6 aspectos imprescindibles para lograr una cultura de cumplimiento

El compliance o cumplimiento normativo consiste en fijar las políticas y procedimientos apropiados para asegurar que los empleados de una organización, incluidos sus directivos y trabajadores, cumplen con el marco normativo aplicable. Se trata en definitiva de un programa que autorregula las actuaciones de una compañía.Su objetivo es garantizar la supervisión y ejecución de los pasos y obligaciones legales que se deben seguir para la adecuada evolución de un negocio.

Lo cierto es que el cumplimiento normativo es cada vez más importante. Su creciente relevancia pone de manifiesto que estamos en una era en la que las empresas, así como sus directivos y líderes, están bajo el escrutinio de todas las partes interesadas (clientes, proveedores, trabajadores, propietarios de una organización, inversores, competidores, legisladores, organismos públicos…).

Por este motivo, se debe establecer una cultura de cumplimiento normativo en la organización, de manera que el riesgo y el cumplimiento se encuentren al frente de la estrategia empresarial. ¿Cómo realizar este cambio? En este artículo le aportamos algunas claves que facilitan el desarrollo de ese proceso.

6 patrones que contribuyen al desarrollo de una cultura de cumplimiento

1- Liderar con el ejemplo.

Los órganos de gobierno no solo son responsables de que la empresa cumpla con las regulaciones, sino que deben incorporar una cultura de cumplimiento en la estrategia de desarrollo del negocio. Además, resulta crucial que demuestren con su actitud la importancia del cumplimiento. Ese liderazgo se traducirá en detalles como que el cumplimiento normativo esté presente en sus discursos y conversaciones habituales, tanto con el equipo directivo como en el de los empleados. También en asegurarse de que cada documento que emiten cumple con el cumplimiento normativo.

2- Inculque la cultura de cumplimiento normativa

Desde el inicio, a los empleados que se incorporen a su empresa. La idea es que sus profesionales deben comprender desde el primer día la importancia de la cultura empresarial. Si usted quiere fortalecer el cumplimiento sistemático normativo, las personas que se incorporan a su equipo deben entender cuáles son las expectativas de la empresa sobre ellos y priorizar desde el primer momento una cultura del cumplimiento.

Así mismo, también contribuirá a instaurar una cultura de cumplimiento que el responsable emplee su capacidad pedagógica para alertar de los peligros que comporta el incumplimiento normativo, poniendo ejemplos concretos que ilustren los perjuicios que comporta esa negligencia, entre los cuales está la corrupción, el blanqueo de capitales, el incumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (como botón de muestra, funciona en nuestro país la multa por incumplimiento de esta normativa que fue impuesta a La Liga de fútbol española en junio de 2018), o la infracción fiscal externa e interna.

No en vano, el corporate compliance es un conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para reconocer y categorizar los riesgos operativos y legales que afronta una empresa, al tiempo que se estructuran mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos. Es decir, esa labor didáctica de los responsables generales y de cumplimiento normativo de la organización también debe incluir ejemplos de los beneficios que aportan unas buenas prácticas en ese campo, como por ejemplo identificar, analizar y evaluar los riesgos penales.

Para concretar en éxito ese reto, su organización debe disponer de recursos financieros sintonizados con las necesidades del proyecto, de manera que se garantice la consecución de objetivos del modelo. También es importante emplear procedimientos para que nuestro equipo de trabajo conozca con claridad cuáles son las conductas potencialmente delictivas. En sintonía con ello, y como elemento de implementación de una cultura de cumplimiento, deberá adoptar acciones disciplinarias si se producen incumplimientos de los elementos del sistema de gestión. También es esencial controlar el sistema por parte del órgano de cumplimiento penal. Todas estas actuaciones contribuyen a estimular e implantar una cultura de cumplimiento en su organización.

3– Consiga un equipo de cumplimiento normativo cercano.

Los directores jurídicos deben ser cercanos, ayudar a los empleados a comprender cuando están incumpliendo una normativa y dar explicaciones de los porqués de esos incumplimientos, en vez de negativas sin contexto. Esa capacidad pedagógica posibilitará que cada profesional de su organización comprenda y, más importante aún, interiorice que el cumplimiento normativo busca la prevención de los delitos, así como evitar la responsabilidad penal de las personas jurídicas.

En última instancia, una cultura de cumplimiento aplicada de manera efectiva genera confianza en todos los stakeholders que gravitan en torno a su organización, por el conjunto de valores y compromiso en el cumplimiento de sus obligaciones, tanto internas como externas. De ahí la importancia que los integrantes de su equipo cumplan con una doble faceta: por un lado, conocimiento normativo actualizado y rigor en la manera de implementarlo. Por otro, capacidad de transmisión y formación de ese conocimiento para que todos los profesionales de su organización lo puedan incorporar de acuerdo al tipo de desempeño que requiera su labor.

4-Incluya los valores del cumplimiento en la formación continua que proporciona a sus empleados.

A medida que un empleado crece profesionalmente, debe hacerlo respirando la cultura empresarial y abrazando los valores de la empresa. Para cumplir esa aspiración, resulta imprescindible que el equipo jurídico y de cumplimiento trabajen de la mano del equipo de RRHH para garantizar así la formación continua de todos los empleados en materia de cumplimiento. Para favorecer esa dirección de democratizar el conocimiento del cumplimiento normativo (así como para asimilar su importancia estratégica en el desarrollo del negocio), resulta clave preparar formaciones específicas en riesgos, presentar casos reales a los empleados o elaborar cursos entendibles, donde el argot jurídico quede traducido a términos comprensibles.

5- Garantice que los procesos de todos los departamentos incluyan el cumplimiento normativo.

Integre el cumplimiento y las operaciones empresariales. Es decir: asegúrese de que hay una estructura y un marco de cumplimiento claro, que empujan a los empleados a tener una actitud y conducta adecuada, que posibilita el cumplimiento normativo. Un ejemplo para entender hasta qué punto la cultura de cumplimiento debe estar arraigada en su organización para que sea un éxito: el compliance debe tomar parte de procesos tan sencillos como la selección de proveedores.

 6- Cuente con la tecnología adecuada.

El modelo de trabajo híbrido puede complicar la supervisión del cumplimiento. Sin embargo, existen numerosas soluciones de GRC (Gobierno corporativo, riesgo y cumplimiento) para supervisar el cumplimiento y los riesgos que el incumplimiento de ciertas normativas representa. De este modo, el equipo de cumplimiento normativo tendrá visibilidad y podrá tratar los problemas más graves para su organización.

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También minimiza riesgos y asegura el cumplimiento de leyes nacionales e internacionales. Además, esta herramienta le permite visualizar su estructura corporativa en organigramas personalizables, con varios filtros, así como divulgarlos de una manera muy sencilla con sus accionistas, consejeros o socios externos.