Cómo ganar tiempo al redactar el acta del Consejo de Administración

El acta de Consejo de Administración de una sociedad anónima es un documento imprescindible. En él, se captura la esencia de las reuniones, los problemas tratados y las soluciones que se derivan de las reuniones del Consejo de Administración. Sin estos documentos, los detalles tratados en las reuniones podrían perderse y es, por eso, que las compañías deberán guardar siempre copias de las actas, para revisarlas en el futuro.

A raíz de lo ya expresado, en el acta de Consejo de Administración de una sociedad anónima se incluirá toda la información específica sobre los acuerdos indelegables del Consejo. También, deberá contener lo relativo a las políticas y estrategias generales de la sociedad o la autorización o dispensación del cumplimiento de las obligaciones originadas a raíz del deber de lealtad.

Contenido esencial del acta de Consejo de Administración de una sociedad anónima

Además de lo indicado en la introducción, todo acta de Consejo de Administración de una sociedad anónima reflejará:

• Cualquier información sobre la organización y el funcionamiento del Consejo, así como cualquier designación de nuevos cargos
• La formulación de las cuentas anuales, su aprobación y presentación ante la Junta General
• La información sobre los nombramientos y destituciones de consejeros de la sociedad y las relaciones relativas a remuneración de los consejeros, respetando siempre lo acordado en los estatutos
• Cualquier información sobre la convocatoria de la Junta General de accionistas y la elaboración del orden del día y de todas las propuestas a tratar

No obstante, el acta de Consejo de Administración de una sociedad anónima es un documento muy útil que se puede personalizar de acuerdo a las necesidades de cada sociedad, pudiendo incluir cualquier tema o acuerdo adoptado por el Consejo de Administración.

Asimismo, para facilitar la creación de este documento se pueden utilizar plantillas que podrá encontrar en diferentes portales de Internet.

Eso sí, pese a su capacidad de personalización, el acta de Consejo de Administración de una sociedad anónima deberá reflejar unos contenidos mínimos que se ajustarán a la legislación actual. Estos son:

• Fecha y lugar de la reunión
• Fecha y modo de la convocatoria (siempre que no sea una reunión del consejo universal)
• En reuniones universales, se reproducirá el texto íntegro de la convocatoria y en el caso de reuniones no universales solo el orden del día
• Lista de consejeros asistentes
• Resumen de datos debatidos
• Contenido de los acuerdos adoptados
• Resultado de las votaciones

Otras consideraciones importantes sobre las actas del Consejo

El acta de Consejo de Administración tendrá que firmarla el secretario del Consejo, con el visto bueno del presidente y, a continuación, ser incluida en el libro de actas del Consejo.

Relacionado con ello, el acta de Consejo de Administración de una sociedad anónima se podrá aprobar en la misma reunión o se podrá incluir su aprobación en el orden del día de la reunión inmediatamente posterior. En caso de que los estatutos de la sociedad incluyan otra forma de aprobar las actas, esta también será válida.

Es importante señalar que los consejeros podrán impugnar los acuerdos dentro de un plazo de 30 días desde su adopción. También podrán hacerlo los socios y accionistas que representen al menos un 1% del capital social, en el plazo de 30 días desde que tuvieran conocimiento de ellos y siempre que no lleven más de 1 año adoptados.

Para agilizar y facilitar la redacción del acta de Consejo de Administración de una sociedad anónima, resulta aconsejable que se conozcan de antemano todos los puntos del orden del día. Para ello, se pueden obtener copias de los temas a tratar y así generar notas con la estructura de la reunión por adelantado. Así, las notas podrán numerarse según el puesto que ocupe el tema en el orden del día y, de esta forma, podrá abreviar y actuar con mayor diligencia.

Por último y ya para terminar, el empleo de herramientas de gestión como Diligent también le permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo en la creación del actas de Consejo de Administración de una sociedad anónima. En concreto, Diligent Minutes, una herramienta eficiente y segura, ofrece canales de comunicación y la opción de firmar el acta desde la herramienta y enviarla a todos los participantes para su lectura, revisión y aceptación.