Intu Properties utiliza Diligent Boards para revolucionar las reuniones de su junta directiva

Intu Properties es una compañía inmobiliaria principal FTSE 100 con activos de £8.800 millones. Según Intu: “Poseemos y dirigimos algunos de los mejores centros comerciales, en zonas con grandes oportunidades, en todo el Reino Unido, incluyendo 10 de los 25 principales centros comerciales del país”. Intu tiene más de 2.000 empleados. Ha sido cliente de Diligent desde 2012.

RETO

Intu Properties tiene una junta directiva y cuatro comités directivos, con un total de 25 miembros diferentes de juntas y comités. Las reuniones de la junta y de los comités se celebran por lo menos cuatro veces al año. Antes de adoptar Diligent Boards™, la compañía preparaba el material impreso, que a veces constaba de hasta 250 páginas, para su revisión por parte de la junta directiva. Susan Marsden, Secretaria General de Intu Properties dijo: “Necesitábamos un sistema más eficiente para la distribución de contenido, tanto para la comodidad de nuestros directores como para ahorrar tiempo en la preparación de los paquetes para la junta directiva y los comités. También estábamos realizando gastos considerables en correo para la distribución de los paquetes, y las entregas a altas horas de la noche no eran del agrado de los directores”.

La seguridad de los datos también representaba un factor muy importante para optar por una solución digital, señala Susan Marsden: “Nos preocupaba que los documentos impresos confidenciales de la junta directiva se extraviasen o que incorrectamente se entregasen por correo a una dirección equivocada, además del riesgo de perderlos”.

El presidente y el director ejecutivo de Intu ya estaban utilizando el servicio de Diligent Boards en otras juntas directivas, de modo que ya conocían las ventajas que podían ofrecer los portales digitales para juntas directivas. Susan consideró diversos proveedores y concluyó que Diligent era el aliado perfecto para la compañía: “El equipo realizó una excelente presentación y entendió con claridad todos los problemas que enfrentaban la Secretaría y la junta directiva en relación con los documentos impresos para la junta directiva. También me tranquilizaba el hecho de que diversas compañías del FTSE 100 utilizan Diligent Boards. Además, el alto nivel de seguridad que ofrece Diligent como protección contra la piratería informática era impresionante, además de ser un factor muy importante para nosotros”.

ENFOQUE

Una vez que Intu Properties tomó la decisión, inició de inmediato la transición del material para su junta directiva a Diligent Boards. En un mes, Intu tuvo la primera reunión de su junta directiva, en la que se utilizó el material tanto en formato impreso como digital, el cual se ofreció en iPads. Susan Marsden sostuvo: “Todos nuestros ejecutivos recibieron capacitación personalizada y nuestro gerente de cuentas de Diligent asistió a la reunión en caso de que fuera necesario y todo salió a la perfección. Diligent también ofreció soporte técnico y orientación para los usuarios que no estaban familiarizados con los dispositivos iPad. En pocos meses, todos los ejecutivos ya estaban utilizando el servicio y estaban muy satisfechos”.

RESULTADOS

Como resultado de la transición a Diligent, Intu Properties logró disminuir el tiempo límite para la entrega de los materiales a la junta directiva de 24 horas antes del envío de los documentos impresos, a solo tres horas. Esto concedió más tiempo a los participantes para entregar su trabajo y para que los administradores pudieran revisarlo antes de la publicación. La entrega instantánea ahora significa que los ejecutivos cuentan con más tiempo para revisar el material antes de las reuniones.

Susan Marsden calcula que la compañía ha ahorrado un estimado de 50 % en tiempo de producción de materiales para la junta directiva al usar Diligent Boards. “Incluso usamos la aplicación para distribuir recortes de prensa, calendarios actualizados y enviar documentación de manera segura”.

Susan Marsden asegura que el servicio al cliente de Diligent es uno de los aspectos más resaltantes de la experiencia de Intu Properties: “Nuestro administrador de cuentas proporciona un excelente soporte técnico a los usuarios y a los administradores, además resuelve cualquier inconveniente, lo que rara vez ocurre, rápidamente. Nuestros ejecutivos aprecian también la comodidad: no tener que esperar en casa la entrega de paquetes de papeles para la junta directiva, no tener que cargar pesados paquetes, la facilidad de navegación en los paquetes electrónicos y la posibilidad de realizar anotaciones en los documentos electrónicos, en conclusión, están fascinados con la evolución a los paquetes de documentos electrónicos para la junta directiva. Para resumir, calificaría nuestra experiencia con Diligent Boards como un 10 sobre 10”.