¿Cuáles son los catalizadores internos y externos que impulsan la automatización en la gestión de entidades?

Legadex, socio de Diligent, es un proveedor internacional de servicios jurídicos con sede en Ámsterdam que se centra en la gestión de entidades, el riesgo y el cumplimiento, y el análisis y la gestión del ciclo de vida de los contratos. Pedimos al cofundador de la empresa, Luc van Daele, su opinión sobre los motivos por los que los departamentos jurídicos y de secretariado de las empresas están recurriendo a la automatización y la integración de sistemas.

Actualmente, los profesionales del gobierno corporativo y los departamentos jurídicos se enfrentan a una carga de trabajo cada vez mayor, a menudo con un número menor de recursos.

Rápidamente, se hizo patente la necesidad de racionalizar las tareas relacionadas con el cumplimiento. En muchas empresas se habían convertido en un caos, con un número excesivo o insuficiente de participantes y una montaña de datos discrepantes, desorganizados y gestionados sin ninguna coherencia.

Las empresas se están dando cuenta cada vez más de que la automatización de las tareas recurrentes y repetitivas permite a sus equipos de gobierno corporativo gestionar mayores volúmenes de trabajo de manera más precisa. Es más, también les permite dedicar más tiempo a centrarse en las iniciativas estratégicas —como racionalizar las entidades o acceder a nuevas jurisdicciones—, las posibles fusiones y adquisiciones o el lanzamiento de ofertas públicas iniciales (OPI).

Estos son algunos de los factores clave que impulsan el avance hacia una mayor automatización de los departamentos internos de asuntos jurídicos y de cumplimiento en las empresas con las que trabajamos.

Un mayor control de los costes

Para hacer frente a una carga de trabajo cada vez mayor, varios de nuestros clientes han optado por aumentar la plantilla de sus equipos de gobierno corporativo. Sin embargo, se trata de una solución temporal para un problema constante y, a menudo, resulta más económico automatizar las tareas repetitivas. Esto no significa que se necesiten menos personas, sino que los empleados tendrán más tiempo para centrarse en las tareas que realmente puedan aportar valor.

Asimismo, la automatización ayuda a prever los costes con más precisión. Un equipo jurídico puede compararse con un agujero negro, porque la carga de trabajo y los costes de los proyectos a menudo resultan ser muy superiores a los previstos; asimismo, cualquier error humano supone aún más trabajo y una escalada de los gastos. Un uso sensato de la automatización agilizará los procesos y aumentará la coherencia y la precisión, a la vez que permitirá controlar mejor los costes.

Una visión más clara de las tareas

Cada vez que una empresa crece, la carga de trabajo relacionada con el gobierno corporativo y el cumplimiento suele aumentar de forma proporcional. No todos los departamentos de una empresa son conscientes del efecto que esto tiene en los equipos jurídicos y de gobierno corporativo. Es inevitable que sus esfuerzos deban repartirse entre más tareas, lo que significa que solo tendrán capacidad para ocuparse de lo básico y trabajarán de forma reactiva.

Esta visión incompleta puede reducir su eficiencia y, por supuesto, provocar estrés y desmotivación en los trabajadores, lo que a su vez puede conducir a un aumento de la rotación del personal en esos puestos. Si esto ocurre, se reducirá aún más la eficiencia en un círculo vicioso.

Adiós a la reactividad en los equipos de gobierno corporativo

A medida que las empresas crecen, sus departamentos, como el fiscal o el financiero, dependen más y más de los datos gestionados por los responsables del gobierno corporativo.

Los departamentos financieros necesitan información sobre los consejeros, las entidades, las direcciones y los datos bancarios; por su parte, los departamentos fiscales necesitan información que les ayude a elegir el método más adecuado para establecer los precios de transferencia. Normalmente, estos departamentos piden al equipo de gobierno corporativo estos datos según los necesitan, lo que supone invertir mucho tiempo en correos electrónicos.

Paradójicamente, esta mayor presión puede llevar a los propios equipos jurídicos y de gobierno corporativo a trabajar de forma aislada.

Con la integración de sistemas de datos en una plataforma central de gestión de entidades, contarán con una única fuente de información fiable sobre el registro corporativo completo. De esta forma, los responsables de otros departamentos tendrán acceso a la información por sí mismos, gracias a los permisos configurados según su posición jerárquica. Así, el secretariado y otro personal pueden planificar su tiempo y trabajar de manera más productiva.

Cómo gestionar los continuos cambios en los datos

Actualmente, los datos empresariales cambian a una velocidad alarmante; según Opus, cada año el 25 % queda obsoleto.

Es posible seguir este ritmo cuando la empresa tiene un registro corporativo de tamaño reducido, pero, a medida que una organización crece, se hace más difícil mantenerse al día en relación con los datos. Sin embargo, contar con información empresarial correcta y actualizada es fundamental a la hora de elaborar informes y garantizar el cumplimiento.

Un enfoque mixto

Hoy en día, encontramos enfoques de la gestión de entidades que van desde la descentralización total y el desorden hasta la centralización completa, la eficiencia y la integración.

El enfoque mixto resulta apropiado para muchas empresas que operan en varias jurisdicciones con requisitos distintos y para las filiales con configuraciones diferentes. Sin embargo, en nuestra experiencia, cuanto más eficiente y ágil sea una empresa en la gestión diaria de sus entidades, mejor.

En Diligent contamos con soluciones para la mejora del gobierno corporativo en los órganos de gobierno y otros departamentos estartégicos de las empresa, como el departamento jurídico. Descubra aquí las soluciones para la automatización de la gestión de entidades o solicite más información sobre la solución de gobierno corporativo para los equipos de operaciones en este enlace.