Menos estrés desde que Andbank España y Andbank Luxembourg se decidieron por Diligent Boards™ para disminuir la carga de trabajo

Un equipo de banqueros con más de 85 años de experiencia combinada conforma Andbank Group, la entidad resultante de la fusión entre Banc Agrícol and Banca Reig en 2001. Este grupo global de banqueros relacionados tiene sedes en doce países de dos continentes. Sus empresas proporcionan siete servicios bancarios, seis empresas de asesoría para inversionistas, cinco empresas de administración de activos, tres agencias de corredores de bolsa, una oficina de representación y 39 sucursales.

Si bien Andbank Group protege activos y crea valor para sus clientes haciendo uso de su servicio personal y experiencia profesional, lo cierto es que espera lo mismo de sus proveedores. Esto es lo que Eduardo Muela Rodríguez, secretario de la junta directiva, así como también los miembros de la junta directiva de Andbank España y Andbank Luxembourg, estaban buscando en una solución de software para juntas directivas: valor, servicio personal y experiencia. Según Muela Rodríguez, era posible tener todo esto y más cuando propuso a Andbank que deberían elegir a Diligent Boards™.

RETO

Muela Rodríguez había trabajado durante 16 años como secretario corporativo en otros bancos e instituciones financieras antes de formar parte de Andbank España, en 2014. El banco en España aún estaba en pañales, con apenas dos años desde su apertura. La junta directiva de ocho miembros se reunía mensualmente, pero se precisaban dos administradores y cuatro días para preparar, crear, distribuir y actualizar el material de cada una de estas reuniones de la junta directiva. Ello, junto con el hecho de que el banco quería alcanzar los estándares de seguridad más altos, hizo que Muela Rodríguez se diera cuenta de que Andbank requería urgentemente una solución de software para juntas directivas.

“En Andbank España, todos usaban papel y enviaban sus documentos a través del correo electrónico”, dijo Muela Rodríguez acerca de la situación que observó cuando llegó a la junta directiva. “Aún no se había contemplado la idea de un software para juntas directivas.

Entonces decidí que era el momento de sugerir la idea. Expuse a la junta directiva lo importante que era contar con una solución digital en línea para juntas directivas, especialmente a la hora de intercambiar información confidencial. También planteé otros beneficios y todos estuvieron de acuerdo, así que comencé a buscar proveedores”.

ENFOQUE

Muela Rodríguez seleccionó tres proveedores después de consultar primero distintos sitios web. Seguidamente, envió un correo electrónico para solicitar más información. En menos de un día, respondió el primer destinatario: Diligent.

“Diligent resultaba una opción lógica. Fueron los primeros en contactarme y rápidamente me ofrecieron una reunión en persona para darme una demostración de las funciones y la utilidad del software para juntas directivas, lo cual representaba una gran diferencia, debido a que los otros proveedores podían exponer a través de seminarios web únicamente. Desde luego, también consideramos otras variables. Era importante que el software para juntas directivas fuera fácil de utilizar y de entender para
los miembros de la junta directiva que no son expertos en tecnología; Diligent Boards lo es. Sin embargo, para mí había dos razones principales que hicieron que Diligent fuera nuestra primera opción: servicio y precio”.

RESULTADOS

Andbank España ha utilizado Diligent Boards desde febrero de 2015. Fue tan exitoso que el banco le presentó la solución de software para juntas directivas a su banco hermano, Andbank Luxembourg, apenas cinco meses después, para un número total de aproximadamente 20 usuarios, incluyendo tres administradores.

Cuando observamos los beneficios desde que implementamos la solución, ambos bancos redujeron sus costos en papel y el tiempo de preparación necesario para compilar sus libros; de dos personas que trabajaban con cuatro días de anticipación a una persona capaz de completar el trabajo en un día. Con la solución han ahorrado cerca de 25.000 euros en costos fijos de producción al año.

Otro beneficio adicional es que el banco ahora puede cumplir el más alto estándar de gobernanza corporativa de proporcionar los documentos de la junta directiva por lo menos con cinco días de anticipación. Muela Rodríguez dijo que si bien la solución ha ayudado a ahorrar tiempo y dinero, lo cual es maravilloso, creía que era incluso mejor observar que el nivel de estrés para todas las personas involucradas había disminuido notablemente, lo cual aumentó los niveles de productividad y promovió una mejor colaboración.

“Veo numerosas mejoras desde que Diligent Boards se implementó”, comentó Muela Rodríguez. “Me agrada el hecho de que todo lo que se necesita esté disponible en segundos con el toque de la mano; todo está en el mismo lugar y es sencillo encontrar minutas de reuniones y documentos de comités de, digamos, hace cinco meses. Es bueno contar con un registro histórico de todo lo que ha logrado la junta directiva. De modo que, podría decir que nuestra experiencia en general con Diligent Boards ha sido muy positiva y es, sencillamente, cada vez mejor”.