Inspirando a la Comisión de Turismo de Canadá para que migre a la era digital

La Comisión de Turismo de Canadá (CTC) es la organización de mercadotecnia del turismo nacional de Canadá y una corporación estatal federal del gobierno de Canadá. La CTC es la responsable de brindar una voz coherente para la industria del turismo canadiense, ya que promociona a Canadá como un destino de cuatro estaciones en donde los viajeros pueden disfrutar de experiencias extraordinarias.

RETO

La visión de la CTC se refleja en su lema “Inspirando al mundo para que explore Canadá”. La junta que impulsa las estrategias que hacen de la visión una realidad está compuesta de 12 miembros. Sus reuniones ejecutivas se realizan seis veces al año, cuatro en persona y dos virtualmente. Pero satisfacer las exigencias de esas reuniones no era una tarea fácil. Según Raya Rahmen, oficial de enlace de la junta para la CTC, “El proceso que usábamos para preparar los materiales era muy anticuado y requería de carpetas manuales para guardar los diferentes informes y el material y los documentos originales”.

Eso hizo de los cambios inevitables de última hora una pesadilla al momento de hacerles frente, como por ejemplo, que el personal de la secretaría se apresurara a imprimir y organizar nuevamente las versiones más recientes de los paquetes de la reunión. Cuando el grupo realizaba sesiones de planificación estratégica e invitaba a terceros, el equipo de Raya tenía que producir en masa hasta 40 copias de las inmanejables carpetas. En general, la producción del material para las reuniones exigía dos días de trabajo a tiempo completo y con frecuencia horas adicionales de trabajo.

ENFOQUE

La directora ejecutiva de la propia CTC intervino como catalizador para el cambio. Ella fue miembro de otras juntas y sugirió que la organización cambiara a una solución digital. Por un breve lapso, la CTC consideró lanzar un software “hágalo usted mismo” gratuito o de bajo costo. Cuando observaron más de cerca los riesgos de seguridad, la idea fue rechazada finalmente.

Raya comenzó la búsqueda del proveedor adecuado y realizó una revisión exhaustiva de los potenciales candidatos. Siete finalistas fueron seleccionados. Diligent fue elegida después de analizar las soluciones de cada compañía. El principal factor que inclinó la balanza a favor de Diligent: la simplicidad. La solución de Diligent era la única que se parecía y se comportaba como un libro, pero con todos los beneficios de un portal digital.

RESULTADOS

Cuando la CTC usaba carpetas para los materiales de la junta, invariablemente traía recursos adicionales para ayudar con el copiado y la organización. Ahora, gracias a Diligent, esos costos adicionales ya no existen. La creación y distribución de materiales a través del portal de la junta redujo significativamente el tiempo de producción y eliminó la necesidad de envío de carpetas a los miembros en todo el país.
Los miembros de la junta adoptaron fácilmente la solución basada en el iPad y requirieron poca capacitación. Como beneficio adicional: los ejecutivos usan la solución de Diligent para almacenar documentos para otras reuniones.

“Es absolutamente increíble”, comentó Raya. “El antes y después es blanco y negro. Nuestros ejecutivos tienen lo que necesitan en la punta de sus dedos. Mirando atrás la manera en la que solíamos hacerlo, no sé cómo nos las arreglábamos”.