Qué buscar en un software de digitalización de documentos del Consejo

La digitalización de los documentos ha pasado de ser una necesidad a convertirse en una obligación para cualquier compañía que pretenda ser competitiva en el entorno laboral actual. Para ello, resulta esencial contar con un software de digitalización de documentos, ya que, además de prevenir pérdidas o robos de información importante, agiliza las tareas y ofrece una disponibilidad total de la información, en cualquier lugar y en todo momento.

A la hora de llevar a cabo la  digitalización, se debe tener en cuentra que se trata de un proceso delicado con el que se vuelca toda la documentación física a un formato digital. En concreto, toda aquella documentación que las empresas almacenan y que, con el tiempo, ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar.

Por ello, la digitalización puede resultar tediosa y si no se cuenta con un buen software de digitalización de documentos, se puede perder información por el camino. Como consecuencia, le recomendamos contar con las herramientas adecuadas. Gracias a ellas, una vez finalizado el proceso disfrutará de multitud de ventajas competitivas, como la accesibilidad, la seguridad y una mejor organización.

La competitividad actual va ligada a la digitalización

Para ser un Consejo de Administración eficiente, es imprescindible contar con un software de digitalización de documentos. De lo contrario, debera pasar horas consultando archivadores en busca de información y esto retrasará los procesos. Esto puede provocar una pérdida de tiempo y dinero que no se puede permitir.

Todas las empresas se adaptan a los nuevos tiempos y a los ritmos frenéticos del mundo empresarial moderno. Para esto, es necesario contar con un software de digitalización de documentos que disponga de todas las opciones de seguridad adecuadas para trabajar con datos tan confidenciales como los que manejan los Consejos de Administración.

Un buen software de gestión de documentos deberá responder a los problemas de ciberseguridad a los que se enfrentan las compañías. El robo de datos y los accesos no autorizados a la información están a la orden del día y las compañías necesitan un escudo, es decir, una forma de hacer frente a la piratería.

Como consecuencia, el software de digitalización de documentos que escoja debe responder y hacer frente a las vulnerabilidades de la red y a los intentos de acceso no autorizados, así como proveer un sistema seguro a prueba de ataques. Para esto último, le aconsejamos que se realicen pruebas de intrusión controladas. Mediante las mismas se localizan e identifican los posibles fallos de seguridad y se pueden tomar las pertinentes medidas preventivas.

Facilidad de adopción: factor esencial para elegir una herramienta para digitalizar su Consejo

La media de edad de los consejeros en nuestro país supera los 60 años. Por norma general, los consejeros no están acostumbrados a moverse en el ámbito digital. Debido a ello, es esencial contar con un software de digitalización de documentos de fácil adopción e intuitivo, y que además ofrezca formación ilimitada y en persona para acompañar a los consejeros en el proceso de adaptación a las nueva herramienta.

Dicho de otra manera, la aplicación debe ser intuitiva, sencilla de manejar y accesible desde cualquier dispositivo. Además, la información deberá mostrarse lo más parecida posible a un documento físico, de manera que los consejeros se sientan cómodos con el novedoso formato y, así, se acostumbren a él más fácilmente.

De hecho, la mayoría de los consejeros buscan una solución sencilla que les permita leer y realizar anotaciones en los materiales del Consejo de Administración, con la misma facilidad que lo harían sobre el papel.

Diligent Boards, el software de digitalización de documentos del Consejo

La herramienta digital Dilligent Boards ofrece todas las características expuestas en los párrafos anteriores a los Consejos de Administración.

Asimismo, permite el acceso simultáneo a varios consejeros, actualización de notas y páginas, disponibilidad para cambiar los idiomas, gestión integral de las actualizaciones y, lo más importante, un entorno de trabajo seguro y con todas las funciones de comunicación y gestión de documentos que un consejero requiere.

Todo ello, además, mediante un software de digitalización de documentos que garantiza la seguridad frente ataques.

Por último, y a modo de cierre, hemos de añadir que Diligent Boards cuenta con otras esenciales funcionalidades, de sencillo uso, que catapultarán la competitividad de su compañía: posibilidad de insertar marcas de agua, evitar la impresión de ciertos documentos, opción de firmar e, incluso, la de votar desde la propia herramienta.