Señales que muestran que el Consejo de Administración necesita un portal de gobernanza digital

Como consecuencia de la digitalización han surgido grandes oportunidades relacionadas con la mejora de la eficiencia, seguridad y velocidad del trabajo. Sin embargo, estas ventajas se hacen evidentes cuando se utilizan las tecnologías más avanzadas, pues de lo contrario, suelen surgir problemas como la ineficiencia en las comunicaciones, las cargas de trabajo excesivamente altas del personal administrativo y la falta de seguridad informática.

Frente a estos problemas, los portales de gobernanza digitales son la herramienta ideal enfocada a lograr la máxima eficiencia de los Consejos de Administración. Sin embargo, ¿cómo saber si en tu empresa es necesaria la utilización de un “portal” de gobernanza digital? Para conocerlo, se han identificado una serie de señales que muestran la necesidad de optar por esta herramienta. Te las explicamos en este post.

¿Qué es un “portal” de gobernanza digital para el Consejo?

Se trata de una plataforma de software creada para mejorar la efectividad y seguridad en las comunicaciones, colaboraciones e intercambios de información del Consejo de Administración de una organización. Por lo tanto, es una herramienta esencial para toda secretaría del consejo, ejecutivos y equipos de gestión.

A través de este “portal”, los consejeros pueden acceder, leer, revisar y compartir a toda la información disponible a tiempo real, por lo que se puede afirmar que esta herramienta ha revolucionado la forma en la que operaban los equipos de soporte del Consejo de Administración.

Entre sus principales ventajas destacan la optimización del tiempo, el incremento de la ciberseguridad, la mejora de la gestión de archivos y la reducción de la carga de trabajo, aunque son solo algunas de las numerosas ventajas que se pueden extraer en la práctica.

Señales que muestran que un Consejo necesita un “portal” de gobernanza digital

Cada organización es única, y así lo son sus necesidades o el funcionamiento de esta. Sin embargo, los problemas existentes en las organizaciones a menudo son muy similares, sino idénticos. Frente a esto, señalamos que generalmente estos problemas suelen compartir una misma solución.

Por lo tanto, presentamos los principales problemas identificados en empresas, que pueden solventarse por medio de la utilización de las herramientas de gestión pertinentes.

Problemas en la comunicación

Generalmente en las empresas, cuando se llevan a cabo reuniones del Consejo de Administración, existe algún miembro que participa en dicha reunión a remoto, probablemente porque su vivienda se encuentra en otra ciudad o país.

Cuando esta situación no se gestiona correctamente, surgen problemas como la ineficacia de las reuniones o la falta herramientas que faciliten la participación de dichos miembros en la reunión. Frente a esto, un portal de gobernanza digital ayuda al Consejo a gestionar esta práctica ineficiente.

La carga del personal administrativo es excesivamente alta

Incluso en el 2020 todavía existen empresas en las que la administración de la documentación de las reuniones del Consejo de Administración se lleva a cabo como se hacía en el siglo pasado. Este repercute en la carga de trabajo del personal administrativo, que con frecuencia no cuenta con el tiempo suficiente como para ordenar los libros de documentación, actas de reuniones, registros corporativos, transmisión de acciones y participación de los accionistas.

Falta de seguridad informática

Los ciberataques se han convertido en una de las principales amenazas de las empresas que no cuentan con sistemas de comunicación seguros. La utilización de plataformas como el correo electrónico para el envío de información confidencial es uno de los problemas más habituales, cuyas repercusiones pueden suponer la pérdida de miles o millones de euros anuales, dependiendo, por supuesto, del tamaño de la empresa.

Sin embargo, un portal online de gobernanza se encarga de verificar la seguridad de la información, a través de las pruebas de seguridad y penetración pertinentes o las certificaciones que garanticen dicha seguridad, entre otros aspectos.

Cómo escoger un portal para el Consejo de Administración

Señalados algunos de los problemas más frecuentes en las organizaciones, destacamos que la utilización de un “portal” es la forma más acertada no solo de eliminar dichos errores, sino de de lograr la máxima eficiencia en lo relacionado con la gestión del Consejo de Administración.

Sin embargo, al igual que ocurre con cualquier servicio, las calidades varían enormemente de unos portales a otros, por lo que es necesario verificar que se escoge un portal acorde a las siguientes cuestiones.

Seguridad

Esta es la principal preocupación de muchas empresas, y no es de extrañar, especialmente en épocas de crisis, en las que los hackers trabajan 24 horas al día para encontrar brechas en la ciberseguridad. Por lo tanto, el “portal” debe contar con una codificación y metodología de seguridad avanzada.

Usabilidad

Cuando se recurre a los portales de administración del Consejo el objetivo es simplificar las comunicaciones y demás tareas, no complicarlas. Por lo tanto, verifique su fácil usabilidad, que se pueden acceder desde múltiples dispositivos o que cuenta con un equipo de soporte técnico.

Reputación y servicio

La reputación es el reflejo del servicio dado a los demás clientes. Por lo tanto, es conveniente consultar las referencias dadas por los clientes. Puede que de esta manera descubra portales cuyos servicios no sean tan positivos como podría esperar.

Gobierno corporativo

Se debe buscar un portal que mejore la eficiencia del gobierno corporativo, pudiendo ver y firmar documentos, e incluso votando ciertos puntos y compartiendo notas con los colegas. Repetimos que la finalidad debe ser siempre mejorar y simplificar las tareas, no dificultarlas. Otros valores añadidos son la posibilidad de poder colaborar del comité del Consejo de Administración fuera de las reuniones del Consejo o facilitar las evaluaciones de consejeros.

Por último, es fundamental que la empresa conozca las leyes de los países donde trabaja.

Funcionalidad

La última función clave que debe tener un portal es su funcionalidad, incluyendo opciones como la posibilidad de conectar su dispositivo preferido para preparar la reunión del Consejo de Administración al tiempo que recibe notificaciones en tiempo real de los cambios realizados en su libro del Consejo, con notas de páginas editadas o eliminadas.

El portal de Diligent Corporation, Diligent Boards es la herramienta adecuada para mantener la información confidencial conforme a la legislación de cada país, siendo una plataforma, aplicación o sitio web seguro enfocado a mejorar la eficiencia de los Consejos.