3 razones para la digitalización de la información del Consejo de Administración

Existen numerosas razones por las que las empresas españolas deberían apostar por la digitalización de la información del Consejo de Administración. Usar papel en el tratamiento de información del consejo de administración es costoso, ineficiente y peligroso. Pero la mayor parte de las sociedades españolas siguen usando papel. Por otra parte, el correo electrónico y la mensajería de uso común añaden también muchos riesgos puesto que es cada vez más común que se produzcan casos de intrusión e interceptación de mensajes e información.

Las herramientas especializadas para la gestión de los consejos de administración proporcionan un intercambio de información rápido, eficiente y seguro que además mejora el rendimiento del Consejo. A continuación, presentamos 3 razones por las que debería empezar a usar herramientas especializadas, y apostar por la digitalización de la información.

1.  El soporte papel es costoso, ineficiente y peligroso

Sorprende saber que la mayoría de las empresas españolas siguen utilizando el soporte papel en la información que ponen a disposición de sus consejeros. Esto implica imprimir miles de páginas al año para poder distribuir la documentación a los consejeros.

Además, el personal de las secretarías de los consejos dedica muchas horas a imprimir, ordenar y encuadernar la documentación. No es extraño que se produzcan errores o actualizaciones de última hora de la documentación, con el consiguiente gasto adicional de papel y de tiempo.

Además de la poca eficiencia y el coste elevado del papel, nos encontramos con problemas de seguridad en el tratamiento de la información en soporte físico. La información se envía por correo ordinario o por mensajero, lo que conlleva el riesgo de pérdida o extravío de la documentación. Por otro lado, también es posible que un miembro del consejo de camino a la reunión o después de la celebración de la misma pierda o extravíe dicha documentación.

2.  El correo electrónico es inseguro

Algunos consejos de administración utilizan comunicaciones sin papel porque son conscientes de la importancia de la digitalización de la información, pero elaboran sus documentos en PDF. Podríamos creer que esta es una medida mucho más eficiente, menos costosa, pero, sin embargo, comporta ciertos riesgos. La mayoría de los miembros de consejos de administración envían los documentos por correo electrónico como documentos adjuntos. Otras entidades utilizan aplicaciones como Box, Google Drive o Microsoft OneDrive para almacenar y compartir documentos, pero estas prácticas son tan peligrosas como usar papel.

Estas formas de almacenamiento y comunicación siempre están sujetas a riesgos de seguridad, puesto que los archivos y los datos se envían sin el cifrado adecuado o sin proteger por contraseña. No debemos olvidar que las comunicaciones son vulnerables a piratas informáticos y ciberdelincuentes. En 2017, el Instituto Nacional de Ciberseguridad (Incibe) contabilizó 123.000 incidentes informáticos a empresas y particulares en España, un 6,77% más que los registrados el año anterior. Esta estadística sitúa a España como el tercer país más atacado del mundo, tras Estados Unidos y Reino Unido.

3.  Los sistemas tradicionales son ineficientes

El acceso a la información de forma eficiente es fundamental para que los miembros de los consejos de administración puedan ejercer su función y asumir sus responsabilidades. Es absolutamente necesario y básico que los consejeros tengan un acceso a la información rápido, completo, preciso y actualizado. Cada miembro del consejo o de una comisión debe recibir la información precisa, ni más ni menos.

Por otra parte y para añadir más trabajo y complejidad, las nuevas exigencias de gobierno corporativo y el incremento de responsabilidades de los consejos exigen un mayor número de reuniones y de asuntos que deben tratar.

Debemos recordar que la Ley de Sociedades de Capital establece el deber general de diligencia de los administradores, en concreto en el desempeño de sus funciones. El administrador tiene el deber de exigir y el derecho de recabar de la sociedad la información adecuada y necesaria para cumplir con sus obligaciones.

Descubra las herramientas para la digitalización de la información de los consejos de administración

Las herramientas especializadas para la gestión de los consejos de administración y la digitalización de la información de estos, también llamadas “portales de Consejo”, “board portal” o “e-board-rooms” ofrecen una alternativa segura, eficaz y barata. Estas herramientas sustituyen los sistemas tradicionales, como el papel o las aplicaciones electrónicas para compartir información. Además, permiten a los consejeros acceder de forma segura a los documentos del consejo y comunicarse y colaborar con otros consejeros de manera confidencial y desde cualquier dispositivo (ordenadores, tabletas y teléfonos inteligentes).

Diligent proporciona una comunicación segura y eficiente en el consejo de administración.

Diligent comprende las necesidades de los consejos de administración. De ahí que haya desarrollado diferentes herramientas para facilitar sus obligaciones y funciones. La herramienta principal es Diligent Boards, una herramienta especializada en la gestión de los consejos de administración. Diseñada para que los miembros del consejo de administración accedan y revisen los materiales de del Consejo en tiempo real y desde cualquier lugar del mundo, Diligent Boards está disponible para todos los dispositivos y cuenta con un  equipo técnico disponible las 24 horas al dia, 7 días a la semana y 365 días al año.

Diligent Boards ofrece una interfaz fácil de usar, un proceso integral de flujos de trabajo y la creación de paquetes de documentación sencillos, que le permite crear “libros” para cada consejo según sus especificaciones y utilizando las aplicaciones de Microsoft Office. El “portal” ofrece el más alto nivel de seguridad disponible en la actualidad: encriptación de alto grado, ocultación de código, VPN y todas las defensas frente a las amenazas más importantes.

Además, para facilitar una comunicación rápida y segura entre los miembros del consejo, ofrecemos Diligent Messenger. Este sistema está integrado con Diligent Boards y sirve para compartir documentos y comunicarse de forma segura. También se puede acceder a través de la aplicación iOS y navegadores web y es fácil de descargar y usar. Se tarda dos minutos en configurarlo, y proporciona acceso instantáneo a los contactos del consejo y los recursos de Diligent Boards.

El uso del papel o de herramientas poco fiables y seguras, no debería ser una opción para su consejo de administración. Con una reconocida trayectoria prestando servicios a clientes del sector empresarial, financiero, educativo, sanitario y sin ánimo de lucro en todo el mundo, Diligent sabe cómo aportar eficiencia, eficacia y productividad al gobierno corporativo. Descubra hoy mismo, por qué más de 145,000 usuarios en el mundo coinciden en que Diligent conoce bien los Consejos de Administración.

Artículo escrito por Diligent Corporation y adaptado para el mercado español por Eduardo Muela.