Cómo gestionar el Consejo de Administración frente al Covid-19

La situación actual que estamos atravesando está repercutiendo gravemente en la economía mundial y, en consecuencia, en las empresas, independientemente del tamaño de estas. Por ello, es necesario aplicar una serie de medidas con las que gestionar los Consejos de Administración frente a esta crisis del Covid-19, con el objetivo de reducir al máximo sus efectos negativos.

La capacidad de gestión en este nuevo entorno económico, político y social se establece, de esta manera, como un aspecto clave que determinará en gran medida el éxito o fracaso futuro de la organización. Como consecuencia, es necesario reorganizar casi en la totalidad la actividad laboral, analizando las operaciones comerciales y estableciendo una ruta con la que recuperar a buen ritmo la normalidad.

Para ello, es necesario abordar diferentes temas relativos a la gestión del Consejo, y tomar las medidas de prevención necesarias.

Actualización de los planes de contingencia y plan anual

El primer paso debe ser revisar y actualizar el plan de contingencia. Es cierto que la gran mayoría de empresas no han sido capaces de prevenir esta pandemia y sus efectos en la economía mundial, como es lógico. Por lo tanto, el primer objetivo es actualizar los planes de contingencia, estableciendo los diferentes escenarios posibles (recuperación rápida, desaceleración económica global y recesión) y las acciones que se deben llevar a cabo.

Dentro de la actualización del plan anual, se deben diferenciar entre las acciones de efecto inmediato, aquellas destinadas al corto plazo y las destinadas a conseguir recuperar la actividad comercial en el largo plazo. Dentro de las acciones inmediatas que toda empresa debe tomar, destacamos:

• Conocer si el Consejo de Administración está preparado o no para tomar decisiones clave con rapidez.
• Identificar los riesgos principales en las operaciones y cadena de suministro.
• La creación de planes de contingencia forma parte de las acciones inmediatas.

En este artículo nos centramos en las tareas de gestión relacionadas con el Consejo, destacando que esta es una actividad fundamental para todas las empresas.

El papel del consejero

En lo que respecta al papel del consejero, señalamos que, dada la delicadez de la situación que estamos atravesando, es fundamental que este sea capaz de identificar aquellas situaciones en las que es necesario intervenir y aquellas en las que no, de la misma manera que debe identificar cuando es necesaria su participación en actividades externas, o comunicaciones con terceros, como stakeholders, reguladores u otros entes.

Cuestiones que deben abordarse durante la reunión del Consejo de Administración

Esta crisis pone de manifiesto una serie de cuestiones a las que todo Consejo de Administración debe responder, entre las que destacan las siguientes:

• Cómo de preparada está la empresa para abordar la situación de crisis actual, unido a las vías a través de las que garantizar la continuidad del negocio. También se debe analizar la experiencia de los consejeros para hacer frente a situaciones de tan elevada magnitud.
• Es necesario garantizar que el Consejo entiende qué riesgos operativos existen y la gravedad de cada uno de estos.
• Una vez analizada la situación y riesgos y, previamente a crear cualquier plan, es fundamental comparar y diferenciar las funciones del Consejo y las de la Administración. De esta manera se debe dejar claro el ámbito de actuación de cada una de ellas.
• Tomar la siguiente decisión: ¿Deben un consejero independiente y un director independiente también formar parte del equipo de actuación para así informar al Consejo? Esta decisión puede facilitar la comunicación.
• Creación de planes de acción, siempre y cuando no se hayan desarrollado ya.
• Se debe especificar qué función debe desempeñar cada miembro del equipo de gestión de crisis, desde el director general hasta el asesor externo.
• Por último, y analizados los diferentes factores críticos, se debe concluir señalando cómo gestionar la crisis del covid-19. 

Cómo comunicarse durante esta crisis

Dado el confinamiento de muchos países y las dificultades existentes para comunicarse, es necesario contar con una plataforma con la que llevar a cabo todas las comunicaciones.

Destacamos que, si habitualmente es fundamental contar con un portal con el que gestionar un Consejo de Administración, situaciones como la actual requieren, aún más, este tipo de herramientas, cuyas ventajas principales son las siguientes:

• Optimización del tiempo. La toma de decisiones debe ser rápida en este tipo de situaciones.
• Mayor ciberseguridad. Evite utilizar plataformas de comunicación que carezcan de sistemas de seguridad capaces de evitar ciberataques.
• Mejora en la gestión de archivos y conversaciones. De esta manera se agilizan todas las comunicaciones e intercambio de información.
• Reducción de la carga de trabajo, que ya de por sí es elevada en este tipo de situaciones.

Para concluir, esperamos que este post haya aportado algunos consejos prácticos para que toda empresa tome las medidas necesarias con las que afrontar de la mejor manera posible esta grave crisis que tanto está perjudicando a la economía global y a la española.