidad de uso”, apuntó Janis. “Diligent Boards era la más intuitiva de todas las soluciones que evaluamos, y el soporte las 24 horas fue muy atractivo”.

RESULTADOS

Como resultado del cambio a Diligent Boards, Heineken Pensions ha ahorrado un sinnúmero de horas administrativas que se hubieran utilizado para la compilación de los paquetes impresos. Más importante que eso, los miembros de las juntas directivas reciben información crítica con mayor rapidez, y pueden tener una mejor preparación para las reuniones al contar con informes días antes de las reuniones trimestrales. También es fácil consultar y tener acceso a documentos de reuniones anteriores.

La solución Diligent Boards también se ha extendido más allá de las reuniones ejecutivas. “Ahora incluimos información adicional en el portal”, dijo Janis. “Eso le ofrece a todos acceso inmediato a características como los módulos de entrenamiento y otros documentos que mejoran el desarrollo profesional”.