Avances en el acceso y gestión de la información en los Consejos de Administración

En la actualidad, uno de los asuntos más importantes de los Consejos de Administración es el que tiene que ver con el acceso y gestión de la información. La CNMV, en su código de buen gobierno de las sociedades cotizadas, ya realizaba una serie de recomendaciones, entre las que destacaba la disposición de una información y suficiente adecuada por los Consejeros, así como el establecimiento de los cauces adecuados para garantizar la disponibilidad de esta información.

El acceso y gestión de la información se encuentra profundamente ligado a una paulatina digitalización. La implementación de estos procesos resulta clave para que los Consejeros dispongan sin demora de los documentos precisos para su desempeño y, por tanto, la Secretaría del Consejo debe tener presentes estos procesos y se ve afectada por una necesidad de actualización similar a la que se espera de los propios Consejeros.

La celeridad en el acceso y gestión de la información requiere medidas de seguridad

En una entrevista que se puede consultar aquí, el director ejecutivo y presidente de Diligent, Brian Stafford, ofrece una serie de claves sobre los esfuerzos de digitalización de los Consejos, adecuados a la compleja tarea de los Consejeros y viene a comentar cómo este esfuerzo se realiza a distintas velocidades por las empresas.

De un lado, todavía es usual encontrar a Consejeros que hacen uso de aplicaciones de correo no seguras, lo que implica que han iniciado un esfuerzo digitalizador, pero que se han quedado en una fase temprana. De otro, se encuentran empresas conscientes de las amenazas y riesgos de difusión de documentos reservados o incluso de ataques informáticos, que ya implementan otros niveles de seguridad adicionales. Tan importante es el acceso y gestión de la información de forma digital, es decir, con celeridad, como protegerla adecuadamente.

En este sentido, recalca Stafford, los miembros del Consejo son responsables de la ciberseguridad o del riesgo cibernético de la empresa. Por tanto, es necesaria una habituación a los dispositivos y herramientas disponibles para utilizar los métodos más seguros de comunicación y los sistemas de colaboración más eficientes en la actividad cotidiana del Consejo.

Todo en uno, la clave para un acceso y gestión de la información óptimos

Un aspecto muy relevante de la optimización en el acceso y gestión de la información lo constituye la utilización de un programa todo en uno.

Las ventajas de una solución de este corte son variadas y convincentes: este tipo de aplicativos se limita al ámbito de la empresa, por lo que las filtraciones, deliberadas o involuntarias, son improbables. Asimismo, las actualizaciones de estas soluciones son constantes y se adaptan a las necesidades del cliente, disponiendo de las tecnologías más novedosas al servicio del Consejo. Además de esta exclusividad y adaptación a las necesidades del cliente, el producto pone énfasis en la seguridad, previniendo, detectando y resolviendo los diferentes inconvenientes que pudieran presentarse.

Entre las herramientas que podemos destacar se encuentran las firmas electrónicas, evaluaciones y cuestionarios para el Consejo, sistemas de mensajería seguros o aplicaciones dinámicas para tomar y compartir notas. Que todos estos recursos se encuentren en una misma aplicación facilita la confianza en su uso proactivo y simplifica el proceso de actualización de los precisos conocimientos tecnológicos de los usuarios.

En definitiva, la disposición de toda la información necesaria a través de las distintas posibilidades que ofrece la plataforma segura incentiva la participación de los Consejeros y la obtención inmediata de datos, complementos, respuestas. Mediante esta forma de acceso y gestión de la información, se facilita el cumplimiento de la recomendación de la CNMV, tanto por la puesta a disposición de la información como de la flexibilidad precisa a la hora de solicitarla o discutirla.

Descubra Governance Cloud, las soluciones seguras para el acceso y gestión de la información en el Consejo de Administración

Los miembros de Consejos de Administración están obligados a desempeñar una serie de tareas y cumplir con varias responsabilidades. Diligent ha desarrollado un conjunto de herramientas de gobierno corporativo para ayudarles a llevar a cabo dichas responsabilidades de forma precisa y eficaz. Governance Cloud incluye los siguientes productos:

• Diligent Boards
• Evaluaciones del Consejo de Administración
• Resoluciones y votaciones
• Diligent Messenger
• Diligent Minutes
• Insights (contenido y vídeos organizados) (beta)
• Entity Management

Diligent es el proveedor perfecto para consejeros, directivos y asesores, ya que evoluciona a medida que evolucionan las necesidades de digitalizar los procesos de gobierno de corporativo. Todas nuestras herramientas permiten a las empresas conseguir un ecosistema de gobierno corporativo completamente digitalizado e integrado para mitigar riesgos, planificar el crecimiento estratégicamente y, en última instancia, gestionar su empresa de manera óptima.