Por qué utilizar una sala de datos virtual para garantizar la comunicación segura de una empresa en crecimiento

Para una empresa en crecimiento, contar con una sala de datos virtual puede ser determinante para asegurar una ronda de inversión, por ejemplo, gracias a funcionalidades que permitan conocer si un inversor ha visto un documento, lo ha modificado o ha añadido notas. Además, es clave para mantener una comunicación segura entre empresa e inversor.

Sin embargo, guardar la documentación en una plataforma segura genera otros beneficios además de los mencionados para procesos de fusión y adquisición. También da una mayor tranquilidad a quienes crean los materiales de las reuniones del Consejo, resuelven una crisis corporativa o gestionan la confidencialidad de operaciones comerciales importantes. Por todo ello, utilizar una sala de datos virtual es fundamental para garantizar una comunicación segura, especialmente en las empresas en crecimiento.

¿Qué es una sala de datos virtual?

En un contexto de crisis como el actual, en el que las empresas han tenido que actuar de forma diligente para acelerar sus procesos de digitalización, resolver crisis corporativas o afrontar el incremento en el número de ciberataques, conocer qué es una sala de datos virtual y sus beneficios es más necesario que nunca.

Podemos definir la data room o sala de datos virtual como un almacenamiento en la nube cuyo acceso está protegido frente al acceso de personas no autorizadas, por lo que se utiliza por empresas que necesitan compartir información confidencial con grupos de personas internas, externas o mixtas.

Ventajas de utilizar una sala de datos virtual en una empresa en crecimiento

La principal ventaja de utilizar una sala de datos virtual es que permite garantizar la comunicación segura, clave para las empresas en crecimiento, y de la que subyacen los 3 beneficios siguientes:

Comunicación segura en las operaciones de fusión y adquisición

La sala de datos virtual permite mantener la integridad y confidencialidad de los datos, incluso cuando son compartidos con personas ajenas a la empresa y terceros de confianza (abogados, notarios, consultores, etc.). Esto ocurre especialmente en operaciones de fusión y adquisición y, como señalábamos, utilizar las plataformas adecuadas puede ser determinante para que una empresa en crecimiento consiga acceder a inversión, gracias a funcionalidades como las siguientes:

• Control de accesos: crear una sala de datos virtual permite un control de los accesos gracias al acceso granular restringido a los archivos, su cifrado y la posibilidad de acceder a los datos y de establecer comunicaciones seguras a través de cualquier navegador.
• Distribución automatizada: dado que se recopilan grandes cantidades de documentación, los equipos encargados de la fusión y adquisición requieren una plataforma que les permita cargar, indexar y estructurar grandes cantidades de datos de forma automatizada.
• Gestión de derechos de digitales: una sala de datos virtual permite controlar la separación de las partes o el proceso de preguntas y respuestas, clave para que la comunicación ente equipo de ventas y el resto de partes involucradas sea segura y eficaz.

Gestión de una crisis corporativa

Las empresas no pueden predecir un episodio de crisis. Por este motivo la clave está en la prevención. Y para prevenir estos riesgos las empresas necesitan establecer una estructura que favorezca responder a estos de forma inmediata, controlada y deliberada, especialmente cuando se trata de empresas en crecimiento, ya que un episodio de crisis puede frenan dicho crecimiento.

• Planes de contingencia: una sala de datos virtual permite colaborar de forma interna en la creación de dichos planes de contingencia (antes, durante y después de la crisis).
• Accesos restringidos: clave para proteger toda la información confidencial y para que grupos concretos de personas puedan colaborar durante un episodio de crisis.
• Comunicación privada: comunicación con terceros (asesores, agencias, inversores, organismos reguladores) a través de canales privados.

Comunicación segura en la gestión de la confidencialidad de operaciones comerciales importantes

Al igual que los procesos de fusión y adquisición requieren la utilización de una sala de datos virtual que garantice la comunicación segura de empresas en crecimiento, existen otras operaciones comerciales importantes que requieren esta misma protección y confidencialidad. Por ejemplo, las propiedades intelectuales confidenciales, rebranding, desarrollo de nuevos productos o conservar otros documentos de igual confidencialidad.

• Protección de patentes y licencias: proteger esta información es clave, especialmente en empresas en crecimiento cuyas ideas aún no han salido al mercado, y que pueden ser replicadas y lanzadas con anterioridad si el flujo de información no es seguro. En definitiva, se debe garantizar que solo las personas con necesidad de conocimiento estricta accedan a esta.
• Transacciones confidenciales: lo mismo ocurre con la información relacionada con las transacciones confidenciales, que debe protegerse de igual forma para que no se filtre y origine movimientos de espionaje.
• Auditores, asesores y organismos reguladores: una sala de datos virtual permite compartir de forma segura datos y documentación con asesores jurídicos, organismos reguladores, consultores y asesores fiscales y auditores.

En definitiva, una empresa no puede arriesgarse a perder la confidencialidad de su información, especialmente en las etapas de crecimiento en las no tener una comunicación segura puede estancar dicho crecimiento. Y, por supuesto, además de las ventajas asociadas a una comunicación segura, destacamos que existen otras ventajas asociadas a la utilización de una sala de datos virtual:

• Eliminación del papel: otra de las ventajas de utilizar una sala de datos virtual es la eliminación del papel, que, además de ayudar al medio ambiente, genera otros beneficios para el equipo de una empresa. En primer lugar, porque el papel se convierte en un obstáculo en las grandes fusiones y adquisiciones o firmas legales, donde se imprimen miles de páginas, ya que un simple fallo puede suponer que toda la documentación tenga que imprimirse de nuevo. Además, se eliminan los costes de impresión, se consigue una mayor seguridad de la información y se eliminan los problemas asociados a perder la documentación.
• Eficacia: las empresas en crecimiento suelen trabajar con varios inversores, lo que supone firmar innumerables documentos. Y, lógicamente, es más eficaz hacerlo a través de una plataforma digital.
• Ahorro de costes: aunque implementar una sala de datos virtual puede parecer costoso, el gasto es ínfimo si lo valoramos a largo plazo. Y eso sin considerar la tranquilidad que genera saber que toda la documentación está protegida.
• Transparencia e imagen profesional: la apariencia empresarial también es altamente valiosa. Un inversor no valora de igual forma cerrar un acuerdo a través de las VDR que a través del papel.

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En definitiva, Diligent Secure File Sharing permite crear un entorno de colaboración seguro para que las empresas en crecimiento (y aquellas cuya trayectoria es más amplia) puedan gestionar su gobierno corporativo moderno de forma eficiente y eficaz.