REFERENCIAS
La Bolsa de Santiago mejora su gobernanza con Diligent Boards
La Bolsa de Santiago es el principal mercado de acciones, renta fija y derivados de Chile y la tercera bolsa más grande en América Latina. Fundada en 1893, la Bolsa de Santiago negocia acciones, bonos, fondos de inversión, ETF, futuros financieros y certificados, entre otros instrumentos financieros. La junta directiva de la Bolsa de Santiago está formada actualmente por 11 miembros establecidos principalmente en Chile, la mayoría de ellos no relacionados con los corredores. Según la ley chilena, la junta directiva debe estar compuesta por al menos cinco miembros, que pueden o no ser accionistas, y deben celebrar elecciones por lo menos cada tres años, donde se puede reelegir a los miembros.
EL DESAFÍO
A lo largo de los años, la junta directiva de la Bolsa de Santiago se apoyó en libros impresos que crearon ineficiencia y algunas veces obstáculos para mantener a los directores informados sobre la agenda y los documentos de la junta directiva, ya que algunos directores no estaban en Chile.
“Solíamos tener libros de junta directiva que a menudo tenían más de 200 páginas que debían entregarse a los 11 directores de la junta directiva cada mes”, dice José Martínez, presidente y director ejecutivo. “A veces, algunos de los directores, que viajaban, tenían dificultades para obtener los documentos impresos y tener datos oportunos sobre la información actual relacionada con la junta directiva”.
Además, era posible que los folletos de las reuniones anteriores de la junta directiva no estuvieran disponibles, especialmente para los nuevos miembros, que los usarían como referencia para actualizar las discusiones o buscar decisiones tomadas previamente por la junta directiva de la empresa.
En general, el enfoque anterior era lento, laborioso y costoso debido a todos los costos de impresión y entrega.
MEJOR GOBERNANZA A TRAVÉS DE DILIGENT
En 2014, la junta directiva de la Bolsa de Santiago tuvo nuevos miembros y un nuevo presidente.
“El enfoque de la junta directiva fue la gobernanza corporativa y la transparencia debido a la desmutualización de la Bolsa y otras transformaciones que se están experimentando en el mercado”, explica Martínez. “La junta directiva quería asegurarse de que toda la información presentada a los directores estuviera segura, se recibiera a tiempo y fuera precisa y transparente. La empresa quería no solo ser un ejemplo, sino liderar siendo el modelo a seguir para la gobernanza corporativa sólida en los mercados chilenos y las empresas chilenas”, señala.
La Bolsa de Santiago comenzó a evaluar varios enfoques y proveedores del mercado. Diligent se destacó entre los proveedores debido al énfasis en la gobernanza, la accesibilidad, la seguridad de la información y la experiencia con otras organizaciones en Chile.
“Diligent nos mostró que tenía una seguridad sólida”, dice Martínez.
La elección ahora era clara para la junta directiva de la Bolsa de Santiago que se asoció con Diligent.
LOS BENEFICIOS
“Diligent nos permitió hacer que los documentos de la junta directiva fueran accesibles a todos nuestros directores a través de computadoras portátiles y iPad”, explica Martínez. “Les ha hecho la vida más fácil a los directores, al presidente y director ejecutivo y a la gerencia porque toda la información está en un lugar seguro”.
Dado que la junta directiva de la Bolsa de Santiago se ocupa de información financiera y estratégica extremadamente sensible, la junta directiva está muy preocupada porque se pueda filtrar información. La tecnología de seguridad de Diligent mantiene segura la información confidencial de las juntas directivas.
Al mismo tiempo, la sustentabilidad es fundamental para el negocio, como lo afirma el presidente y director ejecutivo, quien explica: “Desde que implementamos Diligent, hemos estado ahorrando dinero en costos de impresión y entrega. Es importante destacar que también hemos estado ahorrando más de 4.000 hojas impresas al año. Diligent nos ayuda en los objetivos de sustentabilidad relacionados con el clima de nuestro negocio centrados en el aspecto medioambiental, ya que esto es fundamental para nosotros”
Ahora, con Diligent implementado, los administradores de la junta directiva no tienen que pasar incontables horas actualizando, imprimiendo y enviando por correo los voluminosos paquetes de la junta directiva. “La actualización de nueva información, ya sea que se trate de unas cuantas páginas o de 120 páginas, toma solo unos momentos para que se sincronice todo a través de Diligent”, afirma. “Ahora todos los directores y administradores de la junta directiva están en la misma página dondequiera que estén”
La junta directiva de la Bolsa de Santiago también está compuesta por varios comités. “Toda la información del pasado está allí en los archivos de Diligent, pero lo más importante, es que Diligent nos ayuda a asegurarnos de que cada miembro de los comités de la junta directiva pueda acceder a los materiales más actuales y a los documentos de rewferencia anteriores para estar preparado para reuniones específicas del comité”, dice Martínez.
La junta directiva de la Bolsa de Santiago, con Diligent como su socio de solución de gobernanza para la junta directiva, espera establecer el ejemplo de una mayor gobernanza corporativa en el mercado.
“Recomiendo absolutamente a Diligent, confío en ellos al 100 %”, dice. “Diligent nos permite adoptar la gobernanza corporativa a través de la sustentabilidad”.