3 razones para usar un portal para el Consejo antes de salir a bolsa

Por término medio, una empresa que empieza el proceso de salir a bolsa se gasta un 5% de su valor en la preparación del desarrollo de esa fase. Si su compañía está considerando operar en bolsa, es fundamental garantizar que las comunicaciones del Consejo se mantienen seguras en este momento de su proceso empresarial; también que cuenta con las mejores prácticas de gobierno corporativo. En este artículo se sintetizan, en 3 claves, las ventajas que aporta contar con un portal para el Consejo de Administración.

Expresado de una manera sintética y global, un portal web para el Consejo evita filtraciones de información confidencial y minimiza los riesgos de la salida a bolsa. A continuación, indagamos en esas y otras ventajas.

Beneficios que aporta un portal para el Consejo en su proceso de operar en bolsa

1) Favorece una comunicación efectiva y segura

En lugar de comunicarse por correo electrónico, gracias al empleo sistemático y acertado de un portal, los componentes del Consejo de Administración pueden informarse y trasladar sus mensajes de manera más efectiva y segura. Este procedimiento elimina los riesgos de que la información crucial de su organización se transfiera entre cuentas de correo electrónico personales y profesionales. Tanto es así que, con un portal para el Consejo, los miembros del mismo pueden tomar notas sobre los materiales que se exponen en las sesiones para su propio uso o para compartirlas con los componentes que estimen conveniente, para profundizar e intercambiar sobre esas materias en otro momento. En suma, un portal para el Consejo fortalece una mayor capacidad analítica y de deliberación (personal y conjunta), proporcionando una ubicación unificada para que los miembros colaboren y hagan preguntas de una manera confiable y optimizada.

Si hablamos de compartir información de alto valor estratégico, un procedimiento cuyo valor se incrementa más si cabe cuando una empresa se prepara para cotizar en bolsa, resulta fundamental afinar en los protocolos de seguridad, que afianzan la confidencialidad de la información corporativa que se distribuye. El caso es que enviar esa información por correo electrónico, incluso aunque cuente con la protección de una contraseña, expone a la empresa a riesgos innecesarios.

Frente a ese riesgo, los portales de los Consejos brindan un mayor nivel de seguridad que otras herramientas y sistemas para compartir información. Pongamos un ejemplo que ilustra esa elevada calidad de la seguridad: todos los documentos cargados en el portal están altamente encriptados. Además, el personal de la empresa también tiene control sobre todos los documentos y materiales que se alojan dentro de un portal para el Consejo. Ese rol administrador se traduce en que ese responsable de su Consejo, de su equipo directivo o técnico cuenta con la opción de decidir qué usuarios tienen acceso a los diferentes archivos. Esa funcionalidad incluye la posibilidad también de definir si esos archivos se pueden imprimir o descargar a un dispositivo para leerlos sin conexión (facetas que parecen inocuas, pero que forman parte de un protocolo altamente estructurado de ciberseguridad), e inlcuso se definir que todos los doscumentos tengan una marca de agua para saber quién es el responsable de la filtración del documento en caso de que estos salgan a la luz.

En suma, el portal para el Consejo es un sistema de circuito cerrado y esa característica aumenta la seguridad general para todos los componentes de su Consejo, también para cada documento que se comparte o almacena. Hablamos de un requisito esencial que su Consejo debe tener resuelto con un instrumento de garantías los meses previos a salir a bolsa. Con un portal para el Consejo competente y de alto nivel, su empresa cumple un doble propósito: optimizar el proceso y garantizar la seguridad, al tiempo que se adhiere a las mejores prácticas de gobierno.

 2) Recopilación de la información para garantizar el cumplimiento de todas las regulaciones antes de salir a bolsa

El portal para el Consejo facilita el cumplimiento de los requerimientos que comporta la transición de lo privado a lo público, lo que significa cumplir con los nuevos requisitos y regulaciones gubernamentales que representa ese cambio. Esa transformación requiere recopilar información para que sea analizada rigurosamente por el auditor, el suscriptor y el equipo legal. Se trata pues de compilar y categorizar información, como estatutos y documentos organizacionales; un proceso que resulta mucho más fácil (y eficiente) de desarrollar con un portal para el Consejo. De esta manera, cuando la información está centralizada en un solo lugar, el Consejo puede revisar fácilmente los documentos, así como asegurarse de que todos los componentes del Consejo disponen de la versión final de los materiales compartidos. Además, un portal para el Consejo ofrece un lugar de fácil acceso (y manejo) para realizar un seguimiento de los objetivos, las reuniones y los plazos del Consejo de Administración.

3) Preparación de las reuniones del Consejo

Como parte central de una empresa privada, el Consejo de Administración no está sujeto al mismo tipo de escrutinio que una empresa pública, lo que deja más tiempo en las reuniones para la deliberación y la planificación estratégica. Sin embargo, desde que la empresa acuerda salir a bolsa, la naturaleza de las reuniones del Consejo tiene necesariamente que cambiar. Al hilo de los ingredientes que requiere esa transformación, Stan Silverman (ex director general de PQ Corporation) explica en el Philadelphia Business Journal que “los Consejos de Administración de las empresas públicas tienen un proceso formal para satisfacer los complejos requisitos reglamentarios de una empresa pública”, que incluyen varios informes financieros para los inversores. De manera que, para llevar a cabo de manera efectiva las reuniones más complejas del Consejo, la preparación previa es imprescindible. Un componente del Consejo bien preparado tiene acceso a los materiales de revisión con anticipación, de esta manera se favorece que pueda tener un intercambio preliminar sobre esos documentos o datos con otros colegas que integran el Consejo. De tal modo que, al encargarse los consejeros de afinar en los detalles que marcan la diferencia en la preparación previa de la reunión, ese encuentro en sí puede enfocarse en temas más relevantes. Por último, un portal para el Consejo permite a los integrantes del Consejo plantear previamente sus inquietudes y consultas, lo que posibilita reservar íntegramente la reunión para la toma de decisiones y optimizar al máximo la experiencia y los conocimientos de los miembros, para afinar de este modo en los aspectos del Consejo vinculados a la gestión y la toma de decisiones.